Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера — образец заполнения и бланк

Изменения в реестре ЕГРЮЛ при смене генерального директора

Основываясь на ст. 40 ФЗ № 14, руководитель компании наделяется функциями публичного представителя предприятия. Поэтому всем государственным структурам из открытых источников должна быть известна информация о действующем директоре. Подобные сведения аккумулируются в ЕГРЮЛ.

В реестре отражаются такие сведения о руководителе:

• ФИО (полные и инициалы);
• паспортные сведения;
• при наличии, ИНН.

Смена гендиректора влечет необходимость на протяжении трех дней оповестить об этом налоговую инспекцию. Надобности вносить корректировки во все учредительные документы нет.

Помимо этого, на основании ст. 333.33 НК РФ, смена руководителя и подача заявления Р-14001 не облагается госпошлиной.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Главный бухгалтер увольняется по нормам Трудового кодекса на общих основаниях. При этом увольнение одной из важнейших фигур в компании происходит с некоторыми особенностями.

Мнение юристаДмитрий ИвановЦентр правовой поддержкиЗадать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Так, помимо Трудового кодекса отношения с главным бухгалтером рассматриваются в ФЗ-129 «О бухгалтерском учете». Окончательное решение об увольнении принимается непосредственным начальником главного бухгалтера – генеральным директором.

Испытательный срок для главных бухгалтеров может длиться вплоть до 6 месяцев (согласно ч. 5 ст. 70 ТК). В указанный период трудовой договор с работником можно расторгнуть по упрощенной схеме.  Законодательство не запрещает закрепление материальной ответственности за бухгалтером.

Расторжение трудового договора с главным бухгалтером происходит по тем же  основаниям, что и с другими сотрудниками:

1. По собственному желанию.
2. По инициативе руководителя.
3. По причинам, связанным с материальной ответственностью бухгалтера.
4. По основаниям, связанным с уникальностью выполняемых обязанностей.

При увольнении по собственному желанию руководитель вправе потребовать от бухгалтера отработать 2 недели после подачи заявления. В этот период главный бухгалтер должен передать дела преемнику, а если руководитель не смог подобрать преемника, то дела передаются самому директору. П. 1 ст. 6 ФЗ-129 подтверждает, что в компании за бухгалтерский учет отвечает руководитель.

Расторгнуть договор по инициативе руководителя можно только при наличии веских оснований. В качестве таких оснований могут выступать истечение срочного трудового договора, предоставление подложных документов при трудоустройстве, невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей, прогул, появление на работе в нетрезвом виде, нарушение положений трудового договора, несоответствие занимаемой должности, нежелание работать в измененных условиях, сокращение штата (должность главного бухгалтера на практике сокращают крайне редко) или ликвидация компании.

Также главный бухгалтер, который является материально ответственным лицом, может быть уволенным, если будет доказан факт:

• хищения;
• растраты;
• уничтожения или повреждения имущества компании;
• утраты доверия руководства;
• участия в принятии невыгодного решения и пр.

Так как трудовые функции главного бухгалтера предполагают осведомленность о важнейших бизнес-процессах, то сменить его допускается при продаже компании в руки нового собственника, если тот захочет сменить имущество на ключевых постах, если бухгалтер уличен в разглашении охраняемой по закону тайны.

Акт передачи документов при смене руководителя образец скачать

• Информационный блок с указанием названия компании, даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
• Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
• Опись документов и другого передаваемого имущества.
• Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н устанавливают обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний).

Руководитель организации является материально ответственным лицом. Поэтому передачу дел целесообразно проводить по результатам инвентаризации.

• При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
• Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
• Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
• Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
• Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или акционерам компании, после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.
• Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
• Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по решению учредителей. Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Процедура передачи дел при смене руководителя законодательно не определена. Поэтому передача дел осуществляется в произвольной, но письменной форме. В настоящее время установилась практика оформления актов приемки – передачи.

Содержание акта приемки – передачи определяется структурой и характером передаваемых дел, видом деятельности, масштабом организации. В любом случае акт должен быть предельно детализованным. В частности, по акту будут передаваться документы, которые хранятся непосредственно у руководителя:Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н устанавливают обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний).

Руководитель организации является материально ответственным лицом. Поэтому передачу дел целесообразно проводить по результатам инвентаризации.

• При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
• Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
• Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
• Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
• Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или акционерам компании, после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.
• Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
• Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по решению учредителей. Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как составить — образец

Данный документ подтверждает факт передачи дел и их принятие получателем. Также он может содержать весь перечень передаваемых дел. При оформлении обязательно прописывают:

• дату оформления;
• место составления;
• наименование;
• сведения о цеденте и получателе;
• слова, которые указывают, что дела перенаправлены согласно списку;
• слова, что дела получены и проверены;
• слова, что стороны не имеют претензий;
• подписи и печать.

Стоит сказать, что перечень, передаваемых ценностей, можно оформить в виде списка. Каждый должен содержать номер, дату. Также нужно указать копии это или оригиналы. Составляется все в экземплярах и остается у каждой стороны.

Причины для составления акта приема передачи документов в ООО

Акт составляется не только по причине увольнения директора или бухгалтера, но и по ряду других требований:

• на период отпуска руководителя ООО, так как ответственное лицо обязано осуществлять деятельность в этот время и знать, какие на него возложены обязательства;
• при продаже фирмы, в этом случае увольнение не оформляется, а происходит увольнение по договору;
• для перенаправления документов воинского учёта и так далее.

Акт приема передачи документов при смене директора

Вообще, процедура оформления директора, потерпевшего увольнение имеет следующий порядок, не изменяющийся из года в год:

• первичный этап заключается в том, что перенаправляются дела и имущество;
• следующий этап — оформляется акт приёма — передачи в качестве подтверждения, что процедура была проведена.

Самым главным является этап передачи дел новому руководителю компании. В этот процесс вовлекаются все имеющиеся в ведении дела и имущество. По той причине, что руководитель является материально ответственным лицом, то и акт приема передачи документов при смене директора образец может быть составлен только когда будет проведена полная инвентаризация.

При смене главного бухгалтера акт приема передачи нужен?

Составляется акт приема передачи документов при смене главного бухгалтера по той же схеме, так как все его дела подлежат переходу к новому должностному лицу. Он имеет официальную юридическую силу и при его отсутствии можно говорить о нарушениях закона.

Согласно ему, вся документация подшивается в соответствии с номенклатурой, нумеруется и отходит под роспись новому сотруднику. Этот процесс совершается в присутствии специальной комиссии. Передаются все данные учета, уступки, требования, приема или отправления товара, регистрация денежных операций и так далее.

Передача дел от старого новому бухгалтеру — нюансы

Хочется рассмотреть ситуацию, когда новый сотрудник уже приступил к работе. В таком случае оба бухгалтера некоторое время работают вместе, потому что на полное посвящение нового сотрудника в дела компании требуется время.

При увольнении по договору как составить акт передачи документов?

Соглашение составляется и при увольнении с должности или переводе. В данном случае основанием является распоряжение о причине составления акта. Составление возлагается на членов комиссии, состав которой назначается и утверждается отдельным приказом руководства предприятия.

Если одновременно требуется заменить руководство компании общества ОАО, ООО и её соучредителей, то процедура может проводиться так:

• Сначала меняется состав соучредителей и только потом руководство.
• Старый состав учредителей назначает начальство и потом изменяется сам.

Законодательством не оговаривается четкая смена руководящего состава, поэтому акт можно оформить в произвольной форме, главное, чтобы в соглашении присутствовала печать организации. Такая процедура также проводится, если принято решение реорганизации, присоединения или смены председателя совета директоров.

Стоит сказать, что когда совершается купля продажа, то акт приёма передачи составляется и на квартиру, и на гараж и так далее, в зависимости от продаваемого имущества. Также, если имеет место аренда, когда помещение не покупается. Конечно, содержание документа несколько меняется, но суть, то есть наделение определенными полномочиями и правами другого собственника или руководителя, остается неизменной.

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

Для ряда должностей существуют свои перечни документов, с которыми они связаны по роду деятельности

Следовательно, при передаче необходимо обратить внимание на наличие всех наименований

Особенности передачи дел при смене директора

Когда на предприятии происходит смена руководителя, то новый директор должен принять от своего предшественника:

• учредительную документацию;
• первичку;
• в случае ведения деятельности, подлежащей лицензированию, — разрешительные документы и лицензии;
• доверенности;
• договора по основной деятельности, в том числе международные (при наличии).

Если на момент увольнения прежнего руководителя новый еще не назначен, то принимать дела может заместитель либо специально назначенное с этой целью лицо из числа сотрудников предприятия.

При необходимости к акту могут быть приложены ксерокопии наиболее важных документов либо описи при большом количестве передаваемого.

Особенности передачи дел главного бухгалтера

Если на предприятии происходит смена бухгалтера, то передаче подлежат:

• первичные бухгалтерские документы;
• балансовые отчеты;
• статистические отчеты;
• налоговые декларации;
• журналы учета;
• годовая и промежуточная бухгалтерская отчетность;
• наличные деньги, чековые книжки, денежные документы;
• бухгалтерские реестры;
• уставные документы;
• ценные бумаги;
• штампы, печати, ключи от сейфов.

В этом списке могут включаться и другие документы, с которыми работает главный бухгалтер при выполнении своих обязанностей.

Точный список передаваемой документации индивидуален на каждом предприятии и зависит от вида и масштабов деятельности.

Пошаговая инструкция о том, как поменять ЕИО в ООО

На повестке дня должны быть два вопроса:

• прекращение полномочий прежнего директора и расторжение с ним трудового договора;
• избрание нового директора и заключение трудового договора.

Шаг 2. Уволить прежнего директора и принять на работу нового

Обратите внимание, что при увольнении старого директора, доверенности, которые он выдавал, не перестают действовать автоматически. Необходимо отозвать и аннулировать такие доверенности

Основная ошибка предпринимателей тут — увольнение старого директора «задним» числом. Желательно предусмотреть, чтобы дата принятия решения учредителей (участников) ООО или протокола собрания учредителей (участников) ООО совпадала с датой увольнения старого директора. Вступление в должность нового директора необходимо отразить следующим днем. Пример: дата составления протокола 14.07.2020г., уволить старого директора с 14.07.2020г., вступить в должность новому с 15.07.2020г.

Важный момент – при смене директора нельзя допускать «двоевластия», то есть такого периода времени, когда прежний директор еще не уволен, а с новым уже заключен трудовой договор. Недопустима также ситуация «безвластия» — директор уволен, а на его должность никто не назначен.

Обращаю внимание, что в большинстве случаев сегодня (если иное не предусмотрено Уставом ООО) решение или протокол собрания участников (учредителей) об изменении единоличного исполнительного органа необходимо заверить нотариально. Заблаговременно внесите соответствующие изменения в Устав

Об этом факте писал ранее в статье крик души регистратора

Заблаговременно внесите соответствующие изменения в Устав. Об этом факте писал ранее в статье крик души регистратора.

Шаг 3. Заполнить заявление по форме Р14001 и заверить его у нотариуса

Нотариус запросит также свидетельство ИНН и ОГРН, Устав ООО, решение о смене директора. Заявление по форме Р14001  подписывает лично новый избранный руководитель организации в присутствии нотариуса.

Шаг 4. Оформить внесение изменений в ЕГРЮЛ при смене директора

Для этого в течение трех рабочих дней с даты принятия решения надо подать заверенное заявление Р 14001 в налоговую инспекцию. За нарушение трехдневного срока может быть наложен штраф  в размере 5 000 рублей.

Также к Заявлению необходимо приложить нотариально заверенную копию нотариальной доверенности на представление интересов в налоговой инспекции (если документы сдавать будет не лично новый директор, а кто-то по доверенности).

В регламенте предоставления госуслуги по регистрации изменений указан только один документ — заявление Р14001. Однако на практике ИФНС может запросить еще и решение о смене директора и приказ о назначении нового руководителя.

Выводы

Рекомендую в регистрирующий орган предоставлять полный пакет документов по смене директора:

• нотариально заверенное решение (протокол) о смене руководителя;
• нотариально заверенную форму Р14001;
• копию нотариальной доверенности при подаче документов через представителя.

Госпошлина при регистрации смены директора не оплачивается.

Шаг 5. Получить в налоговой инспекции лист записи ЕГРЮЛ

Лист записи ЕГРЮЛ подтверждает внесение изменений о руководителе ООО в реестр. Срок смены генерального директора установлен законом — пять рабочих дней, не считая дней подачи и получения документов.

Шаг 6. Уведомить банк о смене директора

Для этого в банк, где открыт расчетный счет ООО, надо представить следующие документы:

• протокол или решение о смене директора;
• лист записи ЕГРЮЛ;
• приказ о назначении нового директора.

Кроме того, после смены руководителя, для сдачи отчетности Вам потребуется перевыпуск электронно-цифровой подписи организации.

Как провести?

Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст. 35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление. Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.

Приказ

На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.

Завершение учетных процессов

Первое лицо не имеет права уйти, не закрыв полностью тот месяц или квартал, полугодие, который истек. Вместе с бухгалтером фирмы руководитель отчитывается в налоговую инспекцию, стат. управление, выполняет все необходимые платежи и отчисления в фонды, бюджет, подписывая всю документацию. На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы: отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.

Инвентаризация

Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.

Статья 277 ТК РФ. Материальная ответственность руководителя организации

Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.

В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п., то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение. Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам. Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц

Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился

Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц. Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился.

Проверка

Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании. Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы, глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.

Для чего передаются дела?

Уход с предприятия по той или иной причине директора, секретаря, сотрудника отдела кадров, специалиста бухгалтерии или иного другого специалиста, являющегося важным звеном в компании, нередко способно нарушить рабочие процессы.

Так, ошибки в отчётностях главбуха могут создать множество проблем с налоговой инспекцией. Для того чтобы исключить малейшую возможность возникновения неблагоприятных последствий работодатель должен правильно организовать и оформить передачу дел.

Фактически такая передача дел, например, от кадровика его преемнику, необходима для:

• беспрерывности рабочего процесса на предприятии;
• ознакомления нового сотрудника с объемом работы;
• введения в курс текущего состояния дел;
• разграничения ответственности.

К слову, дела могут передаваться как новому специалисту, так и коллегам. Например, при увольнении главного бухгалтера, можно сдать дела уполномоченному лицу. Таковым может быть его заместитель или непосредственно руководитель предприятия.

Следует отметить, что дела передаются в последний день работы подчиненного. Однако зачастую этот процесс начинается заблаговременно, а именно, в период двухнедельной отработки.

Что делать, если срок предупреждения об увольнении завершен, а обязанности отдать не успели?

Если срок предупреждения об увольнении истек, а сдача дел так и не состоялась, то директор вправе созвать еще одно общее собрание, чтобы отсрочить на неделю-другую момент увольнения, но есть и иной вариант. Можно также пригласить нотариуса и передать ему по описи все то, что приготовлено для сдачи преемнику, в этом случае никто не упрекнет в том, что увольняющийся никому не передал свое наследие.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

В ситуации, когда действующий руководитель решил сменить место работы, не стоит чинить ему препятствия, если решение твердое. Обе стороны только выиграют при оформлении факта сдачи-приемки дел актом.

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не

оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

• точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
• проверить наличие документов;
• составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание! Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести

Но порядок в делах всё же нужно будет навести

Но порядок в делах всё же нужно будет навести

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Общие основания увольнения руководителя

В отличие от прекращения трудовых отношений с обычным гражданином, в случае увольнения руководителя возникают дополнительные основания:

Основание увольнения	Описание
Расторжение трудового договора с руководителем по обоюдному согласию сторон	Этот вид увольнения мало чем отличается от применяемого к другим гражданам. Правда, необходимо учитывать, что директору потребуется передать все числящиеся за ним материальные ценности и активы своему приемнику.
По собственному желанию	Право любого гражданина на увольнение гарантировано главным законом страны. При этом придется выдержать максимальный период до даты увольнения. Это также связано с передачей дел.
Когда увольняют по решению учредителя (собственник, собрание акционеров)	Может приниматься в любой момент, вне зависимости от срока действия контракта с руководителем. Принимается без объяснений причин такого увольнения. В качестве компенсации полагаются дополнительные выплаты на условиях контракта.
Если в действиях руководителя обнаружен грубый дисциплинарный проступок	Увольняют на общих основаниях, предусмотренных ТК, дополнительных выплат директору не полагается.
Из-за банкротства компании	Процедура увольнения здесь предусматривает выполнение ряда действий по закрытию компании, а уже потом расторгается трудовой договор с его руководителем.