Аттестация работников на соответствие занимаемой должности

Подготовка к проведению аттестации

Порядок подготовки к проведению проверки закрепляется в положении. На этом этапе необходимо определить условия его проведения. Рассмотрим их.

Состав комиссии

Аттестационная комиссия определяется руководителем организации. Она должна состоять из председателя, секретаря и рядовых членов. Необходимо указать, кто имеет право голоса, и прописать полномочия каждого из работников.

Рекомендуется, чтобы комиссия состояла из нечетного количества участников. Это позволит избежать одинакового количества голосов при принятии решения. Кроме того, необходимо документально зафиксировать, чей голос является решающим при разрешении спорных ситуаций. Состав комиссии постоянный. Перемещения или замены предусмотрены при конфликте интересов или кадровых перестановках.

График испытаний

Этот документ утверждается работодателем ежегодно. Его необходимо составлять заранее, чтобы аттестуемые успели ознакомиться. График содержит:

• список сотрудников;
• дату, время и место проведения экзамена;
• список лиц, у которых получают документы, необходимые для прохождения испытания.

Уведомление работников

Сотрудники, которые проходят проверку, получают уведомление об аттестации на соответствие занимаемой должности заранее. Уведомление составляют в свободной форме. Самое главное, чтобы работодатель зафиксировал факт того, что работник знает о предстоящем мероприятии. То есть получение уведомления проходит под подпись. Если сотрудник отказывается, то составляется акт, который ему необходимо подписать. Если работник болеет, то на дом отправляется письмо с уведомлением о получении.

Подготовка необходимых документов

Работодатель самостоятельно предусматривает список необходимых документов, которые необходимо передать в комиссию. Иногда в организациях действует требование предоставлять для рассмотрения комиссией отчет о проделанной работе за конкретный период. Для некоторых профессий такими документами является портфолио.

Обязательна ли аттестация

Аттестация на соответствие занимаемой должности не является обязательной. Но для отдельных категорий, таких как педагогические работники (ст. 49 закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ), сотрудники государственных и муниципальных служб (ст. 33 закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ, ст. 33 закона от 23.05.2016 № 141-ФЗ, ст. 48 закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 18 закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ), процедура закреплена на законодательном уровне. Это связано, в первую очередь, с повышенными требованиями к уровню профессионализма и подготовки указанных категорий работников. В части 4 ст. 51 закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ четко прописано требование об оценке руководителей всех образовательных организаций. Это означает, что и аттестация директора школы на соответствие занимаемой должности проводится обязательно.

Другие работодатели имеют право и возможность внедрить в практику управления персоналом подобный вид контроля профессиональной компетентности своих сотрудников и самостоятельно принимают решение о его необходимости.

Какие бывают формы аттестации работников — 3 формы проведения

В зависимости от целей подбирается и способ проведения аттестации. Наиболее известны 3 формы этой процедуры. На практике их гораздо больше, ведь часто происходит смешение и в итоге получается комбинированный формат.

В рамках этой публикации я предлагаю рассмотреть лишь основные из них: две устные (индивидуальное и коллегиальное собеседование) и письменное тестирование.

Форма 1. Устная в виде индивидуального собеседования

Индивидуальное собеседование проводит, как правило, руководитель подразделения, в котором работает сотрудник. Результаты служат основой для составления отзыва-характеристики.

В процессе выясняется отношение аттестуемого к работе. Определяются проблемы, возникающие у сотрудника при исполнении трудовых обязанностей.

Форма 2. Устная в виде коллегиального собеседования

Коллегиальное собеседование проводится утвержденной для этих целей комиссией. Сначала выслушивают отчет самого испытуемого о его обязанностях в рамках должности, положительных и отрицательных моментах работы. При необходимости задаются уточняющие вопросы.

В процессе беседы определяется уровень профподготовленности специалиста и его соответствие должности.

Форма 3. Письменная в виде тестов

Наиболее объективной формой считается тестирование. Аттестационное тестирование требует серьёзной подготовки.

Во-первых, необходимо сформировать и утвердить тестовые вопросы. Они должны в полной мере соответствовать специальности и квалификации аттестуемых сотрудников.

Во-вторых, заранее следует определить % правильных ответов для определения успешного прохождения испытания.

Аттестация персонала с помощью тестирования значительно снижает конфликтные ситуации в процессе ее проведения, так как все ответы фиксируются и в любой момент могут быть представлены на экспертизу.

Однако при явных достоинствах письменной аттестации у неё есть и ряд недостатков, к примеру, требуются:

• подготовка тестов для аттестации,
• обработка большого количества анкет,
• анализ полученных результатов,
• сведение отчётности и статистики в разрезе организации и по отдельному сотруднику.

Но сейчас на рынке появились сервисы, помогающие автоматизировать аттестацию, оценку, тестирование персонала. Это программы, которые позволяют создать тесты и опросы, назначить их сотрудникам и свести все результаты в настраиваемых отчетах. Кроме того, для проведения тестирования не нужны компьютеры или аудитории, сотрудники могут пройти тестирование со смартфонов в любое время. Подробное описание наиболее популярных сервисов вы можете найти в обзорной статье.

Система аттестации персонала

Системой аттестации является совокупность принципов, критериев, методов и способов оценки персонала, а также факторов эффективности труда.

Непосредственными объектами аттестации являются:

• результат работы каждого конкретного сотрудника;
• творческий потенциал испытуемого;
• качество выполнения человеком его должностных обязанностей.

Личностные качества сотрудников не могут подлежать аттестационной оценке.

Для того чтобы построить систему аттестации, способствующую развитию организации и помогающую ей в достижении краткосрочных и стратегических целей, следует четко понимать, какие факторы способны оказать влияние на повышение эффективности труда. Эти факторы могут быть как со стороны работника, так и со стороны предприятия.

Эффективность труда сотрудника повышается, если:

• у него помимо навыков и умений хорошо развиты личные и деловые качества;
• он понимает свою цель и чётко ей следует;
• у него хорошая мотивация;
• он не участвует в конфликте с непосредственным и вышестоящим руководством;
• он соблюдает нормы трудовой этики и морали;
• состояние здоровья не мешает ему выполнять свои должностные обязанности.

Предприятие может повысить эффективность работы сотрудников путем:

• улучшения физических условий работы (шумоизоляции, освещённости, проветривания и прочих);
• корректировки, согласно рекомендациям специалистов, стиля руководства и управления;
• использования системы стимулирования труда;
• замены устаревшего оборудования на современное;
• своевременного обеспечения работников необходимыми ресурсами.

Все перечисленные факторы сказываются на качестве работы компании

Если перед руководством стоит цель максимального повышения эффективности труда персонала, то одновременно с аттестацией, которая проверяет состоятельность работников, ему следует обратить внимание на факторы, действующие со стороны предприятия

Благодаря аттестации можно определить факторы, способные повысить производительность труда сотрудников

Сроки проведения

Проводится раз в пять лет.

Согласно законодательству, аттестация сотрудников должна проводиться с определенной периодичностью от 3-5 лет.

В каждой организации или на предприятии разрабатываются свои нормативные акты, и с какой периодичностью проводятся аттестации оговаривается именно в их содержании, то есть не чаще чем каждые 3 года и не реже чем каждые 5 лет.

Итак, нормативный документ принят, далее при разработке документа о решении проведения аттестации следует установить сроки проведения самой процедуры от первого этапа до завершающего, обычно это срок не более полугода.

В положении об аттестации должны быть отражены следующие моменты:

1. Ссылки на нормативные документы;
2. Сроки проведения аттестации;
3. Продолжительность аттестационных мероприятий;
4. Состав членов аттестационных комиссий;
5. И иные нюансы.

Методика KPI

Данная аббревиатура – это определение системы деловой оценки работы персонала на возможность достижения поставленных целей. Техника предполагает, что каждой занимаемой должности предусмотрены два вида компетенций. Они заносятся в таблицу в несколько столбцов. В первом – перечисляются все критерии, которые берутся для оценивания качества человеческого труда (его командные, индивидуальные, количественные, качественные характеристики). Во втором – желаемые навыки для выполнения конкретных заданий (управленческих, экспертных и т.д.).

Из 2-х вариантов выбирается несколько основных параметров для оценивания результатов компетенции работника за конкретный промежуток времени. Далее эти показатели заносятся в его персональный табель. По итогам проверки непосредственный начальник сотрудника присваивает каждому пункту значение. При этом он руководствуется исключительно личными приоритетами и общепринятыми уровнями KPI:

• Базовый – точка отсчета, указывает на минимальные достижения.
• Нормальный – результативность, которая обязана быть достигнута несмотря на сложившиеся обстоятельства.
• Целевой – эффективность, к которой необходимо стремиться.

На финальном этапе подконтрольного периода вся информация систематизируется в едином документе. Причем количественные показатели вычисляются по метрической шкале, а качественные по стандартной 100-балльной. Общий результат работника определяется по следующей формуле:

(Фактический показатель минус базовый/Нормальный отнять базу) * 100%

Итоговое значение отражает реальную степень выполнения плана. Когда все параметры известны, проводится оценивание общего рейтинга специалиста, на основе чего получается усредненный коэффициент. Если последний находится в диапазоне превышающим отметку 100% — это означает сверхвысокую результативность. Цифра менее ста, говорит о том, что запланированные цели сотрудником не достигнуты.

Портфолио сотрудника

Портфолио – собранная систематизированная информация, которая свидетельствует об уровне квалификации специалиста, о его профессиональном развитии в процессе своей трудовой деятельности и о наличии достижений.

Портфолио представляет собой папку с файлами. В каждый файл вкладывается информация о профессиональных достижениях (сертификаты, награды, дипломы, письма, характеристики и т.д.).

Вся информация должна быть подтверждена документально и датирована.

В числе документов для портфолио может быть и отзыв о работе аттестуемого, который составляется руководителем и содержит следующую информацию:

• ФИО сотрудника. Должность работника (в соответствии со штатным расписанием).
• Наименование структурного подразделения.
• Стаж в должности.
• Уровень профессиональной компетенции.
• Отношение к работе.
• Исполнительские навыки, организаторские способности и т.д.
• Выводы руководителя.

Подготовка к проведению аттестации

Порядок подготовки к проведению проверки закрепляется в положении. На этом этапе необходимо определить условия его проведения. Рассмотрим их.

Состав комиссии

Аттестационная комиссия определяется руководителем организации. Она должна состоять из председателя, секретаря и рядовых членов. Необходимо указать, кто имеет право голоса, и прописать полномочия каждого из работников.

Рекомендуется, чтобы комиссия состояла из нечетного количества участников. Это позволит избежать одинакового количества голосов при принятии решения. Кроме того, необходимо документально зафиксировать, чей голос является решающим при разрешении спорных ситуаций. Состав комиссии постоянный. Перемещения или замены предусмотрены при конфликте интересов или кадровых перестановках.

График испытаний

Этот документ утверждается работодателем ежегодно. Его необходимо составлять заранее, чтобы аттестуемые успели ознакомиться. График содержит:

• список сотрудников;
• дату, время и место проведения экзамена;
• список лиц, у которых получают документы, необходимые для прохождения испытания.

Уведомление работников

Сотрудники, которые проходят проверку, получают уведомление об аттестации на соответствие занимаемой должности заранее. Уведомление составляют в свободной форме. Самое главное, чтобы работодатель зафиксировал факт того, что работник знает о предстоящем мероприятии. То есть получение уведомления проходит под подпись. Если сотрудник отказывается, то составляется акт, который ему необходимо подписать. Если работник болеет, то на дом отправляется письмо с уведомлением о получении.

Подготовка необходимых документов

Работодатель самостоятельно предусматривает список необходимых документов, которые необходимо передать в комиссию. Иногда в организациях действует требование предоставлять для рассмотрения комиссией отчет о проделанной работе за конкретный период. Для некоторых профессий такими документами является портфолио.

Правила формирования аттестационной комиссии

6. Аттестационная комиссия создается приказом Председателя Правления-Президента по представлению Административного департамента и состоит из членов и секретаря комиссии. Из числа членов аттестационной комиссии назначается председатель и его заместитель. Председатель аттестационной комиссии руководит ее деятельностью, председательствует на ее заседаниях, осуществляет общий контроль и несет ответственность за деятельность и принимаемые ею решения. Секретарь готовит материалы и ведет протокол заседания аттестационной комиссии.

7. В состав аттестационной комиссии включаются руководитель аппарата, руководители структурных подразделений, представители кадровой и юридических служб Компании. Замещение отсутствующих членов аттестационной комиссии не допускается.

8.Члены аттестационной комиссии проходят аттестацию на общих основаниях и в голосовании относительно себя не участвуют.

9.Заседание аттестационной комиссии считается правомочным, если на нем присутствовали не менее двух третей ее состава.

10.Решение аттестационной комиссии принимается открытым голосованием.

11 .Результаты голосования определяются большинством голосов членов аттестационной комиссии. При равенстве голосов голос председательствующего является решающим.

12.Решения аттестационной комиссии оформляются протоколом, который подписывается членами и секретарем комиссии, присутствовавшими на заседании.

Как сейчас проходит аттестация педагогов ДОУ

Сейчас она проходит так же, как и для других педагогов.

Сроки

. После двух лет работы педагог должен пройти обязательную аттестацию на соответствие занимаемой должности. Если он не собирается получать квалификационные категории, то должен проходить аттестацию на соответствие каждые пять лет.

В любой момент педагог может подать заявление на получение первой квалификационной категории, а через два года, если получил ее, — на высшую. Продлевать первую и высшую категорию нужно также каждые пять лет.

Сейчас из-за эпидемии коронавируса разрешают просрочить категорию, но точную информацию нужно узнавать в региональных аттестационных комиссиях.

Порядок аттестации

. на соответствие занимаемой должности педагог проходит в своей организации. Как это происходит?

По внутреннему положению об аттестации создают аттестационную комиссия внутри детского сада и отдают уведомления всем педагогам, которым нужно проходить аттестацию. Затем методисты или старшие воспитатели готовят на педагога представление, в котором рассказывают о том, соответствует ли он должности. Иногда педагоги пишут представление сами. Затем педагог приходит на заседание аттестационной комиссии: на нем зачитывают представление и задают педагогу вопросы. В некоторых регионах педагог должен принести на заседание . На заседании ведется протокол, а педагог затем получает выписке из него — соответствует он должности или нет. Если не соответствует, придется проходить процедуру повторно — иногда комиссия советует посетить определенные курсы или усовершенствовать навыки.

Чтобы получить квалификационную категорию, педагог должен написать заявление и отдать его в аттестационную комиссию. Шаблоны заявления могут отличаться в разных регионах. Также педагог составляет портфолио и прикладывает его к заявлению. Заявление можно подавать в любое время, но лучше сделать это за пять месяцев до того, как истечет срок аттестации: комиссии рассматривают заявление один месяц, а потом за три месяца проводят аттестацию.

Почти во всех регионах эксперты требуют электронное портфолио, чаще всего его заполняют на отдельном сайте или портале. Аттестационные комиссии рекомендуют заниматься портфолио не прямо перед аттестацией, а загружать в него материалы постоянно, как только они появились. Затем в некоторых регионах эксперты приезжают в детские сады и оценивают непосредственно образовательную деятельность с детьми. Но сейчас из-за коронавируса это делают не во всех регионах. Когда портфолио собрано, его смотрит эксперт и выставляет педагогу баллы за его достижения. Обычно для получения категории достаточно, чтобы эксперт оценил педагога на 60 баллов из 100. После эксперт пишет заключение для аттестационной комиссии — на заседании члены комиссии знакомятся с заключением и выносят свое решение. Иногда педагога приглашают на заседание и задают ему вопросы — обычно это делают при первой аттестации. Также педагога могут пригласить на заседание, если эксперт вынес отрицательное решение, а педагог с ним не согласен. В начале следующего после аттестации месяца комиссия публикует приказ о том, кому присвоили категорию.

Портфолио

. В электронном портфолио — пять-шесть блоков, они могут отличаться в зависимости от региона. Чаще всего в портфолио включают курсы, которые проходил педагог, и другими педагогами, результаты образовательной деятельности, результаты проектной и экспертной деятельности, методическое обеспечение, которое разработал педагог, педагогические технологии, которые он использует или разрабатывает.

Важно понимать, что в портфолио можно включать не все семинары, которые посетил педагог, а именно. Но нужно включать семинары и конференции, на которых педагог выступал или которые организовывал сам

Если педагог утверждает, что проводил семинар, он должен прикрепить в портфолио документ, сертификат или диплом.

В портфолио на высшую категорию стоит включать авторские технологии, без этого скорее всего категорию не дадут

Но важно, чтобы педагог активно применял эту технологию. Если она просто описана, а в других блоках, например, результативности детей, не говорится об этой технологии, то это выглядит странно

Если педагог будет показывать открытое занятие, он также может работать по своей технологии.

Положение об аттестации работников

Положение об аттестации составляется работодателем: его подписывает руководство предприятия. Документ включает следующие разделы:

1. Общая информация. Обозначаются цели мероприятия, определяется состав аттестуемых, закрепляется периодичность процедуры и основания для проведения внеочередной проверки (при необходимости).
2. Подготовительные мероприятия. В этом разделе указывают состав комиссии, в которую обязательно входят председатель, секретарь, члены. Для каждого из них определяют перечень полномочий и указывают, кто голосует, а кто — нет. Помимо этого, в этом разделе составляют график (список работников, проходящих проверку, дата и место проведения, время предоставления документов в комиссию), процесс уведомления работников о процедуре под подпись, необходимые кадровые документы для предоставления в комиссию.
3. Порядок проведения. Включает в себя определение кворума, описание самой процедуры проверки, механизм принятия решения, варианты решения комиссии, вид оформления итогов. В этом разделе прописываются права работника при его несогласии с итогами оценки.
4. Заключительные положения. Содержит сведения о том, где и сколько хранить аттестационные документы.

После разработки, согласования и утверждения положения с ним знакомят под подпись всех сотрудников. Стоит помнить, что при составлении текста этого документа следует максимально четко обозначить все детали мероприятия. Проявление внимательности на этапе разработки позволит работодателю защитить собственные интересы в случае возникновения спорных ситуаций.

Совершенствование методов оценки результатов труда персонала

Чтобы работа по оценке персонала на предприятии или в организации постоянно совершенствовалась и становилась более эффективной, требуется соблюдение ряда факторов:

• заинтересованность со стороны менеджмента;
• привлечение к оцениванию компетентных высококвалифицированных специалистов для оценки характеристик работников и их профессиональной деятельности;
• документирование работы системы оценки персонала;
• регулярное информирование работников о проведении и принципах работы системы оценивания персонала;
• установление прочной и понятной связи между системой оценки и системой мотивации труда.

Соблюдение всех перечисленных условий создает необходимую минимальную базу для успешного внедрения системы оценивания работников, совершенствования используемого метода оценки результатовтруда персонала в организации.

Главное требование к системе — действенность. Если по результатам оценки персонала в компании не произошло никаких изменений в штатном расписании, заработной плате, начислении премий сотрудникам, то система оценивания будет восприниматься как ненужное звено в управлении персоналом.

Действенной система будет тогда, когда работники, получившие высокие рейтинги в системе оценивания, будут иметь повышенные премии в сравнении с теми, кто получил низкие результаты. Как вариант, успешные работники могут быть отправлены на обучение, повышение квалификации, зачислены в кадровый резерв, награждены путевками или ценными призами.

Помимо действенности, система оценки персонала должна быть практичной (легко применимой на практике). Постоянно совершенствуемая система оценивания позволяет:

• точно определять эффективность трудовой деятельности сотрудников;
• своевременно формировать кадровый резерв;
• создать корпоративную идентичность и четкое понимание корпоративных задач и целей.

Для совершенствования системы и методов оценки персонала организации и результатов его труда требуется:

• повышение роли кадровой службы на предприятии;
• грамотное нормативно-правовое обеспечение оценочных мероприятий;
• внедрение инструментов ответственности за принятые кадровые решения;
• разработка системы найма и отбора персонала;
• повышение качества профессиональной подготовки работников.

Необходимо исключить все излишне сложные методы и методики, постараться заложить наиболее объективные оценочные показатели, которые не будут вызывать сопротивление и негативное отношение работников.

Как провести ежегодную оценку персонала: этапы

Все мероприятия по оцениванию эффективности рабочего процесса должны проводиться поэтапно. В следующей таблице приводится пошаговая инструкция.

Этап	Процедура	Описание	Время
1	Подготовка	Определение приемлемых сроков, нагрузки, итогов	до 7 дней
2	Анализ труда	В процессе достигается углубленное понимание особенностей трудовой деятельности наемных рабочих.	7-14 дней
3	Подбор критериев оценки	Создается план мероприятий, формулируются требования	7-14 дней
4	Проведение оценивания	Сбор персональной кадровой документации	3-4 дня
5	Итоги		7-14 дней

Подбор

Управление персоналом и его оценка – это способ определять лучших для конкретной должности и избавляться от худших, быстро находя им замену. Для начала следует оценить профессиональные навыки человека, собрать информацию о месте его обучения, ознакомиться с резюме, просмотреть рекомендации с предыдущих мест работы. Далее переходим к личностным и сугубо деловым качествам – проводим тестирования, интервью в дистанционном формате или в офисе. В это время внимательно проверяйте актуальность и правдивость информации, представленной ранее. Не пренебрегайте «темным прошлым» кандидата. Обязательно выясните причину ухода с фирмы, судимости, медицинскую справку и т.д.

Адаптация новых сотрудников

Важно пронаблюдать за поведением молодых специалистов. Ведь хороший и нужный мастер может и самостоятельно покинуть компанию, если ему будет некомфортно

В ваших руках создать условия и избежать текучесть кадров. Когда нет возможности следить за новичком, спросите мнение экспертов. Поручите это более старшим по должности лицам.

Управление персоналом

Даже если все коллеги успешно влились в коллектив, работа идет удовлетворительно, то оценивание проводить все равно стоит. Оно поможет выявить скрытые конфликты, проблемы в общении и т.д. Старайтесь постоянно разрабатывать групповые дискуссии, интервью, опросы. Если вы занимаетесь темой более углубленно, внедряйте индивидуальные системы мотивации, поощрения. Совершенно недопустим «застой» кадров. Лучших необходимо повышать, худших – воспринимать как временных и искать им замену.

Увольнения

Оценка персонала предприятия может рассматриваться как главный рычаг для поиска кандидата «на вылет». Вы всегда сможете освежать коллектив, а также находить объяснения, чтобы минимизировать неприятный осадок у сокращенного, тем самым избежав негативных отзывов о компании.