Топ 20 лучших техник тайм-менеджмента в 2021 году

Спланировать день: метод ALPEN

Метод придумал немецкий экономист Лотар Зайверт. Каждая буква в аббревиатуре ALPEN на немецком означает важный шаг в системе:

• A (Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren) — запись задач, встреч и мероприятий;
• L (Länge schätzen) — установка тайминга для каждого дела;
• P (Pufferzeiten einplanen) — установка резервного времени;
• E (Entscheidungen treffen) — принятие решений;
• N (Nachkontrolle) — контроль.

В начале дня вы составляете список задач, а затем отмечаете, сколько времени потребуется на каждую. После выделяете на работу 60% времени — остальное тратится на общение, отдых и незапланированные дела.

Расставляйте приоритеты: что-то можно отложить, что-то делегировать. В конце дня оценивайте, насколько продуктивно поработали, вносите правки в план и перемещайте невыполненные задачи на следующий день. Если откладываете задачу несколько дней, повышайте ее приоритет или отказывайтесь от нее.

Готовимся к переговорам

Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

1. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
2. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
3. Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения.
4. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
5. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
6. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.

Планируйте меню

Лучше всего заниматься этим важным (и творческим) делом в выходные, тщательно продумывая блюда на предстоящую неделю: это длительный процесс, и вы сможете в спокойной обстановке расписать все варианты меню в лучшем виде

Кроме того, важно учесть, какие продукты вам понадобятся: при их отсутствии у вас будет время на поход в магазин, что не так легко сделать в будни. Если у вас нет  времени на такую роскошь, как рассуждения о кулинарных изысках, создайте общий план с несколькими блюдами и чередуйте их по дням

Так вы, по крайней мере, не будете кормить вашу семью одними макаронами целую неделю.

Секрет 1: Память часто подводит, так что верить ей нельзя

Есть такой человек с феноменальной памятью Константин Дудин. Он может за несколько минут запомнить 25 любых слогов и повторить их в любом порядке. Так вот, если у вас такой сверхспособности нет, нужно устанавливать полезные приложения и заносить туда текущие задачи.

Для этого вам не нужен последний iPhone. Начните с обычного календаря, он есть на любом смартфоне. Лично я выделяю задачи четырьмя цветами.

1. Зеленым отмечаю звонки.
2. Красный у меня для пометки встреч.
3. Общие задачи отмечаю синим.
4. Желтый цвет означает, что это дело я делегировал.

Как составляю саму заметку: если это звонок или встреча, указываю имя, компанию и повод, а если это общая задача – просто кратко описываю ее. Рекомендую вам делать так же. Когда дела распланированы, вы не теряете ни минуты, да и работаете быстрее. Длинный список перед глазами, и надо все успеть. Планируйте, потому что «Жить жизнью не имея плана, это все равно что смотреть телевизор, когда пульт находится в чужих руках» (Питер Турла).    

Эффективные правила тайм-менеджмента

Существуют разнообразные подходы к проблеме управления временем. Эксперты выделяют следующие типы time-management:

• Персональный. Нацелен на личный рост, саморазвитие, правильную и плодотворную организацию дня.
• Социальный. Направлен на улучшение межличностных отношений или распоряжения временем для группы лиц, к примеру, в офисе либо компании.
• Профессиональный. Помогает разумно распределять обязанности между сотрудниками.

Задавшись целью преуспеть в тайм-менеджменте необходимо четко понимать, каком именно для подбора верных инструментов и методов.

Эффективный тайм-менеджмент

Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского  – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

Каждый день с утра составлять список дел.
Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни. Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Сохранить вдохновение надолго: метод «Автофокус»

Эксперт в области производительности Марк Форстер адресовал «Автофокус» творческим людям, которым ненавистны скучные дела.

Он предлагает завести линованный блокнот и записать на первой странице все задачи, которые приходят в голову. После быстро пробежаться по списку, а затем сделать это медленно и вдумчиво, чтобы найти задачу, которую хочется решить больше всего. Форстер советует заниматься ей столько, сколько хотите. Если интерес пропал, а дело осталось невыполненным, вычеркните его из списка и допишите — внизу.

В идеале нужно работать с первой страницей, пока все дела не будут вычеркнуты. Но, если какие-то задачи выполнять не хочется, оставьте их и переходите к следующей странице — с новым списком дел. Когда блокнот закончится, вернитесь к началу и возьмитесь за невыполненные задачи.

Некоторые дела, например проверку электронной почты, нельзя откладывать. Для них Форстер рекомендует завести отдельный блокнот, а дальше действовать по той же схеме.

Этот метод сочетает системный подход к делу с интуитивным. Интуиция помогает сделать подходящий выбор и не тратить часы на прокрастинацию.

«Хронометраж»

Кто придумал: Глеб Архангельский, автор книг по тайм-менеджменту, основатель компании «Организация времени».

В чём заключается

Первый этап. На первом этапе хронометража ваша задача — узнать, на что же тратится ваше время. Для этого раз в 1-2 часа записываете всё, что делаете и сколько времени на это тратите. Автор рекомендует делать записи в тетрадке или блокноте, чтобы не быть привязанным к компьютеру. Дела, которые занимают меньше 2-3 минут, можно не записывать.

Первый этап длится несколько недель, возможно пару месяцев

Важно, чтобы за это время у вас сложилась полная картина, на что тратится ваше время

В это время вы не предпринимаете никаких активных действий. Сейчас что-то кардинально поменять всё равно не выйдет, так что постарайтесь абстрагироваться и посмотреть на картину со стороны.

Второй этап. Теперь в дневнике нужно также отмечать, насколько эффективно вы потратили какой-либо отрезок времени. Например:

• время потрачено эффективно;
• время потрачено с пользой, но не оптимально;
• бесполезная трата времени — и так далее.

Теперь, ориентируясь на эти оценки, действуйте: постарайтесь увеличить промежутки, когда время тратится эффективно, и сократить пустые временные траты.

Теперь вы научитесь автоматически, без записи и анализа оценивать, тратите ли время с пользой или впустую — и корректировать своё поведение.

Кому подходит: тем, кто под вечер осознаёт, что ничего не успел, и не понимает, на что ушло время.

Определение

Термин “тайм-менеджмент” происходит от двух английских слов time и manage, что означает буквально “управление временем”. Изначально этим определением называли организацию рабочего процесса на предприятиях. Затем уже понятие перекочевало в повседневный обиход вместе с основными принципами и подходами. Сегодня без него не обходится ни один тренинг по личной эффективности.

Тайм-менеджмент – это набор специальных методов, техник, приемов, которые помогают увеличить продуктивность с помощью правильной организации времени. Внедрив их в свою жизнь, человек становится более эффективным и начинает больше успевать. Его техники универсальны и подходят как для мужчин, так и для женщин.

В основе тайм-менеджмента лежат знания о психологии человека. Богатый опыт исследований позволил выявить объективные закономерности в психике людей, которые определяют их продуктивность.

Например, ученые выяснили, что максимальное время сосредоточения на одной задаче без перерыва – 90 минут. Затем мозг начинает непроизвольно переключаться. Это знание легло в основу нескольких законов и принципов тайм-менеджмента.

Сегодня кафедры тайм-менеджмента есть в нескольких российских вузах. Появилась даже новая профессия – тайм-менеджер. Это специалист, который помогает людям максимально эффективно организовывать деятельность, учитывая их психологические особенности. Клиентами тайм-менеджеров чаще всего становятся руководители крупных фирм, желающие оптимизировать рабочий процесс и повысить продуктивность труда.

Zero Inbox

«Входящие» всегда должны оставаться пустыми. И речь идет не только о почте, но и об информации и неразобранных задачах. Да-да, именно это существенно облегчит вашу жизнь. Ежедневно разбирайте все поставленные задачи и «Входящие» — решите, что с ними делать: решить, отложить, передать кому-то или удалить.

Не останавливайтесь, пока папка не станет пустой. Техника больше всего подходит тем, кто постоянно сидит в почте/документации или ощущает, что у него каждый день скапливается довольно много информации и задач, с которыми неясно что делать. В свою очередь, Мерлин Манн использовал этот метод для работы с почтой.

Привлеките помощников

Это только кажется, что ваши домочадцы ничего не умеют делать на кухне. На самом деле все они лишь коварно маскируются, так что пора положить этому конец! Основное правило совместной готовки – «разделяй и властвуй». Иными словами, не стоит говорить:«Дети, порежьте салат!» — результат вас явно не устроит, да и грязи будет больше, чем пользы. Озвучивайте пожелания четче:«Ты, поваренок, режешь лук, а ты, второй поваренок, мешаешь суп». Муж пусть займется разделкой и нарезкой мяса – он явно справится с этим лучше, чем вы. В итоге все при деле, а вы можете тихонько выпить чашечку кофе! Ну разве не семейная идиллия?

Как достигать своих целей с помощью тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент достижения ваших целей. У многих людей эти цели — финансовые, для других на первом месте стоит самореализация, у третьих — личное счастье. Каждому человеку хочется чувствовать себя счастливым — какое бы значение он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынужденно живут в состоянии “белки в колесе”, когда за сотнями незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и невосполнимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование своего дня помогут справиться с этой проблемой. Если вы хотите большего на пути к своей мечте, если вам актуально понять свою ценность и научиться привлекать в свою жизнь богатство и успех, приходите на бесплатный мастер-класс “Формула изобилия” от Павла Колесова.

Секрет 5: Полезные привычки

Еще один секрет, который поможет вам сэкономить время – полезные привычки. На их формирование уйдет какое-то время, зато в будущем они будут вас выручать, как карта заблудившегося путешественника. Итак, раскрываю 5 привычек.

1. Делать два дела параллельно. Например: отвечать клиентам, пока едете в общественном транспорте, чистить картошку или перебирать шкаф, пока звоните другу.
2. Освоить метод слепой печати. Я в свое время купил клавиатуру, где не было русских букв, чтобы подглядывать было некуда. Вы можете сделать даже проще: приобрести силиконовую накладку без букв. Да, сначала будете печатать медленнее, однако потом привыкнете, и скорость печати увеличится раза в два.
3. Спать около 8 часов. Если поспите 5, не будет хватать энергии. А 10 уже перебор, по данным Института медицинских наук и технологий Килского университета, длительный сон увеличивает риск сердечно-сосудистых заболеваний.
4. Заниматься спортом хотя бы 20 минут в день. Если вы будете в тонусе, ум будет ясней, и вы сможете выполнять задачи быстрее.
5. Постоянно обучаться. Практически в любой профессии есть фишки, которые ускоряют рабочий процесс. Изучайте их, узнавайте новое и становитесь быстрее.

Секреты я раскрыл. Теперь ваш выход. Начинайте использовать советы из этой статьи, и увидите, как ваша жизнь и мир вокруг изменятся. Действуйте!

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 15 апреля 2019

2-й совет тайм менеджмента. Мотивация

Не зря говорят, что человеку достаточно ответить на вопрос ЗАЧЕМ?, а ответ на вопрос КАК? придет сам собой.  

Сегодня я предлагаю подумать над тем, зачем вам нужен тайм менеджмент

Только не нужно отписыватьсястандартными фразами типа: у меня будет больше денег или я буду более эффективным))) Подумайте, а что же такого, что вам действительно важно, вы сможете получить, используя техники тайм менеджмента

Еще раз хочу сказать, что тайм менеджмент – это всего лишь инструмент, а не самоцель

Точно так же лопата может быть прекрасным инструментом при создании красивого сада, но важно всегда помнить, что вы используете лопату не для ого, чтобы эффективнее и больше копать, а для того, чтобы вырастить сад

Используя все техники тайм менеджмента, о которых я уже рассказал и о которых речь пойдет далее, вы сможете свободить минимум 1-2 часа в день.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига “Время”, которая публиковала статьи в газетах под названием “Борьба за время”. В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кого Дэн Кеннеди называет времясосущими вампирами?

Это люди, которые вас поджидают на каждом углу и пытаются высосать ваше время. Дэн Кеннеди выделяет несколько основных типов вампиров:

Господин «Естьминутка». Эти люди всегда приходят именно в тот момент, когда вы занимаетесь чем-то важным, и эта минутка растягивается иногда на часы. Перестаньте с таким человеком любезничать, иначе он не отвяжется. Он делает вид, что не понимает, что отбирает время. На самом деле ему наплевать на то, чем вы занимаетесь, и он не ценит ваше время. Будьте непреклонны и «отшивайте» человека, который не заслуживает вашего внимания.

Господин «Совещание»

Посовещаться – это отличный способ показать свою важность и уйти от ответственности и принятия самостоятельных решений. Подумайте, нужен ли вам такой человек? Какими методами можно решить вопросы без совещания? Если без совещания не обойтись, подготовьте краткий отчет о поднимаемых вопросах, никакого чая, назначьте совещание на конец рабочего дня, чтоб всем хотелось домой

 Как запасной план, попросите кого-то вам позвонить и срочно удалиться по важным делам с совещания.

Господин «Ерунда» — такой вид вампира, который не различает важные дела от ерундовых. Они постоянно вас отвлекают, чтоб вы помогли решить им их пустяковые дела. К этой категории относятся люди, которые неадекватно и эмоционально реагируют на любую сложность. Им главное вовлечь вас в свою трагедию. Для борьбы с ними, важно перехватить инициативу на себя и рассказать ему свою душещипательную историю из жизни.

Разных видов вампиров, которые забирают очень много вашего время. Главное, научиться с ними справляться и понять, что их привлекает именно к вам. Они будут с вас пить столько крови, сколько вы им сами позволите. Не растрачивайте свое время на тех, кому безразлично ваше время, кто не умеет самостоятельно справляться с трудностями, принимать решения и руководить своей жизнью. Вы никогда не станете для всех хорошим, да и не надо.

История тайм-менеджмента

Научный подход к процессу организации времени нельзя назвать новым, ведь история его возникновения уходит в далёкое прошлое. Сенека – великий философ и мыслитель, который жил более 2000 лет назад в Древнем Риме предложил ввести политику разделения времени: на то, которое было потрачено с какой-то пользой и совершенно бесполезное. Сенека решил ежедневно фиксировать в письменном виде, на что конкретно он тратил большую часть своего времени и мыслитель выделил особый термин – заполненности. То есть, это особый период времени, который он потратил с пользой для себя. Его записи легли в основу понятия «личная эффективность», оно актуально по сей день. Писатель и учёный Альберти, уроженец Италии и представитель 15 века говорил о том, что те люди, которые научились управлять своим временем с пользой всегда и во всём будут успешными.

Он выделил два правила, которыми стоит руководствоваться:

Ежедневно с самого раннего утра составлять список дел.
Дела расставлять в списке по уменьшению их важности.

Эти принципы так бы и остались теорией, если бы в конце 80-х годов прошлого века тема не стала постепенно переходить от теории к заветной практике. Необходимо научиться управлять временем каждому человеку, начальникам и подчиненным. Люди должны правильно рассчитывать собственными активами, благодаря которым можно смело наслаждаться жизнью во всех её проявлениях. Однако тут есть одно «но», ведь, по сути, тайм-менеджмент нужен далеко не всем, не правда ли? Многие люди просто стремятся «убить время» и тогда можно смело назвать тайм-менеджмент неактуальной дисциплиной, но лишь для этого человека

Очень важно разобраться в себе и определиться, на самом ли деле вам не хватает времени и куда бы вам очень хотелось деть свободные минутки, дни и недели, когда они появятся

Основные части тайм-менеджмента:

• строгий контроль времени;
• процесс оптимизации временных ресурсов;
• планирование;
• мотивация.

Очень важно научиться управлять временем правильно, и это необходимо не только для рабочего процесса, но и для жизни в целом. Люди, которые сумели постигнуть это великое искусство, успешны не только в личной, но и в профессиональной жизни

Благодаря эффективному тайм-менеджменту есть возможность осмыслить каждый свой поступок, рассматривая его с точки зрения целесообразности и в дальнейшем как часть самосовершенствования.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование должно устойчиво войти в повседневную жизнь. Заранее составленный список пошаговых действий увеличивает продуктивность работы на 25-30%.

Удобнее всего заниматься планированием вечером перед сном. На утро в голове уже сложится представление о предстоящих задачах.

Простая техника планирования: матрица Эйзенхауэра. Список дел на предстоящий день разделяется на четыре категории и выполняется в следующем порядке:

Важно, но не срочно

Такие дела часто переносятся изо дня в день, но чаще всего именно они способствуют развитию и достижению намеченных горизонтов. Дела, относящиеся к этой категории,  выполняются при первой возможности, сразу после предыдущего списка. Это само планирование, обучение и внедрение изменений в жизнь. Не стоит забывать также про заботу о своём здоровье, отношения с родственниками и друзьями.

Срочно, но не важно

Рутинные дела, отнимающие слишком много времени. Задайте себе вопрос: «Что я могу сделать сегодня, чтобы делегировать эти задачи завтра?» Стоит попросить помощи у близких или обратиться за услугами в специализированную службу (клининговая компания, химчистка, доставка еды). Рутинные рабочие обязанности можно перепоручить подчинённым и фрилансерам.

Долгий ящик

Зачем расходовать драгоценное время на неважные и несрочные задачи? При осознанном подходе к управлению временем от дел, попадающих под это определение, нужно отказаться совсем. Однако, если все задачи из предыдущих списков уже выполнены, можно дополнительно сделать что-либо и из этого раздела.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты

Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами

Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи

Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом

Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя

Zero Inbox

Кто придумал: Мерлин Манн, американский писатель и блогер.

В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Не прекращайте это занятие, пока не закончите.

Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.

Система 4D

Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.

В чём заключается: 4D — метод для тех, кто не знает, как таки взяться за свои задачи. К каждому делу можно применить одно из четырёх действий, а именно:

• Do (сделать). Важные задачи, которые нужно сделать вам лично, их нельзя выбросить или передать.
• Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то (коллеге, помощнику, секретарю), если у вас нет времени выполнить задачу самому.
• Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или же неактуальны. От них стоит попросту отказаться.
• Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Однако, откладывая дело, чётко задайте срок, когда вы к нему приступите.

Выбирайте любую задачу из своего списка — и сделайте с ней одно из этих действий. Потом переходите к следующей.

Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел, если вы уже не понимаете, что с ним делать. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда заниматься тем или иным делом.