Расчет численности персонала

Нормы учета трудового времени

Так как рассчитать штатную численность работников нелегко, необходимо учитывать нормы учета трудового времени. Это существенно облегчит работу специалистам отдела кадров. Этот показатель фиксирует общие затраты рабочего времени, которые руководитель предприятия или соответствующего отдела устанавливает конкретному сотруднику или группе сотрудников. Рабочее время, необходимое на выполнение задания, необходимо закладывать на этапе определения технических и организационных условий, в соответствии с которыми будет выполняться поставленная задача.

Важно при этом помнить, что сами сотрудники должны строго соответствовать тому уровню квалификации, который необходим для выполнения определенной задачи. В противном случае нормы учета трудового времени придется корректировать

Причем, если сотрудники менее квалифицированы, чем требуется, то в большую сторону, что приведет к тому, что конечная цель будет достигнута намного позже, чем планировалось.

Все работы на предприятии должны быть охвачены данными временными нормами. Только в этом случае производство будет функционировать четко и бесперебойно. К тому же, благодаря учету трудового времени, вы получите объективные данные по требуемой численности персонала. На данном этапе возможен пересмотр количества сотрудников в сторону увеличения или сокращения штатной численности работников.

Как определить параметры, которые содержит формула укомплектованности кадрами

Прежде чем проводить расчёт укомплектованности кадрами, установите фактическую и штатную численность работников за отчётный период. Фактическая численность работников рассчитывается как средняя численность персонала. Второй параметр — штатная численность. Её определяет руководитель организации с учётом специфики, организационной структуры, уровней управления.

Для расчётов численности кадров и оптимизации состава понадобятся:

Выписка из штатного расписанияСкачайте бесплатноПриказ о внесении изменений в штатное расписаниеСкачайте бесплатноПриказ об утверждении штатного расписанияСкачайте бесплатноШтатная расстановкаСкачайте бесплатно

Укомплектованность кадрами в медицине, школах и других бюджетных организациях

Директора бюджетных организаций при определении штатной структуры обязаны руководствоваться «Рекомендациями по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду», далее — Рекомендации, утвержденными Росздравом. Устанавливать численность сотрудников на своё усмотрение они не могут.

Некоторые государственные учреждения и ведомства в этом вопросе руководствуются отраслевыми нормативами, которые устанавливают оптимальную численность кадрового состава. В этих нормативах приведены и специальные методики расчёта численности сотрудников, которые учитывают производственные и организационные особенности предприятий отрасли.

Помощник HR-у: правовая база

Воспользуйтесь сейчас

Штатный состав и расчет укомплектованности кадрами в частных компаниях

Руководители коммерческих структур вправе устанавливать штатный состав по должностям и профессиям, а также численность сотрудников по каждой должности. В этом случае они руководствуются здравым смыслом и необходимостью получить максимальную прибыль.

Предприятия, которые находятся в частной собственности, также могут пользоваться Рекомендациями. Это целесообразно, поскольку расчёт численности сотрудников, необходимой для выполнения той или иной трудовой функции, производят на основании общих нормативов по труду. Вы можете корректировать численность работников в зависимости от текущих потребностей и финансовых возможностей фирмы. При проведении расчётов опирайтесь на бюджет.

Образец бюджета расходов на персонал на год

Расчет укомплектованности кадров можно произвести, только если известна штатная численность. Рассчитайте её по формуле:

Шч = Оз : Нф х Кн, где:

Шч — штатная численность;

Оз — общие затраты на объем работы за год, час;

Нф — нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, час;

Кн — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы сотрудников во время отпуска, болезни.

Если организация для расчета штатной численности использует собственные нормативные материалы по труду, они должны быть утверждены руководителем или в ином порядке, установленном локальными нормативными актами. То есть HR не вправе сам устанавливать нормы.

В компании, в которой работает технический персонал, можно провести расчёт численности сотрудников на основе проектируемого баланса рабочего времени.

Расчёт численности сотрудников на основе проектируемого баланса рабочего времени

Обратите внимание! Согласно п. 2.1 Рекомендаций, нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно равен 2000 часов

По факту он может быть меньше этого значения.

Рассмотрим схему расчета среднесписочной численности для наиболее частых случаев:

Тип сотрудника

Учет в списочной численности

Учет в среднесписочной численности

Пример

Основной сотрудник с полным рабочим днем

n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;

m — количество календарных дней месяца

Сотрудник увольняется с 20 июня.

В списочную численность на 30 июня он включается как 0 (поскольку на 30 июня уже не работает в организации).

В среднесписочную численность за июнь он включается как:

Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ)

x — количество отработанных сотрудником часов за месяц (при этом за дни болезни, отпуска и других неявок, приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню);

y — количество рабочих часов в месяце по нормативному графику работы

Допустим, сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, вышла на неполный рабочий день на 5-дневный график с 6-часовым рабочим днем взамен 8-часового.

Если в таких условиях сотрудница отработала весь июнь 2015 года (в июне 21 рабочий день), то ее списочная численность на 30 июня будет равна 1, а среднесписочная:

Если женщина отсутствовала с 8 по 10 июня, например, по причине временной нетрудоспособности, то эти дни все равно участвуют в расчете среднесписочной численности, и за июнь она по-прежнему будет равна 0,75.

Если женщина уволилась с 11 июня (т. е. отработала 9 рабочих дней), то ее среднесписочная численность за июнь будет равна:

Основной сотрудник с сокращенным рабочим днем, установленным законодательством (ст. 92 ТК РФ)

n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;

m — количество календарных дней месяца

Сотрудник весь июнь отработал во вредных условиях труда 36 часов в неделю.

В списочную численность на 30 июня он включается как 1.

В среднесписочную численность за июнь он включается как:

Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ)

n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;

m — количество календарных дней месяца

Чтобы избежать массового увольнения сотрудников, работодатель вводит на июнь неполный рабочий день для ряда работников.

В списочную численность на 30 июня такой сотрудник включается как 1.

В среднесписочную численность за июнь такой сотрудник включается как:

Находящийся в отпуске по уходу за ребенком, по беременности и родам

Сотрудница весь июнь находилась в отпуске по уходу за ребенком.

В списочную численность на 30 июня она включается как 1.

В среднесписочную численность за июнь она включается как 0.

Сотрудник отработал весь июнь техником как внешний совместитель, на 0,5 ставки.

В списочную численность на 30 июня он включается как 0.

В среднесписочную численность за июнь он включается как 0.

Учитывается только по основному месту работу

Учитывается только по основному месту работу

Сотрудник отработал весь июнь в организации инженером на основной работе (на полную ставку) и лаборантом по совместительству.

В списочную численность на 30 июня он включается как 1 по должности инженера.

В среднесписочную численность за июнь он включается как 1 по должности инженера.

Для отображения в отчете П-4 итоговый показатель среднесписочной численности организации округляется до целого числа по правилам арифметики.

Иногда у кадровых работников возникает вопрос, как рассчитать среднесписочную численность работников за квартал? Этот показатель определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.

Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года.

Чтобы быстро и безошибочно рассчитывать показатели списочной и среднесписочной численности, воспользуйтесь программами автоматизации кадрового учета. Например, программа Контур-Персонал рассчитывает показатели на любую дату и за любой период, при этом учитывает все вышеперечисленные правила . Если же вы сомневаетесь в показателях, рассчитанных Контур-Персоналом, вы можете воспользоваться проверочными отчетами в программе, которые подскажут, каким образом каждый сотрудник учтен в списочной и среднесписочной численности.

Кого включать в расчет среднесписочной численности

Нужно учесть, какие работники включаются в состав среднесписочной численности, а какие нет. Эти данные приведены в таблице:

При расчете учитываются работники:	При расчете не учитываются
у которых был простой по вине работодателя	внешние совместители
работающие на полставки или на условиях неполного рабочего дня по штатному расписанию	работник по договорам гражданско-правового характера
отсутствующие по причине временной нетрудоспособности	проходящие обучение по направлению организации с отрывом от работы
в служебных командировках	адвокаты
надомные и удаленные	работающие за пределами России
отсутствующие по причине исполнения общественных или государственных обязанностей, а также участники забастовок	привлеченные работники, в соответствии с договорами, заключенными с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы
студенты и лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, работающие на предприятии во время производственной практики, если их зачислили на рабочие места	члены кооператива, не имеющие трудовых договоров с предприятием
на испытательном сроке	собственники организации, не имеющие трудовых договоров
в учебном отпуске с сохранением заработной платы	военнослужащие, находящиеся при исполнении своих военных обязанностей
в отпуске и поступающие в образовательные учреждения, а также сдающие вступительные экзамены без сохранения зарплаты на месте работы	подавшие заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения руководства
в очередном и дополнительном отпусках, включая отпуск без сохранения зарплаты
лица, трудоустроенные с целью замещения работников, отсутствующих по уважительным причинам
в отпуске по уходу за ребенком
внутренние совместители
находящиеся под следствием до вынесения приговора суда

В компании нередко работники работают на две и даже три ставки, а иногда — на полставки и менее. Кроме того, существуют внутренние совместители

При расчете среднесписочной численности каждого из них нужно считать за единицу (так говорят Указания, утвержденные приказом Росстата от 22.11.2017 № 772).
Важно также помнить, что численность работников, работавших в выходной или праздничный день, будет равно численности работников за предыдущий рабочий день. Если праздничных дней идет несколько подряд, то все равно численность работников за каждый из них признается равной этому показателю за последний рабочий день перед выходными.
Основанием для определениячисленности работников является ежедневный учет по табелю рабочего времени

Именно по этому документу устанавливают численность работников, которые явились на работу либо отсутствовали.
Отдельно нужно отметить, что если при расчете получается нецелое число, то его следует округлить по общему правилу

Это значит, что показатели, имеющие значение менее 0,5 единицы, не принимаются во внимание, а показатели, равные 0,5 единицы и более, округляются до целого числа. Внешние совместители и женщины, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в списочную численность за месяц не входят.

Списочная численность

В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.

Включаются в списочный состав

Не включаются в списочный состав

фактически явившиеся на работу, в том числе неработающие в дни простоя находившиеся в командировках, если сохраняется зарплата не явившиеся по болезни (на весь период листка нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности) находившиеся в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком находившиеся в отпусках (оплачиваемых и за свой счет) получившие день отдыха за выход в выходные или праздничные (нерабочие) дни имевшие выходной день по графику или за переработку рабочего времени принятые временно для замещения отсутствующих сотрудников не явившиеся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей принятые на неполный рабочий день/неделю или на полставки надомники принятые с испытательным сроком сотрудники, имеющие специальные звания повышающие квалификацию или приобретающие новую профессию с отрывом от производства, если сохраняется зарплата направленные временно из других организаций, если на основном рабочем месте не сохраняется зарплата студенты на практике, если они зачислены на рабочие места находящиеся в учебном отпуске, если зарплата сохраняется частично или полностью обучающиеся в образовательных учреждениях и аспирантурах с полным или частичным сохранением заработка студенты, ушедшие в дополнительный отпуск, или поступающие для сдачи экзаменов, без сохранения заработной платы находившиеся в простоях по независящим от них причинам принимавшие участие в забастовках работавшие вахтовым методом иностранцы, находящиеся на территории России совершившие прогулы находившиеся под следствием до решения суда

внешние совместители принятые по договорам гражданско-правового характера подавшие заявление об увольнении и прекратившие деятельность до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации переведённые в другую организацию, если заработная плата на основном месте не сохраняется направленные за границу собственники организаций, не получающие зарплату индивидуальные предприниматели, т.к. они не могут заключить с собой трудовой договор члены кооператива, не заключившие трудовых договоров со своей организацией направленные на обучение с отрывом от производства, получающие стипендию за счет работодателя принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии адвокаты военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы)

Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам. Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1:

• Т-12 – универсальный вариант;
• Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.

При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

• дневное время – Я;
• ночное время – Н;
• сверхурочные часы – С;
• служебная командировка – К;
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
• отпуск по беременности и родам – Р;
• временная нетрудоспособность – Б;
• неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Коротко о калькуляторе для расчета численности и загруженности персонала

Версия 3.0 — логическое продолжение версии 2.0, описание которой можно прочитать в статье Калькулятор для расчета численности 2.0. Новая версия калькулятора с одной стороны, стала проще, с другой стороны, дает пользователю больше возможностей.

С точки зрения методологии работа калькулятора строится на подходе, подробно описанном в статье про 12 принципов расчета численности персонала

Как и все предыдущие версии, калькулятор реализован в виде защищенной от изменений книги MS Excel с несколькими листами.

Для корректной работы калькулятора ячейки, не предназначенные для ввода данных, защищены от изменений.

Что такое штатное расписание организации?

Штатное расписание организации – это документ по утвержденной форме Т-3, который составляется юридическим, либо физическим лицом, имеющим ИП. Данная форма служит рекомендательным документом, но не официальным. Необходимо применение уже унифицированной формы «№ Т-3», так как она включает в себя все нужные данные.

Внутриштатное расписание может быть составлено лицом любого отдела или специалистом, которому будет доверена такая задача. А также менеджерам, отвечающим за отдел маркетинга необходимо пройти обучение SEO маркетинг курсы, для повышения квалификационных знаний, которые помогут научиться правильно, продвигать свою компанию на различных тендерах. Конечно, лучшим вариантом будет лицо – бухгалтер, так как он имеет все документы по учету денежных средств, куда поступали, когда и сколько.

Насколько эффективно сотрудники использую рабочее время: как проконтролировать

Нужно зафиксировать операции, которые сотрудник выполняет в течение рабочего времени и сколько времени он на них тратит. Сделать это можно несколькими методами:

• метод грубой прикидки;
• метод моментных наблюдений;
• фото рабочего дня;
• экспертный метод;
• моментальный и продолжительный хронометраж.

Вывод об оптимальных временных затратах можно сделать путём сравнения показателей всех работников, выполняющих аналогичную работу. Сотрудники не должны работать очень медленно, но и спешка тоже не всегда будет плюсом. Работник может совершать ошибки, исправлять которые придётся его руководителю или коллегам.

Случается, что неэффективно работает весь отдел и это сказывается на всём производственном цикле. Это может появляться в высокой нагрузке на сотрудников, непрофессионализме отдельных работников, некомпетентности руководителя. Причину нужно обязательно установить и устранить. Как выявить и что делать с бесполезными и вредными сотрудниками, .

Трудоемкость по должностям

В третьем разделе калькулятора «Трудоемкость по должностям» необходимо перечислить типовые должности подразделения (типовые — имеющие одинаковый функционал). Для каждой типовой должности требуется указать долю перерывов (не включая время обеда, так как оно не учитывается в норме рабочего времени) и долю ненормируемых операций. Эти параметры определяются по результатам фотографий рабочего времени. Пример разнесения операций на категории нормируемых, ненормируемых и перерывов:

Большая доля ненормируемых операций в отдельных случаях может говорить о низкой эффективности организации работы. Такая работа бывает похожа на постоянное «тушение пожаров» в неразберихе разноплановых задач. Лучшие западные практики для менеджеров — не более 30% ненормируемых операций.

В разделе 3 «Трудоемкость по должностям» также производится округление расчетной численности до целых значений (базово мы не предполагаем ввода неполных ставок). Округление производится по следующему правилу: численность округляется вверх, если после округления загрузка каждой штатной единицы не превысит 115%. То есть целевая численность менее 1,15 штатной единицы округляется до 1, а более 1,15 округляется до 2. Целевая численность менее 2,3 штатной единицы округляется до 2, а более 2,3 – до 3. И так далее. Исходя из этого принципа, любая целевая численность выше семи штатных единиц округляется в меньшую сторону.

Как документально зафиксировать количество сотрудников?

Для того чтобы количество сотрудников было официально зафиксировано и к вам не было претензий ни со стороны налоговых органов, ни от трудовой инспекции, необходимо тщательно и скрупулезно вести соответствующую документацию.

Штатная численность работников — это показатель, который желательно прописать в уставе компании. Однако это необязательное требование. Обычно данный показатель рассчитывается на крупных предприятиях, преимущественно государственных. За этим там строго следят. Наоборот, в коммерческих структурах ему уделяют меньшее значение, что не всегда оправдано. Большинство специалистов склоняются к тому, что проводить данный учет необходимо, даже несмотря на то что сделать это зачастую достаточно сложно.

Что скрывается под понятием “средняя численность”?

Это своего рода отчетность, содержащая сведения обо всех работниках организации, подаваемая в органы государственной власти для прохождения процедуры налогообложения. Информацию о составе персонала своего предприятия должен подавать каждый работодатель, имеющий работников, и каждый индивидуальный предприниматель, даже если у него вообще нет наемных рабочих.

Данные о среднем количестве сотрудников на предприятии дают предпринимателю право на следующие налоговые послабления со стороны государства:

• возможность на практике применить упрощенную процедуру обложения предприятия налогами;
• возможность отдавать в органы государственной власти статистическую отчетность в заметно упрощенном виде;
• льготы по соответствующему НДС на налог на различное имущество и по налогообложению на земельные участки, находящиеся в собственности налогоплательщика;
• определенные налоговые послабления для небольших предприятий в соответствии с практикой обложения налогами организации малого и среднего предпринимательства.

Далее очень важно запомнить всем предпринимателям-налогоплательщикам то, что вся отчетность за прошедший календарный год должна подаваться в строго отведенные сроки. На практике это до 22 января нового наступившего года

После этого срока никакие формы отчетности приниматься уже не станут. Из-за пропущенных сроков организация потеряет возможность получить значительные послабления от государства.

Чтобы правильно рассчитать среднюю численность работников, необходимо провести комплексный анализ кадровой структуры предприятия. В применяемой практике проведения такого анализа число сотрудников отдельно взятого предприятия включает в себя следующие параметры:

• среднюю списочную численность всех работников;
• среднюю численность всех работников, осуществляющих трудовую деятельность, внешние совместители;
• средняя численность всех рабочих, осуществляющих свои действия на основе трудовых договоров.

Организационная составляющая нормирования труда кадровиков

Деятельность работников отдела кадров регламентируется специальным и общим законодательством РФ, их должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях бюджетных учреждений. Поэтому прежде всего нужно, руководствуясь Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих <7> (далее — Квалификационный справочник служащих), разработать или привести в соответствие с его положениями имеющиеся в организации должностные инструкции кадровиков и положение об отделе кадров. Учтите, что должностные инструкции кадровиков целесообразно издавать как отдельный локальный акт, регулирующий права и обязанности отдельных категорий работников отдела кадров. Если же инструкция составляет часть трудового договора, то каждое ее изменение потребует соблюдения правил ст. 72 ТК РФ.

<7> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

К сотрудникам, потенциально связанным с работой по управлению персоналом, в крупных бюджетных учреждениях могут относиться:

• заместитель директора по управлению персоналом;
• начальник отдела кадров;
• начальник отдела подготовки кадров;
• менеджер по персоналу;
• заведующий бюро пропусков;
• специалист по кадрам;
• инженер по подготовке кадров;
• психолог;
• социолог;
• физиолог;
• инспектор по кадрам;
• дежурный бюро пропусков;
• табельщик.

При создании или приведении указанных локальных актов в соответствие с Квалификационным справочником служащих нужно эти документы творчески переработать, оставив в них только те трудовые обязанности, которые должен выполнять отдел кадров исходя из императивных требований законодательства. К обязательным согласно Нормативам численности относятся следующие функции отдела кадров:

• организация и координация работы по подбору и расстановке кадров;
• осуществление персонального учета личного состава, ведение личных дел работников;
• учет, ведение, хранение и выдача трудовых книжек;
• подготовка к утверждению и ведение штатного расписания;
• формирование кадрового резерва для замещения руководящих должностей структурных подразделений;
• консультирование работников по вопросам, относящимся к кадровой службе;
• организация проверки сведений, сообщаемых гражданином при поступлении на работу (в случаях, определенных законом);
• организация и проведение совещаний и семинаров с работниками кадровой службы;
• подготовка трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении, поощрении работников;
• проведение аттестации работников;
• участие в проведении конкурсов на замещение вакантных должностей;
• подготовка необходимых документов и присвоение квалификационных разрядов работникам;
• организация работы по подготовке и переподготовке кадров, повышению квалификации;
• координация работы по подбору и расстановке кадров подведомственных учреждений и организаций;
• обеспечение контроля за соблюдением законодательства РФ, касающегося кадровой политики;
• рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан по вопросам, относящимся к компетенции кадровой службы;
• подготовка материалов и представление к награждению отличившихся работников.

Как в положении об отделе кадров, так и в должностных инструкциях кадровиков должны быть отражены их обязанности, компетенция отдела кадров, и их нужно утвердить у руководителя учреждения.

Следующий этап — подготовка процедуры нормирования численности работников этого структурного подразделения.

Как рассчитать среднесписочную численность (формула)

Чтобы рассчитать среднесписочную численность персонала за календарный год, предварительно необходимо сделать расчет отдельно по каждому месяцу:

Шаг 1. Считаем численность сотрудников, работающих полный рабочий день

Для этого воспользуемся следующей формулой:

Ч_м – сумма средней численности работников за каждый день месяца (то есть необходимо посчитать среднее количество работников за каждый день месяца и сложить);

Д_м – число календарных дней в месяце.

Полученный результат округлять не нужно.

СЧР за выходной или праздничный день принимается равной численности за предшествующий рабочий день.

При расчете средней списочной численности не учитываются:

1. Внешние совместители (сотрудники, у которых основным местом работы является другая организация).
2. Физические лица, работающие по договорам ГПХ (гражданско-правового характера).
3. Женщины в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком.
4. Сотрудники, находящиеся в учебных отпусках без сохранения зарплаты.

Если с работником одновременно заключен и трудовой и гражданско-правовой договор, то его необходимо при расчете учитывать как одного человека.

Сотрудники, работающие неполное рабочее время по инициативе работодателя (испытательный срок и надомники), а также работники, для которых законом установлен сокращенный рабочий день (в том числе инвалиды), при расчете СЧР учитываются как целые единицы.

Шаг 2. Считаем численность сотрудников, которые работали неполный рабочий день

Сотрудники, работающие по трудовому договору неполный день (в том числе те, кто не вышел на работу по причине болезни или служебной командировки), при расчете СЧР учитываются пропорционально отработанному времени.

Делается это по следующей формуле:

Т_общ – общее количество человеко-часов, отработанных этими работниками в отчетном месяце.

Т_рд – продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели установленной в организации. Например, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе этот показатель будет равен 8 часам, при 36-часовой неделе – 7,2 часа, а при 24-часовой неделе – 4,8 часа.

Д_раб – число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Полученный результат округлять не нужно.

Пример. Сотрудник работал на полставки (4 часа) 22 рабочих дня в месяце, при этом продолжительность рабочего дня в организации составляет 8 часов. Средняя численность в этом случае будет равна: 0,5 (88 / 8 / 22).

Шаг 3. Считаем среднюю численность сотрудников за календарный год

Для расчета средней численности сотрудников необходимо сложить показатели численности (Ч₁ и Ч₂) за все месяцы года и разделить полученный результат на 12 месяцев.

Если в итоге получится нецелое число, то его нужно округлить (менее 0,5 отбросить, а 0,5 и более округлить до целой единицы).

Исходные данные

В ООО «Компания» установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя.

В 2019 году с января по ноябрь на основании трудовых договоров работало 15 человек (в декабре их осталось 11, так как 4 человека было уволено по сокращению штата).

На сентябрь и октябрь с 5 новыми работниками были заключены срочные трудовые договоры на неполный рабочий день, согласно которым они работали ежедневно по 4 часа.

На протяжении всего года в организации работало 3 внешних совместителей, которые числятся в списочной численности другой компании.

Заказать кадровое обслуживание от 1С

Расчет среднесписочной численности

В каждом из месяцев (в период с января по ноябрь) среднесписочная численность сотрудников работавших полный день, была равна 15 человек (внешние совместители при расчете не учитываются). За декабрь численность таких работников составляет 11 человек.

Теперь посчитаем среднесписочную численность работников, которые в течение года работали неполный день:

В сентябре и октябре было по 22 рабочих дня, таким образом, численность в каждом из этих месяцев равна:

(4 часа x 5 работников x 22 рабочих дня) / 8 часов / 22 рабочих дня = 2,5

Ниже приведена таблица среднесписочной численности сотрудников за каждый месяц с учетом полученных результатов:

Месяц	Среднесписочная численность	Месяц	Среднесписочная численность
Январь	15	Август	15
Февраль	15	Сентябрь	17,5 (15 + 2,5)
Март	15	Октябрь	17,5 (15 + 2,5)
Апрель	15	Ноябрь	15
Май	15	Декабрь	15
Июнь	15	Итого	181 человек
Июль	15

Таким образом, за 2019 год среднесписочная численность работников равна: 15 человек (181 человек / 12 месяцев).

Укомплектованность кадрами: как считать по формуле

В практике кадровой работы под укомплектованностью кадрами понимают наличие сотрудников на каждой должности и штатной единице, фигурирующих в штатном расписании. Полная укомплектованность предприятия кадрами означает, что вакантных штатных единиц нет. В этом случае укомплектованность кадрами равна 100%, а коэффициент укомплектованности — единице. Как более наглядный показатель используется процент укомплектованности кадрами.

Формула расчета нормативной численности

Н = V : (Фрв × Впл × Квн) где:

• V — плановый объем работ;
• Фрв — фонд рабочего времени на планируемый период;
• Впл — плановая выработка на сотрудника;
• Квн — плановый коэффициент выполнения норм.

Расчёт можно проводить как в целом по организации, так и по отдельным её структурным подразделениям, должностям, специальностям, профессиям, выполняемым функциям.

Пример расчёта нормативной численности сотрудников

В отделе продаж организации «Альфа», производящей фланцы, работает 15 сотрудников. Генеральный директор решил проверить оптимальность численности. Задача по определению возможности сокращения штата отдела была возложена на директора по персоналу.

Для расчёта нормативной численности HR использовал формулу Н = V: (Фрв × Впл × Квн), где:

1. V — 1 264 710 000 руб.;
2. Фрв — 1803 часа;
3. Впл — плановая выработка 66 699 руб, фактическая выработка 60 305 руб.;
4. Квн — 66 699 руб.: 60 305 руб. = 1,11.

Итог: Н = 1 264 710 000 руб.: (1803 ч × 66 699 руб. × 1,11) = 9 человек.

Цифра показала, что штат отдела необоснованно велик и его необходимо сократить.

Укомплектованность кадрами: формула для расчёта численности персонала на основе данных нормирования

Укомплектованность штата: формула расчёта дефицита кадров

Шч = Оз : Нф х Кн, где:

• Шч — штатная численность;
• Оз — общие затраты на объем работы за год, час;
• Нф — нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, час;
• Кн — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы сотрудников во время отпуска, болезни.

Пример расчёта дефицита кадров

В структурном подразделении полная укомплектованность кадрами — в общей сложности трудоустроено 100 человек. HR решил рассчитать дефицит кадров, который вызван отсутствием сотрудников по причине болезни и отпусков. За расчётный период он взял 12 месяцев. Руководитель использовал формулу Шч = Оз : Нф х Кн, где:

• Оз — 202300 часов за год;
• Нф — 2023 часа за год;
• Кн —% (Шч : Срч × 100%).

Итог: Шч = 202300 : 2023 х 4% = 4 человека.

Так как отсутствие 4 человек никак не сказывается на работе, было принято решение не расширять штат.

Формула расчёта укомплектованности кадрами в процентах

Qs = Шч : Срч × 100 (%), где

• Qs — укомплектованность кадрами в процентах;
• Шч — штатная численность или требуемое количество персонала по штатному расписанию или ресурсному плану;
• Срч — средняя численность персонала за отчетный период

Пример расчёта укомплектованности кадрами

В штатная численность сотрудников — 270 человек, фактически работает только 247 из них. HR решил посчитать укомплектованность кадрами по формуле Qs = Шч : Срч × 100 %, где:

• Шч — 270 человек;
• Срч — 247 человек.

Итог: Qs = 270 : 247 х 100% = 1,093%.

Вышел высокий процент укомплектованности кадрами. Формула показала, не хватает всего 1,093% от штатной численности. Затем HR выяснил, сказывается ли это на количестве продаваемых товаров и услуг. Для этого менеджер сравнил показатели за несколько периодов. Разница оказалась несущественной.

Коэффициент укомплектованности кадрами: формула расчёта

Для расчёта коэффициента укомплектованности кадрами используют упрощённую формулу:

Qk = Шч : Срч, где

• Qk — коэффициент укомплектованности кадрами;
• Шч — штатная численность или требуемое количество персонала по штатному расписанию или ресурсному плану;
• Срч — средняя численность персонала за отчетный период.

Если вы обнаружили низкий коэффициент — проведите пульс-опрос, чтобы установить проблемы и устранить их. Как правило, люди недовольны банальными вещами, которые вы в силах исправить с минимальными потерями для организации.

Как подготовиться к пульс-опросу, чтобы установить причину низкого коэффициента укомплектованности штата

Смотрите анкеты для опроса в журнале