Типы письма

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма,  выделяется 4части:

• тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
• обращение к получателю;
• основная часть;
• перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
2. О подготовке годового отчета.
3. Предоставление статистических данных.
4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки	Тип адресата
Предоставляем	Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя:  ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем	Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем	Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

• информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
• действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
• сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

• наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
• чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые  получателю

Важно ничего не пропустить, и указать все документы

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений. Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать  сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Виды почтовых отправлений Почты России

Виды писем:

• Простое письмо — В отличие от заказного и ценного не имеет трек номера для отслеживания. Доставляется в почтовый ящик получателя.
• Заказное письмо — имеет трек номер для отслеживания. Вручается под роспись получателя.
• Заказное письмо 1 класса — заказное письмо, доставляемое авиапочтой.
• Ценное письмо — при отправке такого письма, вы можете указать его ценность. В случае утери или повержения вам возместят указанную сумму (полностью или частично). Также имеет трек номер и вручается под роспись получателя.
• Ценное письмо 1 класса — ценное письмо доставляемое авиапочтой.
• Экспресс-письмо EMS — доставка письма курьером. Отслеживается.

Виды писем

Все письма (кроме 1 класса) имеют следующие ограничения:

Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6)	229 × 324 мм (формат C4)	По РФ — 100 г За границу — 2 кг

Письма 1 класса имеют следующие ограничения:

Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
114 × 162 мм (формат C6)	250 × 353 мм (формат B4)	500 г

Доставляются письма 1 класса только по России.

Отследить отправления Почты России можно тут- https://ali-guide.ru/pochta-rossii-otslezhivanie-pochtovyh-otpravlenij/

Виды бандеролей

• Простая бандероль — почтовое отправление с бумажной продукцией и печатными изданиями, крупнее и тяжелее письма.
• Заказная бандероль — регистрируемое отправление. Отслеживается и вручается под роспись.
• Заказная бандероль 1 класса  — доставка бандероли авиапочтой. Отслеживается.
• Ценная бандероль — Бандероль с объявленной ценностью, которую вам возместят в случае ее утери или повреждения. Ценность такой бандероли не может превышать 10 000 рублей. Отслеживается.
• Ценная бандероль 1 класса — отправка ценной бандероли авиапочтой. При этом ее ценность может достигать 20 000 рублей. Отслеживается.

Простая, заказная и ценная бандероль имеют следующие ограничения:

Бандероли первого класса:

Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
11 × 19 см	Сумма трех измерений (длина, ширина и высота) — 70 см Длина — 36 см	2,5 кг

Виды посылок почты России:

• Мелкий пакет — небольшая посылка за границу с небьющимися предметами. Не отслеживается.
• Заказной мелкий пакет — мелкий пакет с трек номером для отслеживания.

Ограничения для посылок типа «Мелкий пакет» :

Формат	Минимальный размер	Максимальный размер	Максимальный вес
	Хотя бы одна сторона — не меньше 105 × 148 мм, чтобы на нее можно было нанести адресный ярлык.	Сумма трех измерений (длина, ширина и высота) — 90 см Длина — 60 см	2 кг
	Сумма длины и двойного диаметра — 17 см Длина — 10 см	Сумма длины и двойного диаметра — 104 см Длина — 90 см	2 кг

Посылка — Отправка вещей до 20 кг, как по России так и за границу. Имеют трек номера для отслеживания.

Ограничения для посылок при отправке по России:

Вид отправления	Максимальный размер
Посылка до 10 кг	53 × 38 × 26,5 см.
Посылка до 20 кг	Cумма измерений трех сторон не более 300 см.

При этом за отправку тяжелых и крупногабаритных посылок к стоимости отправления прибавляется наценка в 40% за вес или размер.

Ограничения для посылок при отправке за границу:

Размеры	Вес
Минимальный: 11 × 22 см или 11,4 × 16,2 см Максимальный: Любое измерение — не более 105 см	До 20 кг

• Ценная посылка — посылка с объявленной ценностью, которую вам возместят в случае порчи или утери. Ограничения при отправке такие же, что и для простых посылок. Отслеживается.
• Экспресс-посылка EMS — отправка посылки курьером. Отслеживается.

Ограничения:

• Вес: до 31,5 кг — по России, до 20 кг — в Австралию, Англию, Аргентину, на Арубу, в Бахрейн, на Бермудские о-ва, в Вануату, Гайану, Гибралтар, на Доминику, в Израиль, Испанию, Казахстан, Малави, Монголию, Мьянму, Новую Каледонию, Польшу, Сирию, Суринам, Тринидад и Тобаго, на Украину, в Экваториальную Гвинею, до 10 кг — в Гамбию, на Каймановы о-ва, Кубу, Теркс и Кайкос, до 30 кг — в остальные страны.
• Сумма длины и периметра наибольшей стороны – не более 300 см
• Длина, ширина, высота  – не более 150 см

Составление претензионного письма

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства. В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав. Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

1. Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
2. Суть претензии должна быть выражена предельно четко.
3. Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

• реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
• полная информация об адресате;
• описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
• ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
• конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
• последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу

Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

Общие требования ко всем письмам

При составлении официального послания следует придерживаться определенных норм и стандартов. В такого рода корреспонденции нужно обязательно использовать только вежливую форму обращения к адресату, излагать основные мысли необходимо коротко, емко, строго по делу (не забывая о том, что человек не всегда готов тратить на прочтение письма много времени).

Если текст послания слишком длинный и содержит много разнообразной информации, его надо поделить на абзацы, а при необходимости – еще и на отдельные пункты, не забывая при этом делать смысловые акценты. Можно выделять какие-то мысли размером или цветом шрифта (если письмо печатается на компьютере) или подчеркиванием (если письмо пишется от руки).

Самую важную часть письма следует писать в начале или конце – в этом случае она лучше запоминается.

Реквизиты

Залог правильного оформления служебного письма – это указание на формуляре необходимого объема контактной информации, позволяющей идентифицировать бюджетную организацию или коммерческую структуру. Фирменный бланк должен содержать:

• наименование/организационно-правовую форму юрлица
• справочные сведения (местонахождение, ИНН/КПП, расчетный счет в банке, номера телефонов, факса, адрес электронной почты)

В левом верхнем углу формуляра фиксируется исходящий номер и дата составления документа.

Структурно документ состоит из мотивировочной части (излагаются причины составления документа), основной части (изложение просьбы, аргументация позиции) и заключения (констатируется согласие или отказ).

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

• правдивость;
• емкость и краткость;
• отсутствие грубых выражений;
• подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
• полные названия и термины (сокращения не допускаются);
• отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ

Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Как отправить письмо

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати. Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Порядок изложения

Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения. Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа

Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.
Основная

Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.

После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый». Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

1. Цель составления

Сопроводительное  письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

• кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
• определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
• указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
• при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
• довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

Общие сведения

Определения

Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие. В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.

СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5.

На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе. Дата на письме пишется та, когда его подписали.

https://youtube.com/watch?v=YtZ4NRMinno

Правила оформления и рекомендации по составлению

Письмо составляется согласно определенной схеме.

1. Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.
2. После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
3. Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.

Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений. Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу.

Цель служебного письма

Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы. Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию.

Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать. Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.

Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.

СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.

Распространённые ошибки

Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение. Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.
Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме

При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.
«Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их

«Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
Точка после подписи. В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.

Как написать сопроводительное письмо в 2021 году

При отправке сопроводительного письма электронным способом, к нему нужно будет прикрепить отсканированные документы в формате *.pdf.

Составляя сопровождающее письмо необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Краткость
2. Конкретность.
3. Содержательность.
4. Убедительность и уверенность изложенном тексте.
5. Грамотность.

Структура документа

Сопровождающее письмо обладает простой структурой, состоящей из 3-х разделов:

1. Приветствие.
2. Основной раздел.
3. Заключительная часть.

Приветствие.

Раздел относиться к важному моменту, так как вряд ли адресату будет приятно читать письмо без наличия приветствия. Поэтому, перед оформлением письма, надо будет выяснить сведения об имени и отчестве адресата

Начало оформления письма можно осуществлять с приветственной фразы: – «Здравствуйте, Иван Петрович» или ««Уважаемый Иван Петрович».

При отсутствии информации об адресате можно ограничиться следующим приветствием: -«Уважаемый менеджер по подбору вакансии фирмы «N»», или простым приветствием «Здравствуйте!»

Основной раздел.

Здесь отображается текст письма. Поэтому, при заполнении данного раздела можно включить следующую информацию, например, для резюме:

• Изложение мотивации для получения вакансии, высказывание интереса в общении с работодателем.
• Подтверждение наличия у соискателя требуемого опыта и компетентности, или убеждение работодателя в достижении успехов именно в этой фирме и на предлагаемой должности.
• Краткое отображение успехов.
• Личные качества соискателя, позволяющие показать эффективность работы на предлагаемой вакансии, при этом, убеждение работодателя в своей полезности.

При составлении сопровождающего письма партнеру или в другие ведомства, в основном разделе отображается кратко его содержание, например, «При этом отправляем документы для …».

Заключительная часть.

• При завершении оформления письма надо будет выразить уважение адресату, с правильным отображением Ф.И.О отправителя и его контактов.
• Важным моментом, при отправке резюме, будет, если соискатель выразит готовность к собеседованию в удобный день для работодателя, при этом не надо быть назойливым и не выпрашивать встречу.
• И конечно, нужно будет составленное письмо подписать.

Немного об объеме послания. Письмо должно быть кратким не больше одной страницы. Менеджер, просматривающий множество входящей корреспонденции не будет перечитывать многостраничные монологи соискателя. В письме должна быть лаконично и в то же время, объемно отображена суть сопровождающего письма.

https://youtube.com/watch?v=TLPgsts1AAQ

(Альтернативное видео: “О чем нельзя писать в резюме”)

О чем писать возможному работодателю

В содержании послания должно быть изложено в дружелюбном тоне, причина заинтересованности соискателя в объявленной вакансии, с объяснением мотивов и демонстрации выгоды в обоюдном сотрудничестве. Вступительную часть нужно так изложить, чтобы работодатель дочитал письмо до конца и обязательно приступил к немедленному изучению резюме.

Здесь нужно лаконично описать свою профессиональную деятельность. При этом, нельзя отображать мельчайшие подробности. Излишняя информация вынудит работодателя анализировать слишком огромный объём материала, в результате чего у него пропадет желание изучать резюме.

Надо отображать профессиональные навыки таким образом, чтобы они совпадали с требованиями к объявленной вакансии

Важно выделить себя в глазах работодателя, с получением приглашения на беседу

Пример текста сопроводительного письма

Сопровождающее письмо к резюме может иметь следующий вид:

Сопровождающее письмо может иметь и более краткий вид, к примеру:

Отправляя сопровождающее послание с прикрепленным резюме, соискатель повышает свои шансы – быть выделенным среди конкурентов на замещение вакансии.

Виды писем

Есть несколько разных типов писем:

• Аудио письмо
• Деловое письмо
• Прекратить и воздержаться от письма
• Письмо счастья
• Сопроводительное письмо
• Перекрещенное письмо
• Дорогой Джон письмо
• Послание
• Форма письма
• Ненавижу почту
• Гибридная почта (полуэлектронная доставка)
• Неформальное письмо
• Официальное письмо
• Верительная грамота
• Письмо о намерениях
• Рекомендательное письмо
• Каперское письмо
• Заявление об отставке
• Благодарственное письмо
• Письмо редактору
• Письма патента
• Любовное письмо
• Письмо-жалоба
• Национальное письмо о намерениях
• Открой письмо
• Письмо от ядовитой ручки
• Письмо-запрос
• Рекомендательное письмо и тесно связанное с ним рекомендательное письмо о приеме на работу
  
• Письмо о продаже

Личные письма

Формы писем

Формы (соответствия) писем обычно следовали традиционным нормам времени и мест, где происходила переписка. Такие аспекты, как место размещения элементов ( приветствие , тело письма, прощание / закрытие, адрес отправителя, адрес получателя, дата и т. Д.), Были в некоторой степени стандартизованы, хотя и обычно гибки на практике. Форма часто менялась в зависимости от . Однако для любого вида факторы стоимости — такие как то, что каждый лист / лист бумаги стоит денег на покупку и , а также факт того, накладывают ограничения на формы писем, которые варьировалась от незначительной в некоторые времена и в некоторых местах до критической в ​​другие. Эти факторы стоимости повлияли на нормы о том, следует ли писать на обеих сторонах листа, пересекать ли лист линиями, написанными в обоих направлениях (по горизонтали и вертикали), допускать ли поля и насколько они большие или маленькие, сколько нужно сокращайте , чтобы сэкономить место, и будет ли иметь отдельный конверт и , таким образом , как складывать буквы и где на листе поставить адреса.

Деловые энциклопедии и учебники XIX и XX веков показывают, что бизнесмены тех эпох иногда доводили стандартизацию форм деловых писем до крайностей. От машинисток требовалось следовать десяткам или сотням правил размещения и размеров элементов, некоторые из которых были довольно произвольными и даже контрпродуктивными (расточительно дорогими) строгостью. Однако попытка стандартизации (о том, где размещать информацию и как ее представлять) действительно имела различные веские причины, поскольку в некоторых отношениях она предвосхищала концепцию нормализации данных , помогая с обширным ручным индексированием, каталогизацией и архивацией, которые характеризовали то сотрудник канцелярии обязанности эпохи.

Криптография иногда играла роль в письмах в прошлые века, поскольку корреспонденты использовали ранее согласованный код, чтобы попытаться защитить открытый текст от понимания посторонних глаз во время передачи письма. Это может быть сделано в деловых письмах, чтобы уменьшить шпионаж со стороны конкурентов в отношении цен и методов, и в личных письмах, чтобы попытаться избежать почтовой цензуры (либо либо авторитарных цензоров мирного времени ) или сплетен горожан. Он может быть либо в загадочной форме (например, «AEDFX GHSTR HTFXV»), либо в обманчиво читаемой форме (например, «собака будет бежать на закате, если не пойдут дожди»). По стандартам современной цифровой прикладной криптографии безопасность часто была не особенно высокой (то есть взлом кода не всегда была сложной задачей), но обычно она была достаточно высокой, чтобы удовлетворить требования контекста (то есть степень риска и вероятность или ставки любых попыток взлома кода).

На протяжении веков лексика сокращений, метонимических кратких форм и традиционных прощальных слов развивалась для частого использования в письмах. Например, «ваше 12 » означает «ваше письмо от 12-го числа этого месяца»; «до» означало « то же самое »; и такие формы, как «Yr Obdt Srvt» для «Ваш послушный слуга», были обычным явлением.