Как пользоваться онлайн-кассой

Чего нельзя делать при работе с онлайн-ККТ

Как и в прежние времена, нельзя начинать торговлю, не имея кассовой книги и не сформировав отчета о начале смены. Рассматривая работу с онлайн кассой пошагово, можно выделить еще 5 типичных ошибок кассира:

1. Отсутствие специальной контрольной ленты, на которой содержатся данные о терминале;
2. Допущение к кассе других работников, не имеющих к операциям отношения. Тем более, допущение клиентов или посторонних;
3. Отлучка от кассы без предупреждения и закрытия смены;
4. Оставление включенного терминала без присмотра, с открытым денежным ящиком;
5. Хранение чаевых или личных денег в денежном ящике.

Шаг 5. Зарегистрировать кассу

Чтобы начать работать с кассой, нужно иметь или получить квалифицированную электронную подпись. Ее можно купить в одном из удостоверяющих центров. Затем нужно приобрести фискальный накопитель (как правило, кассы продаются уже с ним) и заключить договор с оператором фискальных данных, сегодня на рынке работают 18 таких компаний и крупнейшая из них – «Платформа ОФД».

Надо помнить, что у фискальных накопителей есть свой срок годности, и их надо менять. Выпускаются устройства, рассчитанные на 13/15 и 36 месяцев работы, по окончании этого срока память устройства блокируется, и нужно его заменить.

Зарегистрировать онлайн-кассу можно на сайте налоговой в личном кабинете налогоплательщика – это не займет много времени, но требует внимательности. Если не хотите сами разбираться во всем, вам на помощь придут сервисные организации, которые продали вам кассу. Они же помогут завести товарную базу, обучить кассиров и установить необходимое программное обеспечение.

***

После этого касса готова к работе. Следующий шаг – начать получать удовольствие и выгоду от новых возможностей, которые дает малому бизнесу автоматизация, которая раньше была доступна только крупному ритейлу. Если у вас «умная» касса, то она не потребует никаких специальных навыков, работать с ней не сложнее, чем с обычным компьютером или смартфоном, к которым мы все давно привыкли.

И если использование различных приложений в нашей обычной жизни уже давно стало нормой, они позволяют нам очень просто решать бытовые задачи, то к приложениям на кассе предпринимателям еще предстоит привыкнуть и увидеть, какие значительные преимущества они дают.

Материалы по теме:

Все должно быть заверено!

Инструкция кассира-операциониста при работе с ККМ рекомендует вставить в машину контрольную ленту, отступив от края порядка 15 см

Обратите внимание: должны быть данные о номере аппарата, текущей дате и о том, во сколько началась работа, а также информация, снятая со всех регистров. Как только все данные по контрольной ленте удалось зафиксировать, это заверяется подписями участников процесса

Далее кассир помещает в машину валюту, которую предполагается применять для размена при совершении операций. О том, как правильно положить деньги в кассу и как далее выставить корректный режим работы, можно прочитать в инструкции к конкретному аппарату.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это контрольно-кассовый аппарат, который оборудован встроенным фискальным накопителем, способным передавать информацию о финансовых расчетах в контролирующие органы в режиме реального времени. При совершении денежной операции данные сразу же поступают в налоговую службу и хранятся на ее компьютерных серверах. Работает такая аппаратура только при наличии доступа к интернету.

Из чего состоит онлайн ККМ

Чтобы подробнее разобраться в принципе работы такой техники, необходимо знать, из каких основных комплектующих она состоит.

Ее основу составляют три детали, встроенные в корпус с кнопками на наружной поверхности:

1. Устройство, предназначенное для печати чеков.
2. Фискальный накопитель. Он обеспечивает подписание чеков, их шифровку для фискального оператора и расшифровку данных от него.
3. Сетевая карта. Она обеспечивает возможность подключения кассы к интернету. На ней есть специальные разъемы для подключения кабельного или беспроводного интернета.

Работа с онлайн-кассами

Не все знают, по какому принципу работает онлайн ККМ, и как происходит передача данных в ИФНС.

Принцип работы онлайн-кассы:

1. Продавец, рассчитывая покупателя, вводит сумму при помощи клавиатуры и нажимает кнопку, чтобы напечатать чек.
2. Введенная в чеке сумма и другая информация, связанная с продажей (наименование товара, количество и т.п.) передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных. Это посредник, с которым предприниматель заключает договор на обслуживание.
3. Оператор проверяет информацию и подтверждает ее получение.
4. Ту же информацию фискальный оператор отправляет в Налоговую службу, и там она хранится не менее 5 лет.

На весь процесс уходит несколько секунд, так как система работает автоматизировано.

Важно! Договор с фискальным оператором предприниматель подписывает после покупки онлайн-кассы, при ее установке. Обслуживающая компания должна быть аккредитирована налоговой службой.

Требования к онлайн-кассе

Налоговой службой ведется специальный реестр онлайн-касс, разрешенных к использованию. Этот список можно посмотреть на официальном сайте ФНС. В данный перечень включена техника, которая соответствует государственным стандартам. Предпринимателям при приобретении кассовой техники нужно знать следующие современные требования, которые предъявляются к онлайн-кассам в соответствии со ст.4. Федерального закона №54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники…»:

В магазине

Прежде всего, работник обязан заключить договор об ответственности материального характера. Это делается для предотвращения краж денежных средств.

1. Работа кассира всегда начинается с того, что необходимо заправить машину. Вставляется лента в ККМ, наносится специальная запись с указанием номера, его типа, даты, точного времени включения, показания на момент вступления кассира на работу. После заполнения всех данных, кассовая лента заверяется старшим кассиром.
2. Далее следует проверить точность данных по дате и времени. Многие аппараты имеют способность самостоятельно сохранять необходимые сведения. Существуют кассовые машины, которые перед каждой сменой следует проверять на точность времени и даты, при необходимости, устанавливать их.
3. Перед началом рабочего процесса, проверить способность аппарата к работе. Для этого производят печать нулевых чеков, на них проверяют четкость печати, наличие всех необходимых сведений. Пробные чеки следует сохранять до конца работы и прикладывать их к отчетной документации.
4. Далее производится печать Х-отчета, он имеет промежуточный характер и во время его печати, сумма не обнуляется. Во время рабочей смены, несколько раз происходит печать таких чеков. Это делается для контроля средств, поступающих в кассу. Они распечатываются в момент сдачи выручки. За смену можно отбить несчетное количество чеков, на работу они не влияют, но помогают вести контроль над правильным поступлением денежных средств.
5. Х-отчеты можно снимать по отделам, по окончанию рабочей смены и для получения конечного результата. Они ведут учет переизбытка либо недостатка финансов в кассе.
6. В случае пробития неверного чека, повторно выбивается правильный, неверный хранится до конца смены. После закрытия и сдаче отчета за отработанный день, его следует оформить в единый документ. Далее составляется акт, где указывается тип, модель кассы, регистрационный и № производителя.
7. Составляется акт с указанием номера чека и пробитой суммы. Чек наклеивают к акту, который заверяет оператор и предприниматель.

Может произойти возврат покупки. Причины могут быть различными: товар не подошел по цвету и фасону, имеет производственные дефекты и др. Такое может быть только при предъявлении чека, целостности товара (наличие на нем ценника и др.).

Кроме этого, должна быть пробитая в кассе сумма. Составляется акт о возврате товара. Пишется он в произвольной форме. После правильно составленных документов, которые подписываются самим предпринимателем, деньга за товар могут быть возвращены.

По окончанию рабочего дня печатается Х-отчет, который выполняется для сверки кассы и наличности в ней. После него, пробивается Z-отчет, который производит обнуление всех принятых средств за смену. Все сведения автоматически перемещаются из оперативной памяти в фискальную, происходит обнуление полученной выручки и ее закрытие.

https://youtube.com/watch?v=Mf4fMDWp8ZE

Что такое кассовый аппарат?

Кассовый аппарат – это образец оргтехники, деятельность которого жестко ограничивается ФЗ №54 от 2003 г. Это ведущий юридический документ, с помощью которого силовые финансовые структуры проверяют процесс проведения расчетов бизнесмена с клиентами.

Важнейшая особенность ККТ (контрольно-кассовой техники) – принцип ее работы, дающий возможность налоговикам осуществлять контроль. Речь идет о присутствии в приборах фискальной памяти, вход в которую закрыт паролем. Запрещающий код знаком лишь работникам налоговой структуры, поэтому бизнесмен не в состоянии самостоятельно преобразовать информацию, зарегистрированную кассовой машиной.

Ремонт кассовых аппаратов проводится в специализированных организациях, имеющих на это разрешение от государства. Но выбрать и установить аппарат можно самостоятельно.

Настройка кассового устройства

Кассовые устройства можно настроить таким образом, чтобы в них объединялись аналогичные друг другу пункты в одной категории. Категория товара может облагаться налогом или наоборот — не подлежит налогообложению.

Также кассиры-работники ИП могут настроить дату и время.

Программирование кассового устройства можно запустить, повернув ключ в положение ПРОГ (П), или кликнув на кнопку, которая переключает кассу в режим ПРОГРАММА.

Иные кассовые устройства оснащены ручным рычажком, который расположен под крышкой отсека для бумажного рулона. В этом случае рычаг надо перевести в режим Программа.

Введение пароля для работы с кассовым устройством

При применении кассового устройства кассиру каждый раз необходимо вводить личный служебный номер или пароль. При применении служебного номера ИП распределяет каждую покупку конкретному кассиру. В этом случае отслеживаются все продажи и выявляются ошибки.

Современные виды кассовых устройств при входе в систему требуют ввести пароль и адрес электронной почты.

Ввод суммы первых продаж

При работе на кассе надо использовать клавиатуру с цифрами, чтобы осуществлять ввод точных сумм в рублях. Кассиру не нужно набирать разделитель после запятой, потому что кассовое устройство делает это в автоматическом режиме.

Отдельные устройства оснащены сканером. Он считывает штрихкоды и сразу вводит сведения о товарах. В таком случае кассиру не нужно определять раздел при выполнении следующих шагов.

Использование кнопки определённого отдела

На значительном количестве кассовых устройств кассир кликает на кнопку после набора суммы, которая относит товар к конкретной категории продаж (продовольственные товары, одежда и др).

Ключи для разделов следует настроить как подлежащие налогообложению, так и освобождённые от налога. В этом случае надо внимательно изучить инструкцию кассового устройства, чтобы успешно работать на этой технике, заранее ознакомившись с правилами привязки ставки налога к определённому ключу.

Затем следует посмотреть на квитанцию: надо кликнуть на кнопку ПОДАТЬ (на стрелку), чтобы  бумажный чек выполз вверх. В этом случае можно увидеть всю сумму, которая записана на чеке.

Каждый добавленный товар входит в общую сумму, которая высвечивается на экране устройства иди датчике-считывателе штрихкодов.

Добавление скидки

Если товарная продукция находится на распродаже, то работнику кассы надо учитывать размер скидки.

В таком случае нужно выполнить следующие действия:

• ввести стоимость товара;
• кликнуть кнопку с разделом;
• набрать сумму скидки в процентах (так, 15 значит 15%);
• нажать кнопку %. Она расположена на клавиатуре кассы.

Введение суммы для других товаров

Работнику ИП надо применять клавиатуру кассы для набора цены каждого товара. В этом случае после введения цены товара надо кликнуть на кнопку конкретного раздела.

Если кассир пробивает несколько штук одного и того же товара, ему надо выполнить следующие действия:

• набрать определённое количество этих товаров;
• потом кликнуть кнопку QTY (Кол-во);
• далее, ввести цену одну из товаров;
• потом кликнуть кнопку конкретного раздела.

Использование кнопки предварительных сумм

При использовании этой кнопки на экране кассового устройства появится совокупная стоимость введённого товарного продукта. В этом случае будут добавлены все налоги, которые были привязаны к кнопкам разделов.

Способ оплаты товара

Покупатели расплачиваются за товары наличкой, кредитками или чеками. Также кассир принимает в расчёт подарочные карты и сертификаты, которые считаются наличкой.

При получении наличных денег от покупателя надо набрать сумму налички, и кликнуть на кнопку НАЛИЧНЫЕ. Она находится снизу, справа и является самой большой.

После этого на многих кассовых устройствах появляется сообщение о том, сколько надо дать клиенту сдачи. В то же время не все кассовые устройства это делают, и все вычислить необходимую сумму сдачи работник кассы должен в уме.

После открытия отсека для денег, можно положить в неё наличку или чек, и определить сумму сдачи.

При оплате товара кредитной картой работнику ИП надо кликнуть на кнопку КАРТА и использовать специальный терминал.

При получении от покупателя чека надо ввести ту сумму, которая указана на этом платежном документе. Затем нужно кликнуть на кнопку ЧЕК (ЧК), и положить его в отсек с наличкой.

Для открытия отсека с наличкой, необязательно что-то продавать. Достаточно кликнуть на кнопку НЕТ ПОКУПКИ (НП). Это можно сделать только после ввода менеджером специального кода, чтобы перевести кассовое устройство в режим НП.

Избегаем проблем

Как известно, на кассовый аппарат цена немаленькая (от 20 000 до 80 000 рублей), поэтому работать с ним нужно бережно, чтобы избежать поломок. Это означает, что можно делать только то, что разрешено инструкцией и правилами, и строжайше избегать всего того, что запрещено. В частности, инструкции рассказывают, что можно сменить шифр прямо в ходе рабочей смены, но это происходит, когда есть соответствующее указание администратора торговой точки. Также по мере надобности можно запросить у машины ту или иную распечатку.

Если выясняется, что POS-система функционирует некорректно или есть любые другие сбои в работе, кассир должен:

1. Отключить прибор.
2. Позвать администратора.
3. Понять, в чем причина проблемы.
4. При некорректном отображении информации на чеке проверить оттиски и подписать все руками.
5. При невыходе чека запросить нулевой, оформив его точно так же, как и чек, на котором нечетко пропечатались реквизиты.

Может ли оказаться так, что невозможна работа с ККМ? Что это за ситуация, как поступить? Да, такое может случиться, если машина оказалась серьезно повреждена. Например, если она выдает нечеткие оттиски или печатает неправильную информацию о времени совершения операции. В такой ситуации администратор и кассир оформляют специальный отчет, аналогичный тому, который составляется в конце смены. Затем в журнал вносится, что за человек работал за машиной, во сколько он закончил работу и по какой причине это произошло.

Как начать работать

Прежде чем начнётся смена, обязательно должна быть проведена корректная подготовка ККМ к работе. Этот процесс прописан в официальных бумагах, инструкциях как на предприятии, так и в прилагаемых к машинам

На него внимание обращено и в нормативных документах, действующих на территории страны и введённых на государственном уровне

Итак, прежде чем можно будет работать, сперва нужно расписаться в специальном журнале, который хранится у администратора торговой точки. При этом кассир получает ключи от машины, режима кассы и ящика, в котором хранятся деньги. Также в начале смены можно получить некоторую сумму, которую затем использовать для размена, и ряд других принадлежностей, необходимых для работы. Их список определяется особенностями конкретного предприятия.

Далее удаляется крышка с печатающего блока машины (в некоторых случаях нужно приподнять кожух, чтобы обеспечить доступ к внутренностям аппарата), после чего кассир осматривает прибор и убирает пыль, попавшие посторонние предметы. Далее аппарат подключается к электрической сети и устанавливается переключатель, ответственный за выбор режима работа. Затем необходимо проверить, все ли ленты на месте, а если таковые отсутствуют – установить.

Действия при допущении ошибки в работе с кассовым аппаратом

Выбор действий по устранению проблемы зависит от её вида: неприменение онлайн-кассы либо ошибки в чеке

За неприменение ККТ или ошибке при расчёте операционисту грозит штраф. Но есть законные способы исправить неприятность.

Неприменение онлайн-кассы

В этом случае нужно делать чек-коррекции. Для этого следует действовать таким образом:

• Составить акт, в нём указываются: операции, произведённые без ККТ, дата, время, когда они происходили, вид товара, стоимость. В нём необходимо указать причину неиспользования. Документу присваивается номер.
• Формируется чек-коррекции. Здесь нужно выбрать такие пункты:
  • • признак расчёта – «Приход» или «Расход» (в зависимости от операции, когда кассу не применили);
    • указываются причины коррекции: самостоятельная или по предписанию;
    • вписывается номер акта;
    • указывается дата.
• После этого требуется сообщить о своих действиях в инспекцию.

Ошибки в чеке

Бывают различные ситуации, действия зависят от конкретной:

• Кассир указал неправильную сумму. В таком случае нужно сформировать два чека: «Возврат прихода», затем «Приход».
• Лишний товар в чеке. Необходимо выполнить «Возврат прихода». При необходимости вернуть покупателю разницу.

Принцип работы онлайн-касс: как это должно происходить

Итак, начать этот раздел стоит с того момента, когда кассир получает в служебное пользование данное устройство. Владелец магазина либо его заместитель должен каждый день в начале рабочего дня продавца выдавать ему ключи от кассы, разменные средства и аксессуары, вроде чековой ленты. Кассир, в свою очередь, заступив на смену, должен ее открыть, для этого необходимо распечатать на кассовом аппарате отчет, и можно смело приступать к работе.

В случае если кассир получил разменные деньги, то их учет не входит в регистр кассы, а должен быть вписан в специальную кассовую книгу или приходный ордер.

Когда кассир совершает прием денег от покупателя, он обязан:

• открыть чек, сделать подсчет суммы и огласить ее посетителю магазина;
• взять у покупателя наличные либо банковскую карту, подготовить сдачу;
• закрыть чек, вернуть покупателю его сдачу и чек.

Далее, по завершении своего трудового дня, кассир обязан закрыть смену, и сделать это он должен не позже, чем истекут сутки после начала его работы. Причиной этого является автоматическая блокировка, которая есть у всех онлайн-аппаратов. Как только этот срок проходит, устройство перестает выдавать чеки.

Действия в данном случае очень схожи с теми, что кассир предпринимает при открытии кассы. Он также должен сформировать специальный фискальный документ, который потом отправится в ОФД. Он будет содержать:

• количество чеков, которые были сформированы в течение рабочих часов кассира;
• все данные о сотруднике, работающем с аппаратом;
• количество чеков, которые были сформированы в онлайн-кассе, но не передались в ОФД.

После этого кассир должен передать все вырученные средства ответственному лицу, выключить кассу и сдать все вспомогательные предметы, полученные ранее.

Принцип действия онлайн-кассы

Прежде чем понять, на онлайн-кассе как работать кассиру, нужно знать принцип действия этого аппарата. Чтобы полностью понять его, нужно знать не только текущие законы, принятые правительством, но и организовать работу основных деталей аппарата.

Изделие состоит из следующих элементов:

• аппарат кассовый, укомплектованный фискальным накопителем (ФН);
• встроенный программный комплекс;
• сетевая плата для доступа в Интернет.

Ключевое отличие онлайн-кассы от аппарата старого образца – замена ЭКЛЗ на ФН (электронная контрольная лента защищенная и фискальный накопитель соответственно). Информация отправляется через ОФД (оператора фискальных данных). Благодаря такому алгоритму, государство усиливает контроль над бизнесом внутри страны. Это существенно увеличивает удобство сотрудничества предприятий с государственными органами. Теперь нет необходимости лично посещать налоговую службу, заполнять отчеты и выстаивать очереди. Все происходит моментально через Всемирную сеть.

Многие интересуются нужен ли компьютер для онлайн-кассы. Для первоначальной настройки ПК может быть использован и то не во всех случаях. Встроенное ПО управляет процессами регистрации чеков, планом работы кассиров, приемом и отправкой информации.

Устанавливать и переустанавливать его в устройствах можно как с помощью персонального компьютера, так и внешнего носителя – в большинстве случаев flash-накопителя. Это требует внимания квалифицированного специалиста. Также во многих моделях касс реализовано взаимодействие оборудования с персональным офисным компьютером, что позволяет сразу заносить информацию в систему электронного документооборота предприятия.

Также онлайн-касса отличается от старых образцов ККМ клавиатурой. В ней есть клавиши, предназначенные для ввода в память устройства электронных ящиков потребителей товаров или услуг фирмы. Такая особенность внедрена, чтобы отправлять потребителям электронные копии чеков на указанные адреса. Все это может онлайн-касса.

Функции этого изделия обусловлены следующими элементами:

• экран индикации;
• аппарат для печати чеков;
• привод электрический;
• устройство для включения и выключения аппарата.

Современный рынок наполнен различными моделями онлайн-касс. Выбирать нужно те устройства, которые успешно прошли регистрацию в налоговой службе и состоят в ее реестре. В него входят комплектующие к таким устройствам. Ознакомиться с реестром в любое время можно на официальном ресурса ФНС в Интернете.

Как работает МТС касса

Немного о том, как работает касса МТС. Когда потребитель приобретает товар, данные о продаже должны вноситься в память кассы. Операцию проводит кассир. Он может использовать клавиатуру и все сделать вручную, либо прибегнуть к помощи сканера. Данные о продаже поступают в фискальный накопитель, который запомнив и зашифровав информацию, отправляет её ОФД.

После проверки и регистрации данные, операции присваивают фискальный номер. Далее информация возвращается на кассу и отправляется в налоговую. Затем формируется чек, и он печатается на принтере. При запросе от потребителя электронная копия чека отправляется на указанную электронную почту.

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

В обязанности директора также входит:

• внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
• оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
• выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
• выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
• обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Подводим итоги

Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности, прочитавший руководство по эксплуатации и нормативные документы. В обязанности кассира входит принимать от покупателей деньги, оформлять покупки, выдавать сдачу и чеки и не допускать нахождения возле прибора третьих лиц. Индивидуальный предприниматель может работать с кассой самостоятельно, не оформляя никаких дополнительных документов.

В начале дня кассовый аппарат следует включить, распечатав нулевой чек. Если заканчивается лента, необходимо остановить работу, снять старый рулон, опечатать и подписать его и установить новый. Онлайн-кассы — новое поколение устройств, непосредственно взаимодействующее с оператором фискальных данных и таким образом существенно ускоряющее и облегчающее работу продавца.