Как прошить документы нитью

Содержание:

Как прошить оригиналы документов нитками?
- Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки
  - Как заверить сшитые документы?
Как правильно прошивать документы
Подготовка документов к сшиванию
Тонкости и нюансы процесса
Прошивание в 3 дырки
Полезные советы
Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция
Как правильно прошивать документы
Нормы закона
Пошаговые инструкции как прошить документы нитками
Способы сшивания документов степлером
Сроки предоставления документов

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

кадровых;
проверочных;
архивных;
бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило. Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Схема прошивки документов в 4 дырки:

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

Нюансы процесса:

При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Как правильно прошивать документы

Учредительные документы ип: перечень, уставные документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности. Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

В крайний прокол с тыльной стороны

С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

И соединяем концы нитки

При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

Остается завязать нитку узлом

Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Подготовка документов к сшиванию

Документы и тарифы

Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:1. Оформление обложки.

Обложки для документации бывают трех видов:

Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация. Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

3. Нумерация.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Важно!В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4. Опись. Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

организацию и название документа;
дату подшивки и срок хранения;
подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
количество документов и подпись с указанием ФИО.

Обратите внимание!Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией

Тонкости и нюансы процесса

Учредительные документы ип: существуют ли

Перед тем, как начать подшивку документации при помощи различных материалов и капроновых ниток, следует тщательно подготовиться к этому процессу. В первую очередь с листов следует снять все зажимы и скрепки. Далее рекомендуется произвести сортировку документов, выстроив их в хронологическом порядке. Пронумеровать листы можно как во время предварительной подготовки, так и по окончанию процесса

Важно обратить внимание на то, что допущение ошибки в процессе нумерации может аннулировать всю проделанную работу. В нумерации используются арабские цифры, однако допускается использование и римских знаков. Начинать нумерацию следует с титульного листа

Начинать нумерацию следует с титульного листа.

При необходимости подшивки обложки, следует с повышенным вниманием подойти к вопросу выбора картона. Существует несколько типов обложек, которые различаются размерами, толщиной и качеством

Одним из главных требований является наличие надписи «Дело» на выбранной обложке. Для упрощения процесса, можно использовать специальный «скоросшиватель» для листов, соответствующих формату «А4». При наличии конвертов в документах, они нумеруются в первую очередь. Только после них, ставится номер на стандартные листы и приложения в виде фотографий.

Допущение ошибки в нумерации, не является серьезным упущением. В этом случае необходимо лишь зачеркнуть неверный номер одной линией. На листе, который приклеивается на тыльную сторону, необходимо добавить надпись «Исправленному верить». Далее, лицо ответственное за подготовку документации должно поставить свою подпись и фирменную печать.

Неприкосновенность является одним из главных требований к подшитым документов. В случае возникновения дополнения подшитых и пронумерованных листов, потребуется прикрепить отдельный том, или разобрать готовую конструкцию и пройти весь процесс заново.

Допускается использование приемов литературной нумерации. Это означает, что на пропущенные листы, ставится пометка, где к цифре прибавляется определенная буква. (1а,2б и т.д.). При более серьезных помарках, потребуется проставить все номера заново. Для этого, все неправильные числа перечеркиваются, а рядом с ними указываются новые. Одним из обязательных требований является исправление заверительной надписи. В рассматриваемом случае старые данные перечеркиваются, а рядом с ними указываются новые сведения. После этого, ставится подпись ответственного лица и печать организации.

Прошивание в 3 дырки

Для того чтобы прошить документацию с помощью трех дырок, необходимо приготовить следующие предметы:

Сами документы.
Шило. Если документов немного, шило не понадобится.
Толстую иголку.
Прочные нитки, например, шелковые. Можно использовать тонкую ленту, банковский шпагат или специальные нитки для прошивки ЛШ-210.
Бумажный стикер небольшого размера примерно 3*6 см.
Канцелярский клей.
Печать, чтоб заверить.

Итак, для начала следует подготовить бумажные листы, убрав все скрепки и скобы от степлера, складывая их стопкой в нужном порядке. Затем с левой стороны, вертикально, соблюдая симметрию, иголкой, шилом или дыроколом делаются три прокола на одинаковом расстоянии друг от друга, как показано на образце:

После того как проколы сделаны, в иголку вдевается нитка. Слишком длинную нить вдевать нет необходимости, так как все равно придется отрезать излишки. Для улучшения понимания — дыркам на листах присвоены порядковые номера от одного до трех сверху вниз. Первоначально иголкой продевается стопка листов через отверстие №2 по направлению к лицевой стороне

Важно проследить, чтоб кончик нити длиной около 7 см свободно оставался сзади до самого конца процесса прошивки. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:

Следующий стежок делается по лицевой стороне посредством направления иглы в отверстие №1. Более понятно процесс показан на фото:

Следующим шагом игла пропускается через прокол № 3 по направлению к лицевой стороне пачки, затем делается стежок из отверстия № 3 к отверстию № 2, в итоге иголка выводится на тыльную сторону листов. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:

После того как это действие произведено, излишки нити обрезаются, остаются концы длиной около 7 см, которые связываются между собой узелком максимально плотно к бумаге. Собственно, прошивка на этом закончена, но остается еще один важный момент. Осталось наклеить бумажный стикер, который приготавливается заранее. Для наклейки вырезается небольшой кусок бумаги. Строгих требований к его размеру нет, поэтому подойдет бумажная полоска 3*5 см. Плюс или минус сантиметр не существенно, главное, чтоб вырезанный кусок после приклеивания полностью покрывал зону прошивки. На вырезанной бумаге пишется «пронумеровано и прошито». Надпись можно пропечатать на принтере заранее, затем аккуратно вырезать прямоугольник нужного размера. Листы предварительно следует пронумеровать хронологическом порядке посредством вписывания арабских цифр в правый верхний уголок каждой страницы документа, включая копии, общее количество страниц отображается затем на стикере. Вот образец того, как правильно должен выглядеть подобный стикер:

На бумажный корешок с тыльной стороны наносится клей, затем стикер крепится на задней части, закрывая узел и большую часть нитей, так, чтоб оставались только короткие кончики в 1-2 см. Как это выглядит, показано на фото:

Остается только заверить. Графы заполняются, с указанием количества страниц, даты и подписи лица, производившего прошивание страниц. Часть подписи должна выходить за пределы наклейки. Далее ставится печать организации, которая должна также частично выступать за пределы наклейки. Вот таким образом выглядит правильно прошитая документация:

На этом работа по прошиванию в три дырки считается оконченной.

Полезные советы

Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция

Архив

Процедура грамотной архивации отчетности является обязательной для всех представителей структурных отделов фирм любой формы собственности. Архивация документов и договоров включает в себя важные этапы, в числе которых:

Составление плана работы на год, который в обязательном порядке согласовывается со всем руководящим составом организации на собрании. Данный план включает конкретные сроки предоставления всех видов документации для архива. Чтобы график было реально исполнить, нужно предоставлять сотрудникам не конкретный день для сдачи, а какой-то определенный временной отрезок, например, с 10 по 15 число текущего месяца за предыдущий.
В заданные в графике сроки специалист каждого подразделения передает архивариусу бумаги, оформленные и прошитые по механизму, установленному для конкретных документов. К каждому такому делу предоставляется реестр с описью, в котором фиксируются наименования документов, даты их составления и количество листов, также указываются данные об исполнителе.
Архивариус проводит сверку документации на предмет корректности, отсутствия лишних документов, которых нет в описи, считает страницы. При наличии замечаний по прошивке или содержанию документация направляется исполнителю для внесения исправлений, а в случае отсутствия нареканий — принимается на хранение.
Если требуется продублировать документы в электронном виде, то данная процедура находится в ведомстве сотрудников подразделений, которые сканируют бумаги, раскладывают их по папкам электронного архива (в большинстве современных предприятий такой архив присутствует), после чего переходят к завершающей процедуре архивирования разнообразных типов документации.
В конце передачи документов сотрудник на описи проставляет свою подпись. Архивариус, подписываясь, фиксирует факт отсутствия нареканий, присваивает каждому переданному документу номер в специальной книге учета, проставляет дату и вкладывает в соответствующую ячейку.

Передача документа в архив

Обратите внимание! Срок хранения документов по российскому законодательству не может быть менее 10 лет. На определенные виды бумаг устанавливается иные сроки, которые зафиксированы правовыми актами

К помещению, в котором будет расположен архив, также предъявляются особые требования для сохранения документов в должном виде:

хорошая вентиляция;
допустимый уровень влажности и пожарной безопасности;
наличие специализированной изоляции для электроприборов и проводки;
использование пожаростойких материалов при ремонте помещения;
отсутствие системы канализации и водопровода в комнате.

Как правильно прошивать документы

В 2 прокола

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

На 3 дырки

Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

В крайний прокол с тыльной стороны

С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

И соединяем концы нитки

При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

Остается завязать нитку узлом

Обрезать лишнюю длину концов нитки

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие:

методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;
п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;
п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;
копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата.
Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Федеральный закон «Об архивном деле» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (статья 17). Каким именно образом (в том числе – прошивкой или переплетом) должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит.

Однако он определяет, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (статья 23), а упорядочение архивных документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (статья 3).

Как известно, такие Правила утверждены в 2009 г. Согласно им, одним из основных видов физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе является переплет архивных документов (подпункт 2.11.9.1). Таким образом, Закон на стороне переплета. К сожалению, отличие прошивки от переплета выше так и не было разъяснено. В чем же оно, в самом деле?

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними. По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчетов).

В две дырки

Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

Алгоритм действий:

распечатать документ, упорядочить листы;
пробить дыроколом дыры;
продеть нить;
сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
из файла сшивки вырезать лист;
приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики веревки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
заполнить лист прошивки.

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остается только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или черный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой.

Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см. Далее его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Кроме того, указывается количество страниц, а также реквизиты и подпись ответственного лица, дату. Сверху идет печать.

В три прокола

Для начала стоит наметить, где именно будут находиться отверстия. В идеале они должны быть центрированы, если только не требуется иного расположения. Также им надлежит находиться на равном друг от друга расстоянии. Располагают их обязательно по левому краю документа.

Пошаговое представление процесса:

сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
заново вдеть иглу в отверстие №1;
завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
приклеить лист прошивки;
заверить.

В четыре

Последовательность шагов:

проделывание дырочек;
вдевание иглы с обратной стороны (должна войти во 2 дырку, если считать справа налево);
вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку справа;
далее нить снова отправляют во 2 отверстие справа;
после иглу отправляют в 3 дырку справа;
затем переходят на крайних левый прокол;
возвращаются к 3 отверстию;
выводят на обратную сторону и делают узел.

При формировании узла нужно следить за тем, чтобы ниточка не провисала ни на каких участках. Ей надлежит плотно и аккуратно фиксировать страницы.

В пять

К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками

Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчетности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчетами для налоговой

Последовательность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.

На этом этапе нить нужно зафиксировать узлом.

На уголок

Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют ее таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой.

Далее в петельку продеваются хвостики. Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:

прошито, пронумеровано;
количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);
инициалы работника вместе с подписью (сначала идет последняя, ее расшифровку указывают после).

Способы сшивания документов степлером

Разрезаете или разрываете и сгибаете ка кна рисунке. Сшивание документов скрепкой степлера Данный способ прошивания является самым простым. Как правильно сшивать документы в папки в организациях: правила и советы. Дырокол приобретается один раз, запасы УСД потом пополняются. Требования в копиям документации — отправлено в Общие вопросы: Пришла к нотариусу для удостоверения копии документации, оригинал которой пронумерован, прошит, удостоверен печатью, но.. прошит степлером. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

На полях листа, расположенных слева, лучше даже на половине левого поля, которое свободно, делаются три дырки, дырки лучше пробивать дыроколом, но так же можно толстой иглой или шилом. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью Какие документы необходимо сшивать? 5 дырок Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.