Как писать дату в документах правильно

Определение даты подписания договора

Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Если договор не подлежит государственной регистрации и для его заключения не требуется передача имущества, он признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (ст. 433 ГК РФ). При заключении договора в простой письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами (п. 2 ст. 434 ГК РФ), этот момент совпадает с датой подписания договора обеими сторонами.

На практике при оформлении договора в нем обычно указывается дата его подписания. При отсутствии доказательств того, что фактически договор заключен ранее или позднее указанной в нем даты (это может следовать, например, из дат, проставленных сторонами при подписании договора, а также из иных обстоятельств), именно эта дата и будет считаться моментом заключения договора ( например, ВАС РФ от 16 мая 2021 г. № ВАС-5782/11 постановления ФАС ПО от 15.07.2021 № А12-21214/2021, ФАС МО от 10.08.2021 № КГ-А40/8105-11 по делу № А40-135875/10-51-1163). Поэтому во избежание спорных ситуаций в договоре целесообразно указывать дату его подписания обеими сторонами.

Способ 2. Утверждение приказом

К приказу по основной деятельности обращаются, если дополнительно с утверждением над документом нужно произвести еще какие-то действия. Например, ознакомить всех работников организации с ним или одновременно отменить действующий ранее документ. Сначала издается приказ. Текст примерно следующий: В целях оптимизации процессов делопроизводства ООО «Луч»

1. Отменить Инструкцию по делопроизводству ООО «Луч», утвержденную Приказом от 16.09.2015 №234, с 14.09.2015.
2. Утвердить и ввести в действие с 14.09.2015 Регламент по делопроизводству ООО «Луч» (прилагается; далее «Регламент»).
3. Начальнику отдела делопроизводства Светлову А.А. ознакомить с Регламентом работников ООО «Луч» до 11.09.2015.
4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на административного директора Темную Л.Д.

Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. С этого момента документ считается утвержденным. Гриф оформляется так: Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Приказом ООО «Альфа» Слово «утвержден» склоняется в зависимости от вида документа: регламент утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено, правила утверждены. Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения. Большинство специалистов склоняется к такому варианту: Приказом ООО «Альфа»

Датой совершения оборота является дата выписки или дата подписания Акта выполненных работ

Поставщик 21.10.2021 выписал счет-фактуру, в котором дата совершения оборота 21.10.2021 и указан документ основание — Акт выполненных работ от 31.10.2021 года. В Акте выполненных работ в поле 2 «Наименовании работ (услуг)….» указан период услуги с 01.10.2021 по 21.10.2021.

• акте выполненных работ, оказанных услуг;
• документе (кроме счета-фактуры), подтверждающем факт выполнения работ, оказания услуг, оформленном в соответствии с законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, в случае отсутствия акта выполненных работ, оказанных услуг.

Порядок издания приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:

• инициирующие действия, в основе которых лежит причина издания документа;
• сбор информации, ее анализ;
• формирование проекта приказа, распоряжения на основе проведенной работы;
• регистрация замечаний и предложений заинтересованных сторон, согласование;
• подписание документа;
• регистрация документа;
• доведение до сведения исполнителей.

Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.

Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.

Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.

Правила отражения в бухгалтерском учете

Основное требование бухгалтерского учета, отраженное в ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», — своевременная регистрация на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций без каких-либо пропусков или изъятий. Для того чтобы своевременно отразить документ в учете, необходимо знать, в какой момент это нужно сделать: на дату составления документа, на дату получения документа либо на последний день месяца.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Пунктом 4 ст. 9 данного Закона установлено, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. При этом следует иметь в виду, что расходы признаются при наличии условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», и признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) согласно положениям п. 18 ПБУ 10/99.

Таким образом, в бухгалтерском учете расходы должны отражаться при соблюдении данных требований без каких-либо исключений.

Статьей 120 НК РФ предусмотрен штраф за несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций (грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов) в размере от 5000 до 15 000 руб.

Даты с указанием месяца и дня

Если в формулировке даты присутствует полностью год, месяц и число, то они читаются в такой последовательности:

July 19, 1985 — the nineteenth of July nineteen eighty-five или July the nineteenth nineteen eighty-five

Пример: 17 February – the seventeenth of February.

Обычно с помощью такой формулировки мы отвечаем на вопрос «Какая сегодня дата?» (What’s the date today?). Ответ на такой вопрос начинается с It is…

Например, It is the 19th of July today. – Сегодня 19-е июля.

Также ответ можно сформулировать: Today is the 19th of July.

Чтобы спросить на какую дату приходится определенное событие (или, к примеру, праздник), мы употребляем What date is the Easter this year? – На какую дату выпадает Пасха в этом году? Отвечаем так: It is on the fourteenth of April. – Она выпадает на 14-е апреля.

Если необходимо указать, когда (в какую дату) произошло определенное событие, ее называют с предлогом «on»:

Например,16-го сентября — On September 16. — On the 16th of September.

Если дата подписания акта выполненных работ и дата выставленных документов приходятся на разные отчетные периоды, когда отразить в учете? (Л

Комментарии. В данном примере, акт выполненных работ подписан 10/01/2021, следовательно, в бухгалтерском и налоговом учете (отражение операций по методу начисления на основании первичных документов) отражаете его 10/01/2021 года. Счет-фактура по акту оказанных услуг от 10/01/2021 не должна быть датирована ранее 10/01/2021, иначе компания не имеет права взять НДС в зачет по данному счету-фактуре.

В соответствии с пунктом 10 статьи 237 Налогового кодекса, если в документах, определенных настоящей статьей, за исключением определенных пунктами 2 и 2-1 настоящей статьи, указано несколько дат, то датой подписания документа является наиболее поздняя из указанных дат.

Зачем понадобилось менять стандарт?

Госорганы были вынуждены инициировать принятие нового ГОСТа, т.к. за последние годы многое изменилось в правилах делопроизводства. Например, появились расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Кроме того, на обновление стандарта повлияло и то обстоятельство, что по сравнению с 2003 годом, когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении.

Оформление доклада по ГОСТу 2020

Технические требования

При оформлении придерживайтесь следующих параметров:

• объем не более 20 страниц (при формате листа А4). Приложения не учитываются;
• шрифт Times New Roman, 14 кегль, книжная ориентация;
• отступы: справа — 1,5 см, слева — 3 см, сверху и снизу — 2 см, красная строка — 1 см. Выравнивание по ширине;
• междустрочный интервал — 1,5 см;
• затекстовые ссылки оформляйте с помощью квадратных скобок. Вначале идет номер источника по порядку из списка литературы, а после запятой — страница;
• после заголовков точка не нужна. Заголовки выделяются жирным (подзаголовки жирным и курсивом) и отделяются отступом сверху и снизу;
• нумерация проставляется начиная со 2 страницы справа внизу. Титульный не нумеруется;
• не оформляйте текст различными цветами и шрифтами.

Требования по содержанию

В письменном варианте можно использовать только научный стиль изложения — в этом его принципиальное отличие от других видов работ, а также от устного варианта.

Избегайте:

• длинных и сложных предложений;
• редких слов на иностранном языке;
• специальной лексики, ограниченной узким кругом профессионалов;
• вводных слов и конструкций;
• личных местоимений.

Время в английском

Давайте рассмотрим примеры:

• 6:00 six (o’clock)
• 9:05 five (minutes) past nine, nine oh five
• 3:10 ten (minutes) past three, three ten
• 4:12 twelve minutes past four, four twelve
• 2:15 (a) quarter past two, two fifteen
• 7:30 half past seven, seven thirty
• 1:35 twenty-five (minutes) to two, one thirty-five
• 10:45 (a) quarter to eleven, ten forty-five
• 7:52 eight minutes to eight, seven fifty-two

На сегодняшний момент существует два варианта произношения: 

1) Часы-минуты:

The flight takes off at eight twenty-five. – Самолет взлетает в 8:25.

2) Минуты past / to часы:

The show starts at quarter to six. – Шоу начинается без пятнадцати шесть.I’m meeting with my friends at ten minutes past nine. – Я встречаюсь с друзьями в десять минут десятого.

Past используется для обозначения части часа от нуля до 30 минут (буквально значит «после»): I came here at quarter past nine. – Я пришел сюда в 9:15. «To» обозначает время от 30 до 59 минут («до»): The train departs at ten minutes to twelve. – Поезд отправляется без десяти двенадцать.

И не будем забывать о еще одной особенности. Англичане не используют слово «сутки», они чаще говорят day или twenty-four hours. Итак, twenty-four hours делятся на day и night. Для обозначения времени используются a.m (ante meridiem) – до полудня, а также p.m. (post meridiem) – после полудня.

Соответственно, если Вы хотите назначить встречу на 6 вечера, необходимо обозначить этот момент, указав две буквы (p.m.) после цифры 6. Помните, что отсчет a.m. начинается с полуночи (midnight), т.е. с 00:00, и заканчивается в 12:00 в полдень (midday или noon). I wake up at 6 a.m everyday – Каждый день я просыпаюсь в 6 утра.

Мы рассмотрели основные правила написания дат и времени в английском и можем с уверенностью сказать: “It is a piece of cake”. – Это проще-простого.

Как оформлять документацию: 4 способа

Документы можно подготовить как в электронном, так и в рукописном виде. Для каждого варианта есть свои ГОСТы.

1. Машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст).
2. Рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562).
3. Применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843).
4. На электронных носителях информации.

Обратите внимание, что текстовые документы электронных (ТДЭ), согласно правилам, допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные будут либо сгенерированы автоматически с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов, либо набираются вручную.

Обязательно ли применять новый ГОСТ?

Формально применение ГОСТа не является обязательным, однако его использование даёт определенные преимущества:

— это оправдано экономически;

— это позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;

— применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует их юридическую значимость как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Если организация принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа.

Как произносить даты

1. Число и месяц

Чтобы правильно прочитать дату, прежде всего надо определить, в какой традиции она была написана – британской или американской. К примеру, 04/07/2021 для британцев будет означать 4 июля 2021 года, а для американцев – 7 апреля 2021 года. 

Произносятся они тоже по-разному (но и в том, и в другом случае число надо читать как порядковое числительное):

• 30 March (британский вариант): the thirtieth of March
• March 30 (американский вариант): March the thirtieth

В британском варианте порядковое числительное числа идет на первом месте и согласуется с названием месяца с помощью of. В американском варианте первым произносят название месяца и никак не согласовывают с числом (определенный артикль перед ним не опускается).

2. Года

Это только кажется, что любой год сложно прочитать. Правило чтения годов очень простое: четырехзначное число надо разложить на две части. Например:

• 1392: thirteen (13) ninety-two (92)
• 1684: sixteen (16) eighty-four (84)
• 1845: eighteen (18) forty-five (45)

Если в числе встречаются ноли, носители языка произносят их как oh или hundred. Если нолей два, тогда только hundred: 

• 1200: twelve hundred
• 1401: fourteen hundred and one / fourteen oh one
• 1708: seventeen hundred and eight / seventeen oh eight

Для того, чтобы произнести на английском года первого десятилетия XXI века, в ход идет конструкция «two thousand…»:

• 2000: two thousand
• 2004: two thousand and four / twenty oh four

Для того, чтобы прочитать уже 2010-х года, числа можно либо разложить на две части, либо использовать конструкцию «two thousand…»:

• 2011: two thousand and eleven / twenty eleven
• 2014: two thousand and fourteen / twenty fourteen

Как писать и произносить дни, месяцы и годы в Великобритании и США:

Британский вариант	Американский вариант
03 May 1974	May 03, 1974
03/05/1974	05/03/1974
the third of May, nineteen seventy-four	May the third, nineteen seventy-four

3. Десятилетия и века

Есть два способа, чтобы правильно прочитать век на английском: 1) использовать порядковые числительные до 21 или 2) поделить четырехзначное число на две части, как в случае с годами. Не забывайте про отличительную особенность подсчета веков: для того, чтобы определить, о каком веке (century) идет речь, нужно прибавить единицу к числу, которое стоит перед сотнями (hundreds). Например:

• 700-799: the seven hundreds / the eighth century (7+1 =8)
• 1800-1899: the eighteen hundreds / the nineteenth century (18+1 = 19)
• 1900-1999: the nineteen hundreds / the twentieth century (19+1=20)

Века состоят из десятилетий (decades), которые записывают и произносят во множественном числе с окончанием -s (так как десятилетия описывают несколько лет):

• the 1790s: the seventeen nineties
• the 1920s: the nineteen twenties
• the 2020s: the twenties (можно сократить, когда подразумевается недавнее десятилетие)

В Великобритании 2000-2009 года принято называть «the noughties» , в США «the aughts» . А вот ушедшую эпоху 2010-х до сих пор затрудняются назвать одним словом. Так, можно встретить варианты «the twenty-tens», «the teens», BBC News предлагало формы «tensies» и «teensies». Какое название укрепится в современном английском, остается под вопросом.

Подробное указание дат со временем

Иногда в официальной документации указываются не только даты, но и конкретное время отправления бумаг.

В сообщениях для обозначения времени до полудня употребляется сокращение a. m., а после полудня р. m.: 10.30 a. m. 4.45 p.m. При чтении времени a. m. и p.m. обычно заменяют выражениями in the morning (утра), in the afternoon (дня), in the evening (вечера), at night (ночью).

Например, если пишется 10.30 a. m., то произносят eleven thirty in the morning или half past ten in the morning. Если нужно сказать о ночном времени пишем 2.15 a. m. и читаем two fifteen at night или a quarter past two at night.

Требования к оформлению приказов по ГОСТ

Правила составления распорядительной документации определены по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016.

В стандарте подробно описаны технические требования оформления документа:

• формат бумаги – A4 (210 x 297 мм), белого цвета или светлых тонов;
• допустимый размер шрифта – 12, 13, 14;
• абзацный отступ – 1,25 см;
• междустрочный интервал – 1-1,5;
• поля – не менее 20 мм по верхнему, нижнему и левому краю, 10 мм – по правому.

Стандарт содержит образец унифицированной формы приказа. Распоряжения составляются также на фирменном бланке предприятия.

Реквизиты приказа

ГОСТом регламентируются обязательные реквизиты:

1. Эмблема организации размещается посредине листа на расстоянии 10 мм от верхнего края.
2. Наименование организации, утвержденное Уставом, указывается полностью, в скобках – краткое или сокращенное название.
3. Общие сведения о предприятии (юридический адрес, контакты).
4. Дата документа записывается арабскими цифрами (17. 01. 2019) либо в словесно-цифровой форме (17 января 2020 г.).
5. Номер регистрации в журнале исходящей документации записывается аналогично дате (цифрами или словесно-цифровым образом).
6. Наименование акта, должность и полное имя автора.
7. Личная подпись автора или должностного лица с правом подписи. Если распоряжение подписывают несколько человек, их подписи располагаются в порядке иерархии должностей.
8. Отметка об исполнителе (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, адрес электронной почты, телефон).
9. Если есть приложения, указывается их количество. На листе приложения в правом верхнем углу прописывается номер («Приложение № 1»).
10. Фирменная печать ставится в месте, обозначенном «М. П.», оттиск не должен перекрывать подпись лица, заверившего акт.

Структура

Обязательные составляющие:

• вступление. Часть приветствия;
• введение. Здесь формулируется актуальность, новизна, обоснование темы, цели и задачи;
• основная часть. В ней содержится материал по теме, анализ результатов, перечислены методы исследования;
• заключение. В этом разделе докладчик подводит итоги по каждой главе и работе в целом, прописывает рекомендации и перспективы изучения темы.

Приведенные выше элементы непосредственно относятся к тексту. Остальные являются неотъемлемой частью доклада как вида самостоятельной работы:

• титульный лист. Содержит подробную информацию об учебном заведении, учащемся и преподавателе. Как правильно оформлять титульный лист я писал в предыдущей статье;
• Обычно это 2-я страница. В содержании последовательно перечисляются главы и параграфы основного текста;
• список использованных источников. Их должно быть минимум 5. Отдельным источником считаются различные статьи в одном и том же сборнике (журнале, книге и т. д.);
• приложения. На усмотрение автора. К приложениям относятся графики, таблицы, схемы, иллюстрации и т. п.

Каждый элемент доклада начинается на новой странице. Это относится и к главам, и к параграфам.

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Примечание: БУХУЧЕТБольшой раздел с массой полезной информации по бухучету

Пишем даты правильно

Итак, запомните, что формат даты в числах должен иметь вид:

2 знака – число, 2 знака – месяц и 4 знака – год.

Даже если число однозначное, впереди ставится ноль (чего нет в примере №1 ). Это имеет большое значение, если документ участвует в юридических разборках. Без первого знака дорисовать к цифре можно все, что угодно. И доказывай потом, что ты не верблюд.

В примере №2 год указан последними двумя цифрами – это тоже неправильно. Цифр должно быть четыре.

Буквенно-числовой формат может быть таким:

ХХ месяц ХХХХ_г. (слова отделены пробелами)

ХХ месяц ХХХХ года

В примере № 3 «г.» в конце – лишняя, ее ставить нельзя. А вот в №4 ее как раз не хватает. Причем можно писать как сокращенно “г.”, так и полностью «года».

Правильные варианты нашей даты:

20 января 2019 года

Надеюсь, что моя статья помогла вам в этом разобраться.

Было полезно? Пожалуйста, поставьте “пальчик вверх” и подпишитесь на канал, чтобы другие читатели тоже увидели статью.

Источник статьи:

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг. Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа

Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Чем руководствуемся

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2021 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).