Кадровый аутсорсинг персонала

Как перейти на аутсорсинг: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Выбор сферы для аутсорсинга

Это важнейший шаг. Требуется проанализировать деятельность своей компании и понять, какие непрофильные виды деятельности наиболее сложны в управлении, показывают наименьшую эффективность, какие партнерские предложения имеются на рынке. У крупных компаний первыми «на сторону» уходят клининговые, транспортные, ремонтные подразделения и общепит. У небольших фирм нередко с момента основания на аутсорсинг передаются бухгалтерские, юридические, IT-функции. Торговые сети первым делом ищут возможность аутсорсинга персонала.

Шаг 2. Выбор партнера (аутсорсинговой фирмы)

Главный критерий выбора – репутация на рынке и наличие собственных ресурсов – кадровых, финансовых, производственных и т.д

Например, для логистического оператора важно иметь собственные склады, обширный парк транспорта, обученный персонал и т.д. Также важна готовность конкретной компании взять требуемые заказчиком объемы

Если у аутсорсера уже есть несколько клиентов, на которых только-только хватает ресурсов, дополнительная нагрузка может стать фатальной для заказчика.

Желательно выбрать минимум 3 варианта аутсорсеров, а лучше 5 (не во всех городах это возможно). Крупные компании и государственные организации выбирают партнеров через тендеры.

После того, как варианты выбраны, начинаются переговоры с представителями каждого из них. Обсуждаются все нюансы: объемы услуг, сроки, ресурсы, формы и способы оплаты и так далее.

Шаг 4. Заключение договора

Договор аутсорсинга – это по сути своей договор возмездного оказания услуг. Гражданский кодекс РФ (ст.160-161) требует для такого документа обязательно письменной формы. В договоре должны быть следующие положения:

• Наименования сторон и основания, на которых действуют заказчик и исполнитель.
• Предмет договора – перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсинговая фирма.
• Объем оказываемых услуг (если он может быть заранее определен) или порядок определения этого объема.
• Цена договора. Может быть выражена в твердой сумме или в пропорции либо дается отсылка к прайс-листу аутсорсера.
• Права и обязанности каждой из сторон.
• Способы контроля за деятельностью аутсорсера.
• Ответственность каждой из сторон за невыполнение своих обязательств. Здесь должны быть подробно описаны штрафные санкции.
• Порядок разрешения споров.
• Срок действия договора. Чаще всего его заключают на год с возможностью пролонгации.
• Порядок внесения изменений в договор и его расторжения.
• Прочие условия.
• Реквизиты сторон, подписи и печати.

Шаг 5. Внесение предоплаты (если предусмотрено договором)

Размер предоплаты обычно прописывается в договоре. Иногда оплату разбивают на части, если та деятельность, что отдана на аутсорс, подразумевает исполнение в несколько этапов.

Шаг 6. Контроль исполнения договора

Обычно для отслеживания результатов деятельности аутсорсера используются собственные контролирующие органы, текущий контроль осуществляют руководители смежных подразделений компании.

Шаг 7. Оплата услуг по договору

На этом этапе оплачивается либо оставшаяся сумма, если была внесена предоплата, либо вся сумма, обозначенная в договоре.

ЧТО ВХОДИТ В УСЛУГУ — ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО УЧЕТА

В зависимости от выбранного тарифа в стоимость будет входить:

Доплата сверх Тарифа:

— за сдельную оплату труда — рассчитывается индивидуально по показателям Заказчика; — за сменный график работы – рассчитывается индивидуально по показателям Заказчика; — нерезиденты – 500 руб./ сотрудник (в стоимость оформления не входит: миграционной карты, патента, документов, подтверждающих уплату фиксированного авансового платежа, отрывная часть бланка уведомления о прибытие иностранного гражданина, полиса добровольного мед. страхования, разрешения для высококвалифицированных специалистов); — разработка сменного графика по 1 специальности и расстановка кадров – 15 000 руб.

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсингом называется передача неосновных задач фирмы, предприятия сторонней организации, специализирующейся на данном типе деятельности. Является одной из своеобразных форм кооперирования организаций.

Какие функции могут передаваться? Бухучет, делопроизводство, продвижение, реклама, бизнес-, производственные задачи.

Что делает исполнитель? Поддерживает бесперебойное функционирование отдельных ответвлений инфраструктуры, обслуживает их. У заказчика при такой организации работы появляется возможность уменьшить число рабочих мест, сконцентрироваться на основных направлениях своей деятельности, не отвлекаясь на второстепенные.

Какие задачи можно отдать на кадровый аутсорсинг — обзор ТОП-5 основных функций аутсорсинга кадрового учета

Полный список будет очень обширным, мы же перечислим только основные его пункты. Какие из них передавать на аутсорсинг, будет зависеть только от потребностей и возможностей вашего бизнеса.

Функция 1. Прием и увольнение сотрудников

Компетентные аутсорсеры при приеме на работу новых сотрудников проявят внимание к таким нюансам, которых вы можете даже не заметить. Кроме того, у них есть больше времени на это

С увольнением будет посложнее — потребуется знание законодательства. Эта необходимость особенно остро ощущается при возникновении конфликтных ситуаций. Чтобы увольнение не стало проблемой, нужно чтобы трудоустройство изначально велось по всем правилам.

Если трудности все-таки возникли, имеет смысл обратиться за консультацией к профессионалам. Такие услуги предоставляет, например, компания «Правовед.ru» — сервис онлайн-консультаций.

С компанией сотрудничает большое количество юристов разных сфер юриспруденции по всей России. Общее число специалистов, работающих через портал, достигает 16 000. Одновременно в онлайне находится ежедневно не менее 700 юристов из различных областей права. При желании вы можете найти специалиста из своего города и встретиться с ним в оффлайне.

Алгоритм работы на сайте предельно упрощён. Вы оставляете свой запрос, а затем выбираете консультанта из тех, что предлагают свои услуги. Получить юридически грамотную консультацию можно абсолютно по любому вопросу. Можно просто задать вопрос на главной странице и подождать ответа.

Если на связи будут свободные специалисты, вы можете получить онлайн-консультацию даже бесплатно. Заказать можно также составление любых документов.

Если вопросы имеются уже сейчас, смело пишите в чат или звоните по номерам:

Москва: 8 (499) 348-93-89
СПб: 8 (812) 602-78-84
Бесплатный номер по всем регионам: 8 (804) 333-72-89.

Функция 2. Разработка трудовых договоров и должностных инструкций

Отслеживать постоянные изменения в трудовом законодательстве хлопотно, и не у каждого работодателя есть на это время и внутренние ресурсы. Аутсорсеры же постоянно следят за всеми изменениями и обычно в курсе всех нововведений.

Составление должностных инструкций отнимает много времени, а часто вообще оставляется на потом. Эту работу можно легко отдать на выполнение фирме-аутсорсеру.

Функция 3. Заполнение трудовых книжек

Работа, на первый взгляд кажущаяся простой, требует особого внимания. Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Заполнять ее нужно в соответствии со всеми нормами, иначе в будущем человек, который у вас работал, столкнется с различными проблемами по вашей вине.

Если у вас нет отдела кадров или работу кадровиков выполняют другие сотрудники, можно почти с уверенностью сказать, что правильно заполнять трудовые книжки у вас не умеют. Поэтому лучше доверить это специалистам.

Функция 4. Составление штатного расписания и графика отпусков

Согласно трудовому кодексу, штатное расписание не является обязательным, поэтому в небольших компаниях оно часто вообще отсутствует. Однако оно значительно упрощает работу, когда дело касается найма новых сотрудников или учета первичной документации для оплаты труда работников.

График отпусков часто оформляется не по правилам. Хотя если при проверке выясняется, что он не утвержден приказом, это считается нарушением и чревато наказанием.

Функция 5. Разработка правил внутреннего трудового расписания

Во-первых, этот документ не должен противоречить трудовому кодексу РФ.

Во-вторых, он не должен ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим трудовым законодательством.

При составлении правил внутреннего трудового расписания необходимо хорошее знание трудового законодательства. Если вы не обладаете этими знаниями, а в штате организации нет соответствующего специалиста, аутсорсинговое сотрудничество будет выходом из положения.

В статье «Бухгалтерский аутсорсинг» читайте о новом формате ведения бухгалтерии.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства – что это такое

Под аутсорсингом кадрового делопроизводства в современном бизнесе подразумевается передача ведения всех соответствующих мероприятий по оформлению и ведению документации сторонним компаниям или отдельным специалистам. Как и другие виды аутсорсинга, этот рынок появился в Российской Федерации относительно недавно, однако количество вовлеченных в него специалистов с каждым годом увеличивается, причем в геометрической прогрессии.

Более подробно о том, что такое аутсорсинг в целом можно прочитать в отдельной статье, далее же будут рассматриваться именно принципы, применяемые в сфере кадрового делопроизводства, а также особенности этого рынка. Также, следует отличать рассматриваемое понятие и от аутстаффинга, который в том числе может решать вопросы в сфере кадров – он тоже будет рассмотрен далее.

Взаимоотношения при кадровом аутсорсинге регламентируются двумя сферами деятельности. Так, один субъект хозяйствования, который нуждается в ведении кадрового учета рассматривается исключительно как заказчик определенных услуг и его взаимоотношения с предоставляющим аутсорсинг лицом регулируются исключительно как гражданские соответственно положениям ГК РФ. Тот же субъект, который предоставляет услуги по аутсорсингу кадрового учета, одновременно с этим может находиться в трудовых взаимоотношениях со своими сотрудниками, которые будут отвечать за непосредственное предоставление кадровых услуг.

При аутсорсинге кадрового делопроизводства компания заказчик фактически не имеет прямого отношения к работающим на нее кадровым специалистам, если только они не являются сами индивидуальным предпринимателем, выступающим как подрядчик. Таким образом, гарантии, обязанности и права, устанавливаемые в рамках трудового законодательства, на их взаимоотношения не распространяются. Это касается как отсутствия обязанности фактически работающих на заказчика кадровиков подчиняться его требованиям и распоряжениям, так и отсутствия обязанности заказчика обеспечивать предоставление таким сотрудникам социальных гарантий в виде отпусков, больничных и других преференций.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА НА АУТСОРСИНГЕ

1. Вы выбираете тарифный план, на ведение кадрового учета, а мы подготавливаем для Вас индивидуальное коммерческое предложение, согласно выбранному тарифному плану.

2. Подписание договора и оплата услуг.

Обращаем Ваше внимание на то, что мы так же подписываем соглашение о неразглашении персональных данных Ваших сотрудников — это является гарантией нашей надежности и конфиденциальности передаваемых Вами сведений. 3

С момента начала действия договора и до его окончания, мы оказываем Вам услугу по ведению кадрового учета, согласно выбранному Вами тарифному плану. На данном этапе работы от Вас потребуется только предоставлять необходимую информацию по своим сотрудникам нашему специалисту. Делать это можно по электронной почте, либо на бумажных носителях при личном визите в офис нашей компании. Наиболее удобный способ передачи информации Вы выбираете сами

3. С момента начала действия договора и до его окончания, мы оказываем Вам услугу по ведению кадрового учета, согласно выбранному Вами тарифному плану. На данном этапе работы от Вас потребуется только предоставлять необходимую информацию по своим сотрудникам нашему специалисту. Делать это можно по электронной почте, либо на бумажных носителях при личном визите в офис нашей компании. Наиболее удобный способ передачи информации Вы выбираете сами.

Стоимость аутсорсинга

СþøüþÃÂÃÂàÃÂÃÂûÃÂó ðÃÂÃÂÃÂþÃÂÃÂøýóþòÃÂàÃÂøÃÂü ÷ðòøÃÂøàþàÃÂð÷ýÃÂàÃÂðúÃÂþÃÂþò: þàòøôð ÃÂÃÂûÃÂó, ÃÂÿõÃÂøðûø÷ðÃÂøø, ÃÂõóøþýð ø ÃÂ.ô. ÃÂþ õÃÂûø óþòþÃÂøàþ ÃÂøÿðàþÿûðÃÂ, ÃÂþ üþöýþ òÃÂôõûøÃÂàÃÂÃÂø òðÃÂøðýÃÂð:

1. ÃÂð òÃÂÿþûýõýýÃÂù þñÃÂõü ÃÂðñþÃÂ, ÷ðÃÂðýõõ ÿÃÂþÿøÃÂðýýÃÂù ò ôþóþòþÃÂõ. ÃÂÿûðÃÂð ÿÃÂþøÃÂÃÂþôøàÿþÃÂûõ ÿþûÃÂÃÂõýøàþóþòþÃÂõýýþóþ ÃÂõ÷ÃÂûÃÂÃÂðÃÂð;
2. ÃÂþÃÂðÃÂþòðàþÿûðÃÂð ÃÂðñþÃÂýøúð. ÃÂþÿÃÂûÃÂÃÂýðàò ÃÂûÃÂÃÂðõ ýðùüð ÃÂðñþÃÂõóþ ÿõÃÂÃÂþýðûð;
3. ÃÂÿûðÃÂð ÷ð þÃÂÃÂðñþÃÂðýýÃÂù ÿõÃÂøþô. ÃÂõ øÃÂÿþûÃÂ÷ÃÂÃÂàÃÂþóôð, úþóôð ýõòþ÷üþöýþ ÷ðÃÂðýõõ ÿÃÂõôÃÂúð÷ðÃÂÃÂ, ÃÂúþûÃÂúþ òÃÂõüõýø ÷ðùüõàÃÂðñþÃÂð. ÃÂðÿÃÂøüõÃÂ, ÃÂõýð ÃÂÃÂøôøÃÂõÃÂúþóþ ÿÃÂõôÃÂÃÂðòøÃÂõûÃÂÃÂÃÂòð ò ðÃÂñøÃÂÃÂðöýÃÂàÃÂÃÂôðàÃÂþÃÂúòàýðÃÂøýðõÃÂÃÂàþà600 ÃÂÃÂñûõù/ÃÂðÃÂ. ÃÂÿûðÃÂð ÃÂðÃÂÃÂÃÂøÃÂÃÂòðõÃÂÃÂàø÷ òÃÂõüõýø, ÿþÃÂÃÂðÃÂõýýþóþ ýð ÿþôóþÃÂþòúàú ÃÂÃÂôàø òÃÂõüàÃÂðüþóþ ÷ðÃÂõôðýøÃÂ.

ÃÂþôÿøÃÂÃÂòðùÃÂõÃÂàýð ÃÂøóÃÂðýÃÂààÃÂÃÂ: ïýôõúàÃÂþòþÃÂÃÂø.

Сколько стоит аутсорсинг

Стоимость услуг аутсорсинговых фирм или отдельных специалистов зависит от города и вида услуг. Есть три типа оплаты сторонних исполнителей:

1 За выполненный объем работ. Оплата работ и услуг производится по факту их выполнения, необходимый объем или результат указывается в договоре. Вот пример прейскуранта компании, предоставляющей бухгалтерские услуги более чем в 80 городах РФ. В графе «город» выбираем «Санкт-Петербург» и получаем:

В IT-аутсорсинге оплата берется либо за каждый обслуживаемый аппарат (рабочую станцию, ноутбук, МФУ и т.д.), либо абонентская плата за определенное количество машин. В областях центральной России в месяц за обслуживание сервера берут 2000-8000 рублей, обычной рабочей станции (компьютер + монитор) – 600 – 1500 рублей, принтера – 400-700 рублей.

Разброс в ценах обусловлен разницей в количестве выездов к клиенту, объеме работ по каждому аппарату и т.д. Соответственно, годовая стоимость аутсорсинга IT-отдела в компании с 30-50 рабочими станциями, сервером и десятком периферийных устройств обойдется примерно в 500 – 800 тысяч рублей. Проектирование сетевой инфраструктуры начинается от 6000 рублей за проект.

2 Почасовая оплата аутсорсеров. Этот способ характерен, например, для аутсорсинга персонала. Вот прейскурант компании, предоставляющей персонал для предприятий различного направления в центральных и северо-западных регионах РФ (за исключением Москвы и Санкт-Петербурга – там расценки существенно выше):

Для отдельных специалистов – свои расценки: дворник – от 150 руб/час, повар – от 300 руб/час, сварщик – от 320 руб/час и так далее.

3 Оплата за отработанный период. Применяется там, где невозможно заранее четко определить сколько времени займет выполнение той или иной задачи. К примеру, стоимость аутсорсинга юридических услуг по представительству в арбитражных судах в Москве составляет от 600 рублей в час и практически до бесконечности, в зависимости от уровня компаний, заказывающих и предоставляющих услуги. При этом оплата рассчитывается исходя из того, сколько времени фактически заняла подготовка к судебным заседаниям и нахождение юриста в стенах суда.

Минусы посредничества

Аутсорсинг-кадровый учет, как и любой другой бизнес-инструмент, имеет и ряд недостатков:

Низкая профессиональная подготовка специалистов. Далеко не каждое удаленное кадровое агентство — высокопрофессиональное. Главные требования к посреднику — наличие опыта в данной сфере, безупречная репутация, классный персонал, умело решающий нестандартные ситуации

Также важно наличие страхования деятельности. Нарушение конфиденциальности

Посреднику передаются важные документы организации для полноценного выполнения им своих обязанностей. Недобросовестное агентство может воспользоваться полученными данными и в личных целях. Удаленность. Некоторые проблемы необходимо решать «здесь и сейчас». Специалисты удаленного агентства не могут выполнять работу подобным образом. Поверхностное представление о специфике компании. Кадровое агентство состоит из профессионалов в сфере работы с персоналом. Им нужно время, чтобы разобраться в специфике направлений деятельности партнера. И то велик шанс, что это будет поверхностный взгляд со стороны.

Теперь перейдем к основным ошибкам при выборе услуг по кадровому аутсорсингу.

Советы как избежать ошибок

Мы не хотим, чтобы вам пришлось разочаровываться в новом сотрудничестве и поэтому призываем вас подумать заранее о всех наиболее вероятных ошибках. Здесь мы попытались дать вам несколько полезных рекомендаций, которые помогут вам избежать некоторых довольно крупных ошибок:

Не рубите с плеча

Если вы думаете, что, подписав контракт, вы пришли к успеху, вы ошибаетесь. Вы только начинаете свой путь. Вас ждет адаптация к новому виду организации труда, а также некоторые усилия с вашей стороны и со стороны партнера, на что требуется время и кооперация обеих сторон.

Именно поэтому не стоит сразу избавляться от имеющихся сотрудников отдела кадров, чтобы сократить расходы. С самого начала наблюдайте за усилиями со стороны вашего партнера, вплоть до мелочей.

Для успеха недостаточно сделать все правильно лишь раз, гораздо важнее заложить прочный фундамент на будущее плодотворное сотрудничество.

Скрупулезно отнеситесь к выбору компании

Залог успеха в любом сотрудничестве — грамотный подбор партнера. Чтобы сделать правильный выбор, придется приложить некоторые усилия, детально изучить биржу и кандидатов.

Очень помогает составление списка требований, по которым вы будете выбирать компанию для сотрудничества. Сверяйтесь с ним перед тем как принять окончательное решение в пользу того или иного кандидата.

Обязательно стоить изучить ресурсы компании, их репутацию и опыт, чтобы потом не искать замену, ведь ваш бизнес может вырасти, а вместе с ним увеличится и спектр требуемый к выполнению работ.

Анализируйте выгоды

Задайте себе вопрос, зачем вам переходить на лизинг персонала отдела кадров. Если вы стремитесь к экономии, помните поговорку “скупой платит дважды”. Выбрав дешевого аутсорсера, у вас появляется риск получения низкого качества выполнения работ от недостаточно компетентных людей.

Подумайте о последствиях. Вам придется заново искать исполнителя и тратить еще больше времени на поиск и выполнение задач. Сэкономив на исполнителе, вы рискуете потерять больше, чем сэкономить. Поэтому тщательный анализ всех “за” и “против” поможет реалистично подойти к решению вопроса и прийти к нужному выводу насколько именно вам поможет аутсорсинг. Лучше потратить больше времени на обдумывание и анализ, чем потом страдать от допущенных ошибок.

Четко опишите условия в контракте

Основной причиной конфликтов зачастую является пункт об ответственности сторон, который прописан в договоре в общих чертах, опуская все необходимые подробности.

И в этом случае вы не ошибетесь, если будете следовать принципу “чем больше подробностей и моментов в описании в договоре, тем лучше и безопаснее”. Конкретность и ясность описания ответственности является залогом спокойствия в будущем.

Советуем также заранее подумать о возможных неординарных обстоятельствах.

Почему это выгодно

Владельцам предприятий малого бизнеса на содержание офисных работников иногда просто не хватает бюджета. Зачастую в дополнение к своим прямым обязанностям, другие отделы, такие как отдел продаж или личные помощники вынуждены заниматься работой по подбору персонала.

У такого варианта очевидны определенные негативные последствия:

• некомпетентное выполнение задач, в связи с неподготовленностью сотрудников выполняющих априори другие обязанности;
• увеличение расходов в связи с запросом на увеличение оклада сотрудника, выполняющего двойную работу;
• незаинтересованность сотрудника, выполняющего несвойственную ему работу, так как данная она требует дополнительного времени и усилий, снижение мотивации к труду.

Плюсы кадрового аутсорсинга

Лизинг персонала отделов кадров является эффективным в том случае, когда есть острая необходимость и определенная срочность в найме новых сотрудников. К примеру, когда появляется новая отрасль промышленности, либо строительство нового объекта. Во-вторых, это является отличным решением для иностранных компаний, которое освобождает их от необходимости разбираться и вникать в местное трудовое законодательство.

Заключение

Можно сделать вывод, что кадровый аутсорсинг — довольно выгодная форма сотрудничества. Он освободит ваших специалистов от рутинной работы, сэкономит деньги и время и обеспечит ваш бизнес грамотным ведением кадровой документации.

Коллектив онлайн-журнала «ХитёрБобёр» желает своим читателям успехов и процветания! Будем благодарны за оценки и комментарии.

Автор статьи: Александр Бережнов

Предприниматель, маркетолог, автор и владелец сайта «ХитёрБобёр.ru» (до 2019 г.)

Закончил социально-психологический и лингвистический факультет Северо-Кавказского социального института в Ставрополе. Создал и с нуля развил портал о бизнесе и личной эффективности «ХитёрБобёр.ru».

Бизнес-консультант, который профессионально занимается продвижением сайтов и контент-маркетингом. Проводит семинары от Министерства экономического развития Северного Кавказа на темы интернет-рекламы.

Лауреат конкурса «Молодой предприниматель России-2016» (номинация «Открытие года»), молодежного форума Северного Кавказа «Машук-2011”.