Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

1. Работающим неофициально.
2. Устроенным по внешнему совместительству.
3. Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

1. Наименование фирмы.
2. Коды ОКПО и ОКУД.
3. Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
4. Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
5. Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

1. В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
2. Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
3. В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.

4. В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.

5. С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
6. В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
7. И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.

Может ли вести табель бухгалтер?

На практике часто возникает и вопрос о том, может ли быть возложено ведение табельного учета на бухгалтера. Тут нужно отметить, что напрямую круг лиц, которые обязаны вести табели, нормативно не закреплен. То есть чисто с формальной точки зрения поручить эту работу бухгалтеру организации можно.

Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается. Более того, если на предприятии используются формы Т-12 и Т-13, то легко заметить, что в правилах их ведения среди лиц, которые указаны в качестве подписывающих табель, бухгалтер не упоминается.

Тем не менее, если на предприятии отсутствует кадровая служба, возможность возложить эти обязанности и на бухгалтера есть

Однако в этом случае важно помнить, что соответствующие функции должны быть установлены внутренними актами предприятия. Сделать это можно 2 способами:

1. Приняв соответствующую должностную инструкцию. При этом для бухгалтеров, работающих в ОАО, страховых компаниях и ряде других организаций, инструкция должна в обязательном порядке разрабатываться на основе профстандарта.
2. Внеся запись об этом в трудовой договор в установленном законом порядке.

Если ни трудовой договор, ни должностная инструкция подобной функции не предусматривает, бухгалтер вправе отказаться от ведения таких документов.

Порядок ведения для работников

Немаловажным понятием является и временной режим, посредством которого происходит установление большого количества моментов – длительности смены и рабочей недели, условий исполнения трудовых обязанностей в случае ненормированного раб. дня, временные рамки начала и окончания РВ, время для отдыха.

В настоящее время на практике используется два направления систем учета – поденный и суммированный. В первом случае фиксирование осуществляется за день. Данная форма учетных мероприятий считается распространенной на территории большинства предприятий и учреждений, подразумевающих классические условия работы.

Если говорить о суммированном учете, он осуществляется в стенах компаний, в которых наблюдается непрерывный рабочий цикл или другой нестандартный режим. При этом за определенный период времени сотрудник должен отработать свою норму. Превышение этого параметра в одни дни будет компенсировано сокращением РВ в другие.

Сведения о временных интервалах работы подлежат отражению в табеле учета. Документ является одним из основных, т. к. на его базе происходит начисление и выплата ЗП. В законодательстве для него установлена форма Т-12 для ручного и Т-13 для автоматического учета.

Разработка документа осуществляется в одном экземпляре, который закрепляется за сотрудником. Подписанием документа занимается руководитель и кадровый специалист. Затем он отправляется в бухгалтерский отдел и остается на хранении на протяжении года.

В бланках учетных мероприятий отображаются следующие данные:

• фамилия работника;
• подразделение, в котором он исполняет обязанности;
• должность;
• номер табеля.

Допустимо и внесение некоторых других данных. Отдельно от этого происходит отражение часов работы в дневное и ночное (с 22:00 до 06:00) время, а также сверхурочной отработки (свыше установленного норматива).

Немаловажную роль играет отражение часов работы в выходные и праздничные дни и неявок по причине отпуска, заболевания, командировок и пр.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2021 году.

Событие	Буквенный код	Цифровой код
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме № Т-13 в 2021 году.

Для государственных организаций актуален образец заполнения формы ОКУД 0504421.

Важные нюансы

Как правило, табель заполняется в первой половине дня, отмечая фактическое присутствие либо отсутствие работников на предприятии, а так как режим труда у некоторых из сотрудников может быть разным, для заполнения используются графики смен, чтобы видеть полную картину. Еще одним важным нюансом при заполнении табеля является отсутствие работника по уважительным причинам, но без подтверждающих документов.

Также важным аспектом при заполнении табеля являются распорядительные документы, то есть приказы, в которых отражаются данные об отсутствии работников либо изменениях в графике труда. Именно на основании полученных данных в табель и вносятся те или иные данные в соответствии с буквенным кодом, предусмотренным для различных ситуаций и утвержденным тем же Приказом Госкомстата № 1.

Ответственные лица

Как правило, за заполнение табеля отвечает лицо в основные обязанности которого входит ведение сего документа либо лицо, которому поручен учет отработанного времени на основании приказа по предприятию в порядке расширения зон обслуживания.

Однако помимо ответственного лица, за данные отраженные в табеле несут ответственность еще ряд лиц, в частности начальник структурного подразделения, который подписывает табель и кадровый работник, которые и приказы для отпусков оформляет, и данные сверяет, и подпись свою ставит.

Ответственность за незаполнение или ошибки ведения

В случае, если в табеле произошла ошибка, законом допускается оформление корректировочного табеля, который позволяет отрегулировать разные нюансы, описанные выше, то есть те же больничные или административные отпуска. Но если ошибка допущена в связи с банальной невнимательностью, причем неоднократно, либо в случае негативных последствий, руководство компании вправе применить к нерадивому сотруднику дисциплинарное взыскание, причем выговор можно вменить не только нормировщику, но и всем лицам, которые ответственны за его ведение и проверку отраженных данных.

Если же на предприятии вовсе не ведется табель, и при проверке контролирующими органами сей факт будет обнаружен работодателя ждет штраф:

• за нарушение норм ст.9 ФЗ №402 об обязательном ведении первичного учета и нарушения правил налогообложения в порядке ст.120 НК РФ в размере 10 тыс. рублей;
• за нарушение трудового законодательства, в части не предоставления положенных льгот и гарантий связанных с теми же ночными или сверхурочными работами, которые невозможно отразить без табеля в порядке ст.5.27 КоАП РФ в размере варьирующемся от тридцати до пятидесяти тысяч.

Расшифровка обязательных кодов и условных обозначений: ночные часы, работа в день отгула и др.

Буквенные и цифровые обозначения унифицированной формы Т-12 утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года. Все указанные обозначения имеют стандартную форму и содержание, при необходимости организациям разрешено создавать дополнительные сокращения в зависимости от специфики работы и вида деятельности.

Приняты следующие сокращения в буквенном и цифровом выражении по определённым параметрам:

Продолжительность рабочей смены

1. Я (01) — работа в дневное время.
2. Н (02) — работа в ночное время.
3. РВ (03) — работа в выходные дни.
4. С (04) — сверхурочная работа.
5. ВМ (05) – продолжительность смены при вахтовом методе.
6. УВ (12) – сокращенный рабочий график для студентов и лиц, проходящих обучение без отрыва от производственной деятельности с частичным сохранением зарплаты.
7. ЛЧ (21) – снижение количества рабочих часов в ситуациях, предусмотренных законодательно.
8. НС (25) – режим неполного рабочего дня по инициативе работодателя, если это не противоречит действительным нормам закона.

Командировка и служебные поездки

1. К  (06) — командировка.

Повышение квалификационных умений

1.     ПК (07) – с отрывом от производства
2.     ПИ (08) – с отрывом от работы в другой местности (перевод наёмного служащего в другое подразделение организации, расположенное в ином населённом пункте, регионе и т.д.).

Отпуск

1. ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
2.     ОД (10) – дополнительный отпуск.
3.     У (11) — учебный отпуск.
4.     УД (13) – отпуск, гарантированный студентам и лицам, находящимся на обучении без сохранения заработной платы.
5.     Р (14) – отпуск по беременности и родам. Эта же номенклатура применяется в связи с усыновлением новорождённых.
6.     ОЖ (15) – отпуск по уходу за малышом в возрасте до 3-х лет.
7.     ДО (16) – дополнительный отпуск, предоставляемый по согласованию с работодателем без сохранения заработка.
8. ОЗ (17) — отпуск без сохранения заработной платы.
9. ДБ (18) – ежегодный дополнительный отпуск без сохранения з/п.

Нетрудоспоосбность

1. Б (19) — больничный (период временной нетрудоспособности).
2. Т (20) – временная утрата трудоспособности без назначения социального пособия (для ситуаций, обозначенных в нормативной документации РФ).

Пропуск рабочей смены, неявка на работу

1.     ПВ (22) – вынужденный прогул из-за перевода на иную должность, незаконное отстранение от работы, восстановление в занимаемой должности.
2.     Г (23) – пропуск работы во время исполнения обязанностей государственного или общественного значения.
3.     ПР (24) – прогулы без уважительной причины.
4.     НН (30) – неявка на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам. После определения причин прогула, код меняется на тот, который соответствует действительности.

Выходные и праздничные дни

1.     В (26) — выходные и нерабочие праздничные дни.
2.     ОВ (27) – оплачиваемые выходные, предоставленные работодателем.
3.     НВ (28) – дополнительные отгулы без сохранения заработной платы.

Простой и забастовка

1.     ЗБ (29) – невыход на работу из-за массовой забастовки (для ситуаций, предусмотренных законодателем).
2.     РП (31) – простой по вине нанимателя.
3.     НП (32) – обстоятельства вынужденного простоя не зависят от работодателя и наёмного персонала.
4.     ВП (33) – прямая вина наёмного служащего.
5.     НЗ (36) – остановка рабочего процесса из-за невыплаты (задержки) заработной платы.

Отстранение от исполнения служебных обязанностей

1.     НО (34) – недопущение к выполнению профессиональных обязанностей с оплатой согласно законодательным нормам.
2.     НБ (35) – недопуск к работе без начисления заработка за рабочую смену.

Компания имеет право разрабатывать дополнительные обозначения. В качестве примера приведём такие обозначения:

1.     ЭК (37) – отсутствие на рабочем месте из-за прохождения медицинской или социальной экспертизы.
2.     ДИ (38) – диспансеризация сотрудницы, находящейся в положении.
3.     КР (39) – дополнительный перерыв для кормящей матери.

Табель учета рабочего времени – что это, какую информацию содержит

Для правильного функционирования организации все сотрудники должны соблюдать рабочий режим, который бывает следующих видов:

• Односменный. Отработанное сотрудником за смену время может учитываться понедельно, за каждый день или суммировано.
• Ненормированный. Особенность этого режима в том, что сотрудник может быть привлечен к исполнению трудовых обязанностей сверх привычного для других работников времени.
• Гибкий. Он отличается тем, что сотрудник сам вправе устанавливать начало и конец своего рабочего дня. Однако даже в организациях, практикующих работу по гибкому графику, может быть установлен промежуток времени, в течение которого сотрудник обязан присутствовать на рабочем месте.
• При работе ввахтовом режиме сотрудник временно не имеет возможности возвращаться домой по окончании рабочего дня.
• Раздробленный режим работы практикуется в организациях, оказывающих услуги с разной интенсивностью в течение рабочего дня.
• Режимсокращенного рабочего времени. Его особенность заключается в том, что при таком режиме общее количество отработанных за неделю часов должно быть не более 40.

Для четкого контроля соблюдения всех этих режимов компания заводит табель учета рабочего времени сотрудников.

В табель не заносятся данные о таких работниках:

• Выполняющих свои функции вне офиса.
• Трудящихся в организации на основании действия гражданско-правового договора.
• Являющихся внешними совместителями.

Фиксируется следующая информация о:

• Явке в рабочий день.
• Явке в выходной день.
• Выходном дне (или выходных днях).
• Учебном отпуске.
• Поездке в командировку.
• Больничном.
• Ежегодном отпуске.
• Повышении квалификации сотрудника.

Эти обозначения могут вноситься в буквенной и цифровой форме. Чаще всего компании выбирают буквенный вариант, поскольку так проще понимать, воспринимать и запоминать информацию. Это облегчает работу табельщика.

Существует два типа бланков для данного документа:

• Универсальные, которыми может воспользоваться любая организация.
• Разработанные конкретной компании для своего локального пользования. На них должны присутствовать все реквизиты компании.

Бланк состоит из трех частей:

Титульной страницы, на которой присутствуют кодовые обозначения обстоятельств, по которым сотрудник может не явиться на работу. К этим обстоятельствам относятся больничный лист, дополнительные выходные и т.д.

Учета рабочего времени, в котором содержатся данные за все рабочие дни.
Таблицы, в которой высчитано итоговое количество отработанных часов и сумма заработной платы.

Если в табеле была допущена ошибка, ее можно исправить, если имеются документы, подтверждающие неправильность внесенных данных.

Существуют самые распространенные ошибки, которые могут допускать лица, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени:

• Выходные и праздничные дни отмечаются как рабочие.
• Указываются только фамилия и инициалы сотрудников, но нет никаких данных о занимаемой ими должности.
• В день перед официальным праздником рабочая смена должна закончиться на час раньше. Отсутствие отметки об этом является ошибкой.

Перед тем, как взять на себя ответственность по ведению данного табеля, необходимо ознакомиться со всеми тонкостями.

Если проверяющие надзорные органы заметят ошибку, организация в целом и сотрудник в частности могут быть привлечены к ответственности. Поэтому перед сдачей документа в бухгалтерию необходимо все тщательно проверить и внести изменения при наличии неточностей и ошибок.

На практике помимо заполнения табеля применяют такие способы контроля рабочего времени:

• Контроль посещения на входе в организацию.
• Наблюдение с помощью видео- или аудиосистем.
• Ведение таблиц в Excel.
• Учет при помощи специальных программ.
• Работа в программах бухгалтерского учета.
• Контроллеры и карточки доступа.
• CRM-системы.

Заключение

Вести табель учёта рабочего времени должны в каждой организации. Этот процесс должен выполняться ответственным специалистом, которого наделяют полномочиями с помощью выпуска соответствующего приказа директора компании.

Нужно понимать правила заполнения всех ячеек этого документа. Если он имеет ошибки или его вообще нет, то надзорные органы вправе привлечь за это фирму к административной ответственности. На основании данных табеля происходит расчет заработной платы специалистов. Лучше всего для ведения табеля использовать специальные компьютерные программы, с помощью которых этот процесс сильно упрощается.