Акт сверки взаиморасчетов

Порядок проведения сверки

Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:

• подтверждает сальдо;
• составляет акт разногласий;
• игнорирует предлагаемую сверку.

Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.

Списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно, без проведения взаимозачета между контрагентами нельзя! Исключение – списание безнадежных долгов по истечении срока исковой давности.

Как составить заявление

Заявление можно написать в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует. Сформировать документ можно на фирменном бланке организации.

Что должно быть указано в заявлении:

1. Адресат заявления — территориальное представительство ФНС.
2. Отправитель заявления: полное наименование организации, ее реквизиты.
3. Наименование документа: заявление.
4. Суть запроса — просьба провести совместную сверку расчетов.
5. Дата, на которую нужно выяснить состояние расчетов.
6. Данные об организации: название, ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в ФСС, код подчиненности.
7. Коды взносов, если компанию интересуют какие-то конкретные взносы. Если их не указать, то будет проверка по всем взносам.
8. На какой адрес выслать акт сверки, если компания хочет получить его по почте. Если же руководство хочет получить бумагу лично, то адрес указывать не нужно.
9. Дата составления заявления.
10. Подпись руководителя компании.
11. ФИО и контактные данные сотрудника, который составил этот запрос в ФНС. Как правило, это бухгалтер компании.

Заявление можно подать лично или отправить почтой. Также можно подать его через личный кабинет на сайте ФНС.

ФНС должна отправить заявителю ответ — акт сверки расчетов, где будет указано, есть ли у организации переплаты или недоимки.

Образец заявления на сверку расчетов с ФСС

В Межрайонную инспекцию ФНС № 9
по Удмуртской Республике
от общества с ограниченной ответственностью
«Хризантема»
Юр. адрес: 426005, г. Ижевск, ул. Садовая, д. 45, оф. 12.
ИНН 5612341231, КПП 4562341231,
ОГРН 1233451234321

Заявление

Прошу провести сверку расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам по состоянию на «20» сентября 2020 года. Наименование организации: общество с ограниченной ответственностью «Хризантема», ИНН 5612341231, КПП 4562341231, регистрационный номер 8765456787, код подчиненности 56462. Направить акт сверки расчетов прошу по следующему адресу: 426005, г. Ижевск, ул. Садовая, д. 45, оф. 12.

Дата: «20» сентября 2020 года

Генеральный директор Николаев / Д.Л. Николаев
Контактное лицо: бухгалтер Самсонова Ирина Леонидовна
Тел.: 8 (3412) 33-33-33.

Что делать если, выявлены несоответствия в квитанциях ЖКХ

Необходимость в выполнении сличения по лицевому счёту возникает, если утеряны квитанции об оплате или обнаружено не соответствие, в расчётах с поставщиками услуг. Получив квитанцию с некорректными данными, необходимо свериться любым доступным способом. Если после работы по сопоставлению данных уверенность в неправдивости информации, прописанной в квитанции, только усилилась, следует выполнить следующие действия:

1. Составить письменное заявление на имя руководителя конторы ЖКХ, допустившей ошибку в квитанции. В обращении следует расшифровать свои несогласия.
2. Запросить выдачу акта сверки за период, допускаемый к рассмотрению в суде. То есть за последние три года.
3. В случае неполучения письменного ответа и акта сверки в тридцатидневный срок следует обратиться в надзорные органы с заявлением о нарушении гражданских прав.
4. Если, акт выдан и исходя из информации, прописанной в нём, существует факт завышения тарифа или неправомерных дополнительных начислений обжаловать эти нарушения можно только в судебном порядке.

Необходимость получения акта сверки заключается в том, что выданный документ является подтверждением для суда о начислениях произведённых коммунальщиками. И если они действительно неправомерны, то суд обяжет исключить их из лицевого счёта.

Также в случае возникновения такой спорной суммы, взыскать её через суд, как задолженность, у коммунальщиков будет проблематично, так как она является оспариваемой и действия с ней замораживаются до определения правильности её возникновения. Но только при наличии переписки с коммунальной конторой.

Поскольку в последнее время ужесточились методы борьбы с задолжниками, были внедрены различные способы получения информации о состоянии своего баланса по коммунальным платежам. Поэтому в случае несогласия с данными прописанными в квитанции, всегда можно произвести официальное сопоставление информации не откладывая это мероприятие на долгое время.

Как оформить и подписать акт сверки с разногласиями

Акт сверки с разногласиями оформляется в том случае, если вторая сторона не согласна с информацией по акту сверки. Пример этому – наличие ошибок (умышленных или нет).

Акт с разногласиями (или протокол разногласий) оформляется в свободной форме или по ранее установленному в организации образцу. При этом оформить бумагу можно и в печатном, и в бумажном варианте

Важно отразить ключевые моменты документа и подписать его

Как оформить акт с разногласиями:

1. Написать в шапке название и номер документа, указать дату составления, дать сведения о первоначальном акте сверок, по которому есть возражение.
2. Указать сведения о сторонах (название компаний, уполномоченные лица).
3. Указать пункты, с которыми не согласна компания. Можно оформить основную часть в виде таблицы.

На примере организации ООО «Лунный свет»:

Номер пункта по акту сверки №3 от 26.03.2019	Предмет разногласий	Предложение об изменении информации
п. 1.2	Сумма поставки 185 000 р.	По данным бухгалтерского учета ООО «Лунный свет» сумма поставки – 184 500 р.
п. 2.1	Сумма поступлений на счет 75 000 р.	Сумма поступлений по данным бухгалтерского учета ООО «Лунный свет» 73 568 р.

К акту разрешается прикладывать договоры, счета и прочие документы, доказывающие факт разногласий.

Протокол разногласий к акту

Акт разногласий к акту сверки – это тот же протокол разногласий. Составляется такой документ аналогично. Если в компании установлен шаблон бумаги – документ о разногласиях по акту сверки оформляется в установленном порядке. В остальных случаях, документация составляется в свободной форме с указанием:

• информации о первоначальном акте сверки;
• сведениях о контрагентах;
• ключевой информации о найденных расхождениях в суммах и прочих сведениях;
• подписей руководителя и бухгалтера.

Такой акт обязан заполнить (если есть расхождения) бухгалтер по расчетам, за которым закреплен данный участок работы.

Как правильно подписать акт сверки с расхождениями

Если в полученном акте сверки расчетов обнаружены некоторые расхождения, можно поступить таким образом:

• заполнить правую часть по данным своего бухгалтерского учета;
• ниже указать разногласия или сразу же составить протокол разногласий;
• указать конечное и начальное сальдо в рассматриваемом периоде, итоги расчетов, в пользу кого существует задолженность;
• подписать такой акт.

Можно также по тексту указать расхождения (не хватает каких-либо документов, охвачен не тот период времени, или не учтены все договоры).

Отдельно можно составить протокол разногласий.

Также бухгалтер:

• может поставить подпись, если расхождения незначительны;
• или наоборот – не подписывать вообще, а сразу составить протокол разногласий.

В любом случае, необходимо связываться с бухгалтером второй фирмы, выявить неточности и ошибки, при необходимости – обменяться недостающими документами

Далее, когда все будет решено, составляется верный акт сверки (неважно, какой из сторон) и передается на подпись

Нужна ли печать на акте сверки

Заполнение акта требует постановки печатей от каждой стороны, но из-за того, что с 2021 такой атрибут не обязателен в деятельности компаний, на акте печатей может не быть.

Однако при рассмотрении дел в суде, юридически значимой будет документация с подписями и печатями. Поэтому при ее наличии в организации, лучше ставить печать на подписанных актах.

Как провести сверку с налоговой инспекцией

В первую очередь нужно уведомить ИФНС о том, что вы хотите получить акт сверки с налоговой. Сделать это можно несколькими способами:

• составить заявление на бумаге и представить его в ИФНС лично в двух экземплярах. На одном из них налоговики должны будут поставить отметку о приеме. И этот экземпляр вам надо будет оставить себе (п. 3.4.1 Регламента ). Либо вы можете направить бумажное заявление по почте ценным письмом с описью вложения. Утвержденной формы его нет. Поэтому на странице приведен один из вариантов того, как может быть составлено заявление на сверку по налогам с налоговой (образец);
• направить запрос на сверку с налоговой инспекцией в электронном виде через Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС либо по телекоммуникационным каналам связи, если у вас налажен электронный документооборот с налоговиками.

При выборе конкретного способа отправки нужно понимать, что при направлении электронного запроса налоговикам, акт вам также пришлют в электронном виде. Причем предназначен он только для информирования налогоплательщика о состоянии его расчетов (п. 2.22 Рекомендаций по организации электронного документооборота, утв. Приказом ФНС от 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@). То есть при обнаружении в акте сведений, с которыми вы не согласны, вы не сможете вернуть его в ИФНС с указанием расхождений.

Если же вы направили в инспекцию бумажное заявление, то в течение 5 рабочих дней налоговики должны будут сформировать акт сверки и передать его вам или переслать по почте (п. 3.4.3 Регламента ). Если в акте сверки с налоговой инспекцией никаких неверных данных, на ваш взгляд, нет, то в конце раздела 1 вы указываете: «Согласовано без разногласий». И ставите подпись. Один вариант акта должен остаться у вас, второй – у налоговиков.

Если же расхождения были обнаружены, то в разделе 1 рядом с суммами, с которыми вы не согласны, укажите свои значения. Ниже ставится отметка, что «Согласовано с разногласиями». И затем нужно будет этот акт направить налоговикам.

Как правильно составить

При составлении акта сверки необходимо учесть выполнение обязательств по договору, а также верность фигурирующих в бухгалтерском учете сумм. Для подготовки сверки необходимы первичные бухгалтерские документы, такие как договора, счета-фактуры, товарные накладные.

Правильный акт сверки должен содержать следующую информацию:

период времени, за которое производится сверка;
реквизиты контрагентов;
реквизиты договора, по которому производится сотрудничество;
ФИО ответственных сотрудников и их подписи;

При составлении акта сверки необходимо учесть выполнение обязательств по договору, а также верность фигурирующих в бухгалтерском учете сумм. Для подготовки сверки необходимы первичные бухгалтерские документы, такие как договора, счета-фактуры, товарные накладные.

На сегодня нет единого унифицированного бланка акта сверки с разногласиями, так что работники предприятий могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу

Важно только, чтобы по своему составу документ отвечал определенным нормам составления подобного рода документации, а по содержанию – включал в себя ряд определенных сведений

В начало документа вписываются:

его номер, дата составления;
ссылка на акт сверки, по которому фиксируются разногласия.

Вы упоминаете некоторую карточку ЭДО. Это означает, что Вы имеете в виду некоторую уже разработанную или разрабатываемую для Вас систему. Я не могу знать решения, заложенные в Вашей системе. Однако, что касается нашего продукта TerraLink xDE, подобных ограничений в нем нет. С помощью нашего продукта мы можем реализовать именно такую регистрацию протокола разногласий, которая Вам наиболее предпочтительна – в той же карточке, или в отдельной карточке логически связанной с первой, и/или опционально. Возможности нашего продукта TerraLink xDE полностью обеспечивают подобную гибкость.

Расскажем, как это сделано у нас в сервисе Synerdocs. Есть два варианта.

Взаимозачёт между тремя организациями

Взаимозачёт между тремя организациями возможен при обоюдном согласии всех трёх сторон. Возможность взаимозачёта предусмотрена ст. 410 Гражданского кодекса Российской Федерации, где говорится о том, что обязательство прекращается полностью или частично зачётом встречного однородного требования.

Согласно ст.153 ГК РФ действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей признаются сделками. В соответствии со ст.154 ГК РФ сделки могут быть многосторонними (договоры), для заключения которых необходимо выражение согласованной воли трёх сторон.

Как правило, пусковым механизмом для заключения трёхстороннего договора является наличие дебиторской и кредиторской задолженности между участниками соглашения.

Данная сделка позволяет добиться взаимного погашения обязательств, избегая денежных расчётов. Особенностью взаимозачёта между организациями является то, что в данном соглашении не может принимать участие сторона, не имеющая каких-либо обязательств по отношению хотя бы к одной из сторон. Трёхсторонний договор осуществляется в направлении, обратном потоку задолженности.

Пример 1. ООО «АБВ» имеет задолженность перед ООО «ГДЕ» в размере 430 000 рублей, ООО «ГДЕ» имеет задолженность перед ООО «ЖЗИ» в размере 560 000 рублей, ООО «ЖЗИ» имеет задолженность перед ООО «АБВ» в размере 150 000 рублей. Стороны приняли решение заключить договор о взаимозачёте между тремя организациями с целью частичного погашения обязательств, а именно на сумму наименьшего долга (150 000 рублей).

Таким образом, взаимозачёт выглядит следующим образом: от ООО «АБВ» к ООО «ЖЗИ», от ООО «ЖЗИ» к ООО «ГДЕ», от ООО «ГДЕ» к ООО «АБВ».

Исходом сделки оставшаяся задолженность выглядит следующим образом: (нажмите для раскрытия)

• ООО АБВ» к ООО «ГДЕ» – 280 000 рублей;
• ООО «ГДЕ» к ООО «ЖЗИ» – 410 000 рублей;
• ООО ЖЗИ» к ООО «АБВ» обязательства прекращены.

Документы, необходимые для взаимозачёта между тремя организациями

В соответствии со ст.410 ГК РФ и Информационного письма Президиума ВАС РФ от 29.12.2001 № 65 «Обзор практики разрешения споров, связанных с прекращением обязательств зачетом встречных однородных требований» для зачёта достаточно заявления одной стороны. Суд встаёт на сторону организации-должника при наличии заявления с её стороны о проведении взаимозачёта между организациями.

Итак, для проведения взаимозачёта между организациями необходимы следующие документы: (нажмите для раскрытия)

• заявление одной из сторон, направленное организации, имеющей по отношению к ней кредиторскую или дебиторскую задолженность;
• договоры, заключённые между сторонами;
• Акт взаимозачёта, подписанный тремя сторонами.

Образец акта взаимозачёта

При формировании акта взаимозачёта необходимо руководствоваться требованиями, предъявляемыми к первичным документам в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 2011 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст.9):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименований организаций, от имени которых составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Акт зачёта взаимных требований трёх юридических лиц составляется в трёх экземплярах – по одному для каждой из сторон.

Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:— — — — — —

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:1. Разъяснение мотива.2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.5

Регистрация исходящего документа.Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Как сделать акт сверки в 1С 8.3 Бухгалтерия

Где найти акт сверки в 1С 8.3? Сверку расчетов оформляют документом Акт сверки расчетов с контрагентами в разделе Покупки – Расчеты с контрагентами – Акты сверки расчетов – кнопка Создать.

Рассмотрим, как сформировать акт сверки в 1С по данному примеру.

Период в Акте сверки

Период и контрагент, с которым осуществляется сверка, заполняются в шапке документа Акт сверки расчетов с контрагентами. Рассмотрим подробнее:

• От — дата формирования акта сверки с контрагентом;
• Контрагент — покупатель, поставщик или прочий контрагент, с которым осуществляется сверка взаиморасчетов;
• Договор — документ, по которому ведутся расчеты с контрагентом.
• Период — период сверки взаиморасчетов. Именно за этот период будут выведены данные в табличной части.

Также можно осуществить сверку расчетов с контрагентом и его обособленными подразделениями в одном акте, для этого необходимо:

• выбрать головную организацию в поле Контрагент;
• установить флажок С обособленными подразделениями.

Изучить подробнее на примере

Счета учета расчетов в Акте сверки

После заполнения контрагента необходимо также указать счета учета, по которым будут анализироваться расчеты с контрагентом. Это нужно сделать на вкладке Счета учета расчетов, установив необходимые флажки.

Если вам нужно добавить еще какой-то счет, неотраженный в табличной части по умолчанию, то необходимо воспользоваться кнопкой Добавить. При этом одно из субконто в добавленном счете должно быть Контрагенты и Договоры, если сверка идет еще и по определенному договору. Иначе данные по этому счету автоматически заполняться не будут.

Как сделать Акт сверки взаиморасчетов в 1С

После установки необходимых настроек заполняем расчеты с контрагентом на вкладках По данным организации, По данным контрагента.

Это можно сделать несколькими способами:

• вручную по кнопке Добавить;
• автоматически заполнить по данным в базе по кнопке Заполнить.

При этом можно заполнить сразу:

• по нашей организации и контрагенту;
• либо только по нашей организации.

Если выбрать По нашей организации и контрагенту, то заполнятся обе вкладки (По данным организации и По данным контрагента).

Если выбрать Только по нашей организации, то вкладку По данным контрагента необходимо заполнить вручную или по кнопке Заполнить, но уже на вкладке По данным контрагента.

Рассмотрим подробнее заполнение Акта сверки в 1С на вкладках По данным организации и По данным контрагента:

• Дата — дата совершения хозяйственной операции (прихода, продажи, оплаты и т.д.). Заполняется датой первичного документа.
• Документ — ссылка на первичный документ в базе.
• Представление — краткое описание хозяйственной операции, в скобках — дата, номер первичного документа (входящие или исходящие данные первичного документа). Именно эти данные попадают в печатную форму документа Акта сверки. Подробнее .
• Дебет — сумма, отраженная по дебету;
• Кредит — сумма, отраженная по кредиту.

В подвале документа выводится:

• Остаток на начало — итоговые взаиморасчеты с контрагентом на начальную дату указанную в поле Период. В нашем примере Поступление от 10.01.2018 на сумму 1 416 000 руб. не попало в период сверки, поэтому неоплаченная сумма отражается в данном поле.
• Остаток на конец — итоговые взаиморасчеты на конечную дату указанную в поле Период. В нашем примере перечислен аванс в счет будущих поставок в размере 295 000 руб.; т.к. он не закрыт на 28.02.2018, то выводится в данном поле.
• Расхождение с контрагентом (Расхождение с организацией) — должно равняться «0». Если в данном поле есть сумма, то значит каких-то данных не хватает в базе. Возможно не разнесена оплата или забыли внести документ поступления (продажи).

После заполнения и проверки данных Акт сверки необходимо или передать контрагенту для согласования:

• в бумажном виде, для этого его нужно распечатать. Подробнее
• в электронном виде, для этого можно:
  • отправить непосредственно из 1С по кнопке Еще — Отправить по электронной почте. Подробнее как настроить электронную почту в 1С;
  • сохранить печатную форму на компьютер и отправить ее через внешнюю электронную почту.

Требования к содержанию

Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:

1. Реквизиты отправителя.
2. Реквизиты получателя.
3. Дата и номер обращения.
4. Приложение.
5. Подписи.
6. Контакты того, кто направляет акт сверки.

Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка. К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.

Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя. Если его имя неизвестно, указывается только должность.

Консультация специалиста КонсультантПлюс по составлению сопроводительных писем

Составление сопроводительного письма в случае отправки документов в организации или государственные органы — это необязательный, но желательный документ. Основное назначение — дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы, и главное — оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. Сопроводительное письмо всегда имеет приложение.

Порядок оформления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов не регламентирован. Как не установлены и типовая форма названного документа, и перечень обязательных реквизитов письма, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно.

Текст сопровождения

Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».

Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.

Опись

Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами. Для проверки комплектности, уточняется количество листов каждого элемента. Список по приложению может быть подытожен общим количеством бумаг и листов.

Подписи и контактная информация

Достоверность информации подтверждается подписями должностных лиц. Если по правилам делопроизводства полномочия подписывать такие бумаги переданы какому-то сотруднику, будьте готовы предоставить партнеру подтверждающие документы. Однако помните, что если акт сверки и сопроводительное письмо подписаны не руководителем, то при рассмотрении претензий в суде эти их отклонят.

Контакты ответственного лица указываются для удобства технической работы. Чаще всего это сотрудник, ответственный за участок работы или конкретный проект. Укажите его имя, телефон и адрес электронной почты.

Порядок обмена документами

Обменяться документами можно лично, с курьером, по почте или в электронном виде.

При личной доставке необходимо обязательно проставить отметку на копии сопровождения, чтобы подтвердить факт и дату передачи

Это может быть крайне важно при судебных разбирательствах

При отправке почтой для подтверждения факта отправления и состава приложения рекомендуется оформлять опись вложения. В противном случае в суде пакет могут не принять к рассмотрению.

При передаче в электронном виде рекомендуем не забывать о необходимости заключить соглашение с партнером об электронном документообороте и оформить электронно-цифровую подпись. Без ЭЦП, даже при указании электронных адресов в договоре, обмен документацией будет носить только технический характер и не примется в качестве доказательства в суде.