Сущность и задачи закупочной логистики

Сущность, цели и задачи закупочной логистики — основные функции и ее содержание

Закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Цель закупочной логистики — надежное и качественое обеспечение производственных подразделений фирмы материальными ресурсами, необходимыми для выполнения заданного производственного расписания.

В логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих принципах:

— обращаться с поставщиками так же, как и с клиентами фирмы;

— не забывать, на деле демонстрировать общность интересов;

— знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;

— проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика;

— соблюдать принятые на себя обязательства;

— учитывать в деловой практике интересы поставщика.

Задачи, относящиеся к закупочной логистике:

— определение потребности в материальных ресурсах;

— исследование рынка закупок;

— выбор поставщиков;

— осуществление закупок;

— контроль поставок;

— подготовка бюджета закупок;

— координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками.

Выходные данные:

Менеджмент: Экзаменационные ответы. Серия «Сдаем экзамен». Ростов н/Д: «Феникс», 2002. — 384 с

С сайта: https://port-u.ru/logistika/sushchnost-tseli-i-zadachi-zakupochnoj-logistiki

В чем эффективность

Насколько эффективно будет работать закупочная логистика на конкретном предприятии, зависит от соблюдения следующих требований:

• Четкое соблюдение сроков приобретения товара и возникновения потребности в нем;

• Правильная экономия. Закупка необходимого количества товара, исходя из конечного количества производимой продукции. Также следует учитывать выбраковку.
  Стоит внимательно следить за положением спроса на рынке. Слишком большое количество продукции может привести к проблемам с дальнейшей реализацией товара и, как следствие, потере финансовой выгоды.

• Приобретение только качественной продукции. Иногда лучше заложить в стоимость материалов чуть большую сумму, но приобрести качественную продукцию, чем сэкономить, и получить непригодный товар.
• Приобретаемая продукция должна быть надлежащего качества, по разумной цене, предоставляться в кратчайшие сроки и иметь малые расходы на транспортировку и хранение.

Какие изменения введены в форму 6-НДФЛ? Читайте тут.

Методы

Каждое предприятие самостоятельно определяет оптимальный метод работы.

К основным вариантам принято относить:

Основанный на увеличении объемов закупок. Суть данного метода заключается в изучении спроса на товар

Важно учитывать и сезонные колебания, поэтому статистика спроса производится за год. На основании полученных данных производится расчет необходимых запасов, которые могут быть сделаны в течение года.

Основанный на уменьшении объемов

Для данного метода производится учет сбыта нереализованной продукции. На основании данных идет сокращение ее производства. Соответственно, сокращение количества производимых товаров, приводит к уменьшению необходимых закупок.

Как закупочная логистика помогает управлять запасами? Смотрите видео:

Функции и цели закупочной логистики

Работу подразделений, занимающихся вопросом снабжения, можно рассматривать на таких уровнях, как:

• звено, которое обеспечивает связь и осуществление целей системы макрологистики, частью которой и является данное конкретное предприятие;
• на уровне микрологистики данный отдел выступает как часть всего предприятия;
• отдел снабжения также выступает в качестве самостоятельной структурной единицы, имеющей поставленные перед ней цели.

В качестве базовых функций обозначенного процесса специалисты выделяют:

• разработка стратегии закупа ресурсов и определение будущей потребности в них;
• сбор и анализ поступающих предложений от возможных контрагентов по снабжению;
• выбор снабженцев материальными ресурсами;
• определение потребности предприятия в материальных ресурсах и расчет объема их заказа контрагентам;
• согласование цены заказа и подписание договора о снабжении;
• контроль за сроками выполнения обязательств со стороны поставщиков;
• контроль за качеством поставляемых товаров и их дислокация на складе;
• контроль за состоянием запасов сырья на складе.

Что касается целей логистики закупок, то в качестве первой специалисты отмечают закуп требуемого товара.

Следующая цель состоит в том, чтобы правильно определить время покупки. Для этого необходимо правильно управлять запасами сырья на складе.

Подробнее о том, что такое логистика

Часто думают, что логистика — это просто организация доставок: заказали ГАЗель, выдали товар, проконтролировали, чтобы груз вовремя доехал к получателю. На самом деле нет. Логистика — это контроль и оптимизация передачи продукции и услуг от поставщика конечному потребителю на всех этапах производства. Главная цель логистики — минимизировать затраты на производственные процессы, а значит, снизить расходы и повысить прибыль. Доставка заказов, выбор маршрута, контроль груза — тоже логистика, но лишь небольшая ее часть.

Работа над логистикой предполагает контроль поставок сырья, обеспечение предприятия запасами, обработку продукции на складе, организацию быстрого обмена информацией внутри компании. Специалисты оптимизируют бизнес-процессы, алгоритмизируют и автоматизируют все, что можно. Обычно всем этим занимается целый отдел, но если предприятие небольшое, это может взять на себя руководитель или поручить одному специалисту.

Логистика включает в себя:

• Управление транспортом. Логисты решают, какой вид транспорта оптимально использовать для конкретных перевозок, подбирают автомобили, следят за исполнением заказов. Также могут контролировать обслуживание ТС.
• Коммуникации. Одна из главных задач логистики — сделать так, чтобы заказы нормально обрабатывались, водители вовремя получали информацию о доставках, отделы внутри компании владели информацией, необходимой для работы.
• Обеспечение запасов. Это заказ новых партий сырья, обеспечение бесперебойных поставок товаров, управление запасами на складах.
• Оформление документов. В крупных компаниях именно логисты принимают участие в заключении контрактов с поставщиками, оформлении сопроводительных документов на грузы, таможенном оформлении товаров.
• Управление складами. В компетенции логистов управление всем, что происходит на складах: сортировкой, упаковкой, приемкой, отгрузкой товаров.

Без грамотной организации логистики начнется бардак: простои производства, потерянные заказы, долгая доставка продукции и, вследствие этого, — недовольство клиентов. В результате расходы на производство будут расти, а чистая прибыль — снижаться.

Логистика нужна всем компаниям, которые так или иначе доставляют товары покупателям или заказывают что-то у поставщиков.

Приведем пример: в небольшом городе работает магазин стройматериалов. Владелец купил ГАЗель, чтобы закупать товары в ближайшем крупном городе с оптовыми складами и привозить доски, металлопрофиль и металлопрокат клиентам. Даже при небольшом обороте он уже работает с логистикой:

• следит за наличием товаров в магазине и, когда что-то кончается, сам едет закупать новую партию или заказывает продукцию у поставщиков, договаривается с ними о времени доставки и следит, чтобы все привезли вовремя;
• когда покупатель приезжает или звонит, чтобы заказать доставку, передает данные о заказе грузчикам и водителю, чтобы те выполнили его.

То же самое можно сказать о ресторанах, суши-барах, маркетплейсах, зоомагазинах: все они получают поставки, а некоторые — доставляют заказы клиентам.

О том, в каких случаях еще компаниям нужна логистика, нам рассказал Александр Храпунов — руководитель отдела продаж транспортно-экспедиционной компании «ТЭК Оператор»:

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям – сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции. Идея подобного анализа и контроля изложена в статье «Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета».

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье «Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета».

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей – описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Что такое логистика? Понятие и суть

Логистика — это процесс создания оптимальной инфраструктуры движения товаров и услуг от поставщиков к потребителям. Простыми словами, логистика занимается тем, чтобы найти и организовать самый удобный, выгодный, наименее затратный путь, по которому нужный товар или услуга поступят к своему конечному потребителю.

Логистика в определенной форме существовала с давних времен: еще до нашей эры народы выбирали и строили наиболее удобные торговые пути для переправки сельскохозяйственных грузов и вооружения. На сегодняшний день основной причиной развития логистики как отдельной науки стал существенный рост производства, увеличение товаропотоков как в мировом масштабе, так и в рамках каждой отдельно взятой страны.

Логистическая структура на любом предприятии включает в себя 2 ключевых направления:

1. Логистика сырья, материалов, товаров, услуг от поставщиков на предприятие;
2. Логистика конечной продукции от предприятия до потребителей, как оптовых, так и конечных, розничных.

Оба эти направления логистики имеют равную ценность и значимость, т.к. влияют на себестоимость продукции и на ее конечную стоимость, что является важным для потребителей и влияет, в свою очередь, на объем продаж.

Весь логистический процесс включает в себя множество разных моментов:

• Выбор поставщиков;
• Заключение договоров с поставщиками на определенных условиях;
• Организацию доставки продукции и/или сырья на предприятие и с предприятия;
• Выбор транспортных компаний и заключение с ними договоров;
• Организацию взаимодействия с органами таможни (при внешнеэкономической деятельности), другими контролирующими органами и госструктурами;
• Определение и анализ сегмента покупателей;
• Заключение договоров с покупателями на определенных условиях;
• И т.д.

Во многих направлениях своей деятельности логистика граничит и даже пересекается с маркетингом, но в целом обе эти науки преследуют одну и ту же основную цель любого бизнеса: повышения его эффективности и, как следствие, прибыльности.

Что интересно, затраты на логистику в крупных современных промышленных компаниях часто являются самой крупной статьей расходов и превосходят даже затраты на сырье или заработную плату персонала. Это лишний раз подтверждает, насколько сейчас важна и нужна логистика.

Теперь, когда вы знаете суть логистики, давайте рассмотрим основные виды логистики.

Основные задачи

Если говорить о ключевых задачах процесса закупа, то тут следует отметить:

• оценка потребности в сырье. Для этого следует определиться с потребителями сырья внутри предприятия. Далее следует рассчитать требуемое количество материальных ресурсов;
• исследование рынка закупок. В рамках данного анализа изучаются методы закупа сырья у поставщиков, в связи с чем последних необходимо идентифицировать. Лишь после этого определяются потенциальные рынки, где можно приобрести требуемый объем ресурсов;
• выбор контрагентов по поставкам. В рамках данного анализа создается база данных поставщиков;
• осуществление закупок. В данном случае проводятся переговоры, по итогам которых подписывается соответствующее соглашение;
• контроль за снабжением, в рамках которого контролируется качество ресурсов и сроки снабжения;
• рассчитывать бюджет закупок, чтобы понимать, во сколько может обойтись закуп тех либо иных товаров.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

Именно такие цели и мысли мы пытались учесть каждый раз, когда меняли схему обеспечения на предприятиях и в торговых организациях. Набили множество шишек, нашли много интересных решений, которые могут быть интересны другим предприятиям, организациям или коллективам внедренцев, работающих на поприще ERP-систем. Идеи, которыми мы можем поделиться, не уместно смешивать в одной статье. Уж больно их много..

Поэтому каждому из этапов мы уделили отдельное внимание, описали свой взгляд в отдельных статьях по более узкой тематике: планированию потребности, тендерным процедурам, поставке и т.д

Логистические компании и аутсорсинг

Глобализация и разделение труда приводит к тому, что некоторые виды деятельности становятся неэффективными в рамках предприятия, а на рынке появляются специализированные организации, предоставляющие их по приемлемым ценам с высоким уровнем качества.

Большую роль в росте аутсорсинга играет прогресс в средствах «бесшовной» интеграции IT систем предприятия-заказчика и исполнителя логистических услуг. Это позволяет управлять в реальном времени процессами в рамках единой виртуальной системы управления.

В таблице представлена сложившаяся к настоящему времени классификация видов логистических операторов.

N	Вид	Характеристика
1	1PL оператор	Логистику обеспечивают соответствующие подразделения самого предприятия производителя товаров
2	2PL	Предприятие обеспечивает транспортиртные и складские услуги
3	3PL	выполняет пакет транспортных и складских услуг, осуществляет обработку грузов, перегрузку, а также управление логистикой заказчика при помощи интегрированных IT систем управления; заказчик оставляет за собой только внутреннюю логистику
4	4PL	Формирует сквозную цепочку поставок и синхронизацию работы всех организаций участвующих в цепочке включая планирование
5	5PL	занимающийся интернет-логистикой, при помощи которой осуществляет построение логистических цепей, цепей поставок и контроль логистических процессов для множества предприятий поставщиков продукции доводя товары до конечного потребителя

Наблюдается большой разброс в проценте предприятий использующих логистический аутсорсинг по странам. Ниже оценка по разным источникам.

N	Страны	От %	До %
1	США	65	80
2	Европа	60	65
3	Китай	45	50
4	Россия	25	30

Как можно видеть у большинства российских предприятий имеется возможность повышения эффективности за счет аутсорсинга. При этом рынок логистических услуг имеет хорошие перспективы для долговременного роста количества логистических компаний.

Суть, задачи и функции закупочной логистики

В организации бесперебойной работы предприятия вопросы снабжения занимают приоритетные позиции. Не имеет большого значения, является фирма производственной или торговой. Поставки сырья и комплектующих изделий столь же важны, как стабильность товарного ассортимента на магазинных полках.

Исходя из этого, можно сформулировать основные цели закупочной логистики:

Минимизация цены входящего продукта, включая расходы на логистику по его доставке. «За морем телушка – полушка, да рубль перевоз» – так говорится в поговорке.
Оптимизация качественных показателей. Из скверного сырья и товар получается соответственным. Как гласит народная мудрость, «дешевая рыбка – поганая юшка».
Выбор надежных поставщиков. Нарушение сроков доставки со стороны нерадивых партнеров может повлечь полный коллапс производства

Купеческое изречение «уговор дороже денег» подтверждает важность выполнения обязательств.
Уменьшение объема оборотных средств. На практике, это означает снижение товарно-сырьевых запасов

Их должно быть ровно столько, чтобы предприятие могло пережить случайный сбой графика поставок. Затоваривание недопустимо, как и дефицит.
Интегрирование в общий технологический цикл. Под ним понимается стремление к согласованности действий всех подразделений. Служба снабжения работает на производство, а не наоборот.

Из поставленных целей формируются задачи закупочной логистики. Они состоят в обеспечении трех условий для нормального функционирования предприятия:

1. Соблюдение экономически обоснованного графика закупок.
2. Соответствие объемов запаса оборотных средств насущным потребностям.
3. Удовлетворительное качество исходного продукта (комплектующих изделий, сырья) при его оптимальной стоимости.

На практике, хорошая работа отдела закупочной логистики выражается в отсутствии проблем во время снабжения производства всем необходимым.

КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

• неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
• возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
• простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
• минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

Функции и цели закупочной логистики

Работу подразделений, занимающихся вопросом снабжения, можно рассматривать на таких уровнях, как:

• звено, которое обеспечивает связь и осуществление целей системы макрологистики, частью которой и является данное конкретное предприятие;
• на уровне микрологистики данный отдел выступает как часть всего предприятия;
• отдел снабжения также выступает в качестве самостоятельной структурной единицы, имеющей поставленные перед ней цели.

В качестве базовых функций обозначенного процесса специалисты выделяют:

• разработка стратегии закупа ресурсов и определение будущей потребности в них;
• сбор и анализ поступающих предложений от возможных контрагентов по снабжению;
• выбор снабженцев материальными ресурсами;
• определение потребности предприятия в материальных ресурсах и расчет объема их заказа контрагентам;
• согласование цены заказа и подписание договора о снабжении;
• контроль за сроками выполнения обязательств со стороны поставщиков;
• контроль за качеством поставляемых товаров и их дислокация на складе;
• контроль за состоянием запасов сырья на складе.

Что касается целей логистики закупок, то в качестве первой специалисты отмечают закуп требуемого товара.

Следующая цель состоит в том, чтобы правильно определить время покупки. Для этого необходимо правильно управлять запасами сырья на складе.

Показатели эффективности закупочной логистики

Оценить эффективность процесса снабжения позволяют следующие показатели:

• исполнение договорных обязательств по поставкам;
• частота поставок, представляющая собой временной интервал между каждой поставкой;
• среднесуточная поставка, определяемая как частное от общего числа поставок и количества дней;
• средний период задержки поставок;
• комплектность поставляемых ресурсов;
• коэффициент синхронности поставок, определяемый делением наименьшего и наибольшего процента соблюдения графика поставок;
• показатель связи между поставщиком и потребителем, который позволяет оценить тесноту связи потребителя с тем либо иным поставщиком;
• комплексный показатель, характеризующий выполнение обязательств по поставке ресурсов с точки зрения обозначенного срока, ассортимента и качества сырья.

Модели организации закупочной логистики и снабжения предприятия

Типовой универсальной управленческой структуры для логистики закупок в настоящее время нет. Вряд ли она когда-нибудь будет создана, так как у каждого предприятия есть своя специфика, задающая систему, по которой привлекаются те или иные поставщики.

Практикуется применение двух основных организационных подходов:

1. Первый из них состоит в создании отдельной службы закупочной логистики. Он используется предприятиями с мощной инфраструктурой, потребляющих широкий ассортимент сырья и материалов. Склады разделяются на сбытовые и снабженческие, с подчинением разным руководителям. В большинстве случаев от такого усложнения современные компании уже отказались: контроль запасов в рамках двух подразделений все равно приходится объединять для ведения бухгалтерского учета на предприятии.
2. Второй метод сегодня более распространен. Подчинение отдела логистики закупок проходит по схеме: «генеральный директор – заместители по закупкам и материальным ресурсам – рядовые исполнители». Горизонтальные связи соединяют снабжение со службами производства и сбыта.

На практике, отдел маркетинга, производя анализ продаж, рекомендует наиболее востребованный рынком ассортимент. Исходя из этих данных, руководитель предприятия принимает решения по изменению состава продукции и дает задание производственникам составить заявки на требуемые комплектующие или виды сырья.

https://youtube.com/watch?v=ymt9_1Uuo80

Управление логистикой закупок

Логистика закупок, как процесс, разделена на девять основных последовательных операций, требующих управленческого вмешательства. В числе которых:

• Определяется требуемая номенклатура первичных продуктов. Операция производится на основе анализа рынка и производственных спецификаций. В торговле определяются наиболее востребованные товарные позиции, за счет которых формируются приоритеты в ассортименте.
• Формулируются качественные требования к покупаемому продукту: сортность, технические параметры, стандарты. Для торговли – типоразмеры упаковки, марки и другие параметры розничных товаров.
• Решается вопрос о целесообразности изготовления требуемой номенклатуры на самом предприятии или закупки у сторонних поставщиков.
• Производится исследование рыночных предложений с учетом совокупности издержек и рисков.
• Выбираются оптимальные поставщики по многокритериальной системе оценки. Если есть опыт сотрудничества с предприятиями, он учитывается. Составляется или обновляется информационная база компаний, предлагающих номенклатурные позиции. Возможны, а в некоторых случаях и неизбежны, поставки одной и той же номенклатурной позиции несколькими партнерами.
• Осуществляются закупки. Предварительно заключаются договоры и разрабатываются логистические цепи.
• Контролируются фактические параметры качества поставок на предмет своевременности, соответствия указанным техническим параметрам, цене и другим договорным условиям.
• Составляется бюджет закупок. Расчеты уточняются и проверяются по признакам конечной экономической эффективности.
• Создается единая макрологистическая система, включающая все цепи.

В идеальном случае, после проведения перечисленных мероприятий, функции материального обеспечения плотно интегрируются в общую систему управления предприятием.