Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

Нужна ли ИП на ЕНВД кассовая книга

Обязанность по проверке отчетных форм возложена на инспекторов ФНС, которые предъявляют особые требования к журналам регистрации первичной документации. Поэтому любые, обнаруженные в процессе инспекторской проверки недочеты грозят штрафными санкциями (иногда в очень крупных размерах). Оснований, побудивших такие серьезные проверки и санкции, несколько:

• противостояние неузаконенному обналичиванию денежного наличного оборота предпринимателей,
• неуплата налоговых платежей за сокрытые доходы.

Оформлять денежные поступления и выбывающие средства из кассы необходимо. Это условие должно быть соблюдено всеми коммерсантами, независимо от использования ККМ, режима взимания налогов с доходов, и численности наемных сотрудников. В случае использования расчетов наличными предпринимателю необходимо соблюдать специальные требования, называемые дисциплиной кассовых операций.

Кассовые документы

Различают следующие основные категории:

• приходные;
• расходные;
• регистры учёта, призванные обобщить информацию из первичных документов.

Законодательством разработаны следующие виды документов:

• приходный кассовый ордер – целью является фиксирование поступление наличности в кассу;
• расходный кассовый ордер – предназначен для оформления выдачи наличных из кассы;
• кассовая книга – для отображения всех операций с ККМ;
• журнал регистрации ПКО и РКО – для бухотчётности;
• книга учёта принятых и выданных средств.

Главным требованием, предъявляемым к кассовой документации, является отсутствие различного рода исправлений учётных регистров, а также помарок. Использование корректора строго запрещено.

Исправления могут быть внесены:

Если допущена ошибка при оформлении ПКО/РКО. Допускается перечеркнуть ошибочный бланк, составить новый. Ошибочный и перечёркнутый ордер подлежит сдаче вместе с отчётом за смену. Осуществление операций на основании ордеров с ошибками запрещается.
Ошибка допущена в одном из журналов или кассовой книге. Исправления производятся по правилам: некорректная запись перечёркивается, а над ней вносятся корректировки путём указания верного значения сумм или текста. Рядом с исправлением, где есть свободное место, требуется добавить надпись «Исправлено», заверенную подписями лиц, ответственных за КД

Важно внести расшифровку подписей, указать дату. Исправлять требуется все экземпляры.

Предприниматель должен организовать, определить место для хранения, а также сформировать порядок хранения кассовой документации на протяжении всего срока, регламентированного законодательством. Общие правила хранения документации:

1. Сшивать стоит документы по дням. Сшив формируется не позднее следующего дня.
2. Сшивать требуется по порядку: в порядке возрастания номеров счетов, от Дт до Кт.
3. Все листы нумеруются.
4. Перед передачей в архив необходимо сформировать опись, в которой указать количество, названия сшивов.

Требования к продолжительности хранения регламентирует Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»: первичная документация, а также регистры следует хранить в течение 5 лет. По окончании срока они могут быть уничтожены, только если нет никаких споров по указанным в них операциям или судебных разбирательств. Отсчёт начинается с даты отчётного года, когда документ был сформирован. Срок идентичен и для электронных форм. Исключением являются ведомости по заработной плате персонала, хранить которые требуется 75 лет.

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Одним из требований кассовой дисциплины является наличие на предприятии кассира, при этом его обязанности может исполнять директор предприятия или (в случае ИП) сам индивидуальный предприниматель. В ситуации, когда кассиров более одного, должен быть назначен старший кассир.

Кроме кассира на предприятие должно быть лицо, которое ответственно за формирование кассовых документов. Чаще всего эта обязанность закреплена за главным бухгалтером. Однако, как и в ситуации с кассиром, роль данного лица может исполнять кассир или непосредственно сам индивидуальный предпринимать. Обязанности по формированию кассовых документов могут быть делегированы организации, которая занимается ведением бухгалтерского учета.

Документы, которые необходимо оформлять по кассовым операциям:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе.

Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок.

Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

Бухгалтерский учет

Если бизнес предпринимателя имеет большие обороты, в том числе наличными, целесообразно наладить бухгалтерский учет кассовых операций с применением специализированного программного обеспечения.

Часто бухгалтерские программы учета ориентированы на стандарты ведения бухгалтерии для юридических лиц и используют план счетов. В бухгалтерском учете для кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». При этом дебет счета отражает поступление денег и документов в кассу, а кредит – выплату наличных и документов из нее.

К 50 счету могут также быть открыты субсчета для учета финансов в различных кассах, учета почтовых марок, билетов и других платежных документов, а также иностранной валюты. Называются и нумеруются эти субсчета следующим образом:

• 1 «Касса организации» (учитывает поступление и расход наличных денежных средств в национальной валюте);
• 2 «Операционная касса» (учитывается перемещение средств в различных кассах);
• 3 «Денежные документы» (учитывается перемещение денежных документов, таких как билеты, марки и так далее);
• 4 «Касса в иностранной валюте» (учитывается поступление и расход наличных денежных средств в иностранной валюте).

При ведении счета 50 «Касса» могут учитываться следующие поступления:

• с расчетного счета;
• остатки подотчетных сумм;
• взносы собственника;
• погашение дебиторской задолженности;
• возмещение кредита;
• погашения недостачи, порчи ценностей;
• выручка от продажи товаров;
• средства от покупателей за отгруженную продукцию;
• выручка продажи основных средств и нематериальных активов;
• выявленные излишки.

Также могут учитываться следующие расходы средств из кассы:

• оплата поставщикам;
• средства, выданные в подотчет;
• оплата государственной пошлины;
• передача наличных на расчетный счет;
• передача наличных на расчетный счет через инкассатора;
• выдача пособий и стипендий;
• выдача основной заработной платы;
• выдача депонированной заработной платы;
• выявленные недостачи.

Документы по учету

Для учета кассовых операций применяются следующие документы:

• кассовая книга;
• приходные ордера (ПКО);
• расходные ордера (РКО);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (журнал кассовых операций);
• расчетно-платежные ведомости.

Все вышеперечисленные документы ведет кассир, они и составляют первичный учет кассовых операций.

Еще раз отметим, что в 2018 году предприниматель не обязан вести кассу наравне с организациями. Но если масштабы бизнеса немалые, то для сохранности денежных средств и контроля над их движением целесообразно использовать правила документирования кассовых операций, применяемые юридическими лицами.

Формирование X-отчета

X-отчет предназначен для отражения данных по продажам. Документ учитывает размер трансакций за одну смену. С его помощью предприятия отслеживают выручку. Федеральный закон не регламентирует сроки и периодичность снятия показателей. Кассиры и управляющий персонал имеют доступ к просмотру документа неограниченное количество раз.

Фискальные службы не контролируют оформление документа, подотчет по сути является проверочной ведомостью. С ее помощью можно убедиться в достоверности выведения времени, даты и основных реквизитов субъекта хозяйственной деятельности.

Своевременное выявление ошибок способствует устранению нарушений. Таким образом, предприятие сможет избежать начисления штрафных санкций. Но отчет не представляет собой документ, подтверждающий закрытие смены. Поэтому гашение выручки не производится.

Периодичность и особенности выборки отчета определяются внутренней политикой компании. Данные о количестве сбора данных, проведенных за одну смену, не фиксируются. Не сохраняется и сформированный документ. Информация не отражается в кассовых документах.

С помощью отчета можно получить следующие сведения:

• время и дату, установленную на контрольно-кассовой технике;
• размер наличных средств в кассе за заданный период;
• общую сумму продаж;
• размер выручки за смену;
• данные в разрезе видов трансакций, включая оплату безналичными и наличными средствами;
• количество выданных чеков;
• информацию о возвратах, отражаются суммарные и количественные показатели.

Сведения доступны только за текущую смену. Сформировать справку за предыдущий период не представляется возможным. Помимо корректности внесения данных, с помощью отчета также можно выполнить и другие операции, к примеру, проводить аналитику оборота продукции СХД. Выручка может быть исследована укрупненно или по каждой позиции.

С помощью документа могут быть сформированы несколько разновидностей отчетов:

• сводная таблица показателей по каждому кассиру, доступна информация о количестве покупателей, анализируется выручка;
• возможна конкретизация в разрезе отделов;
• информация, отражающая остатки товаров;
• сведения по остатку денег в кассе или количеству чеков за одну смену.

Информация из отчетов также пригодится в следующих случаях:

• для проведения проверки закрытия предыдущей смены;
• для анализа информации управляющим персоналом;
• для печати документов при отключении электроэнергии или сбоев в сети, таким образом, можно проверить факт проведения и передачи чека.

Ответим на любой вопрос по работе онлайн-кассы. Закажите консультацию наших специалистов!

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

• на должностных лиц — от 3 000 до 4 000 рублей;
• на юридических лиц — от 30 000 до 40 000 рублей.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник.

Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже. Однако следует учитывать, что, добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два. Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Кассовая дисциплина с 2021 года обязывает эти лимиты строго соблюдать. Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.).

Превышение лимита расчетов наличными

С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

За несоблюдение процедуры обращения с наличными средствами предусмотрены штрафы, согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

• от 40 до 50 тыс. руб. для юр. лиц (организаций);
• от 4 до 5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП.

Дела, которые связаны с несоблюдением Указания ЦБ РФ, входят в компетенцию налоговых органов (ст. 23.5 КоАП РФ).

Ограничение наличных расчётов

Прежде чем говорить, нужно ли ИП вести кассовую книгу, стоит определиться с основаниями необходимости подобного отчёта. Российским законодательством предусмотрено использование как безналичных, так и наличных расчётов в бизнесе.

Однако Центробанк устанавливает ограничения для расчётов наличными между:

• юр. лицами (ЮЛ);
• ЮЛ и ИП;
• предпринимателями.

Не подлежат лимитированию следующие операции с наличностью:

• выплата з/п;
• перечисление выплат социального характера;
• выдача под отчёт;
• изымаемые из кассы средств на личные нужды предпринимателя.

К дополнительным операциям этого перечня относятся:

• расчёты при непосредственном участии Банка России;
• платежи в пользу таможни, налоговые отчисления;
• выплаты по кредитам.

Важно помнить, что ограничение действует в рамках одного договора, без учёта особенностей и условия его заключения:

1. Вид – не важен предмет сделки – займ, поставка продукции, оплата услуг.
2. Срок – неважен срок, даже долгосрочный.
3. Периодичность – не имеет значения порядок расчётов: даже если договором предусмотрена частичная оплата, общая сумма должна не превышать лимит.
4. Дополнительные условия. Если пришлось заключать доп. соглашение на выплату пеней, штрафов, неустоек, если ранее сумма наличного расчёта превысила 100 тыс. р., превышать лимит запрещено.

Прежде требуется сдать деньги в банк для зачисления на счёт, а после оформить выдачу. Это грозит двойной комиссией.

Стоит отметить, что кассовая дисциплина для предпринимателей осуществляется в упрощённой форме, так, например, ИП на ЕНВД вправе не осуществлять регистрацию проводок по кассе в книге, если фактически производится учёт доходной части и расходной, которая является налогооблагаемой базой.

Ограничение по сумме наличности действует и на получателя, и на отправителя средств. Но при выявленном нарушении ответственность возлагается на сторону, принявшую наличность.

Что такое онлайн-касса

В соответствии с изменениями налогового законодательства, в 2021 году подавляющее большинство компаний, действующих в российской юрисдикции, были обязаны перейти на использование онлайн-касс. Основным отличием подобной кассовой аппаратуры от классической ККТ заключается в прямой передаче сведений о совершаемых операциях на серверы Федеральной налоговой службы посредством подключения к сети Интернет. В остальном же, данный кассовый аппарат имеет стандартные функции в виде печатания чеков и хранении информации о них на фискальном накопителе. Операционисту не нужно проходить специальное обучение, чтобы воспользоваться новой опцией, лишь доступ в Сеть и элементарные навыки использования кассовой техники.

Внедрение подобных нововведений в сфере ККТ назрело давно и было обусловлено огромным объемом «серого» рынка товаров и услуг на территории РФ. Многие сделки осуществляются вне закона, минуя кассовые аппараты, а значит и налоговую систему, то есть без какого-либо контроля со стороны государства. Теперь же все, кто ведет торговлю или предоставляет услуги, должны иметь онлайн-кассу. По замыслу законотворцев, данные изменения помогут контролирующим органам намного эффективнее следить за объемом внутреннего рынка страны, что приведет к росту сбора налогов и улучшению торгового климата. Помимо этого, это позволит навести порядок в торговле через сеть Интернет, а также защитить потребителей от недобросовестных предпринимателей и мошенников.

На сегодняшний день все организации обязаны использовать подобную ККТ. Исключением до недавнего времени являлись владельцы платежных систем и индивидуальные предприниматели, работающие по упрощенной системе обложения налогами. Для данных категорий была временно отложена обязанность установки онлайн-касс, однако с 1 июля 2021 года и они обязаны использовать кассовую технику с возможностью онлайн передачи данных в ФНС. К 2021 году должен завершиться последний этап перехода на онлайн-кассы, их будут использовать все категории предпринимателей и организаций, в том числе и самозанятые граждане и ИП без нанятых сотрудников.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.

Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.

С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.

Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений. Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

• книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
• приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
• кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
• платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
• расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.

В бумажные кассовые документы, кроме приходного кассового ордера, можно вносить исправления. Они должны оформляться особенным образом. Рядом с каждой поправкой необходимо указать инициалы лиц, которые исправили данные, а также дату исправления.

Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?

1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.

2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).

3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.

4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.

5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.

6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

• на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
• на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
• в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
• по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
• в первом столбце указывается номер ордера;
• во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
• третий столбец заполняется только организациями;
• суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
• сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
• на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
• в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
• в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД+СПД-СРД, где

ОНД — остаток наличных средств на начало дня,

СПД — сумма прихода за рабочий день;

СРД — сумма расхода за день.

• ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
• еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Как ИП вести кассовые операции

Именно перемещения наличных являются кассовыми операциями, а их документирование называется учетом кассовых операций.

В 2014 году вступило в силу Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У, отменившее ранее действующий Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации (Положение ЦБ № 373-П от 12 октября 2011 года). Теперь предприниматель имеет право вести учет кассовых операций в соответствии с упрощенным порядком.

ИП не должен устанавливать лимит остатка денег и вести кассовую книгу. Предприниматель может также вести часть документации в электронном виде (правда, при ревизии документы все же придется распечатать).

Задачи учета

Собственно, общий порядок кассовых операций состоит из перемещения (приема и выдачи) и хранения наличных, оформления соответствующих документов, а также ревизий кассы и соблюдения кассовой дисциплины.

Задачи учета – это полный и точный контроль за денежными средствами (перемещением и сохранностью), их целевым использованием, а также за соблюдением кассовой дисциплины.

Поскольку для совершения некоторых операций необходима только наличность, на предприятии создают кассы и организовывают соответствующий учет. Несмотря на то, что для предпринимателей ведение кассы упрощено, задачи кассового учета для успешного ведения бизнеса не теряют своей актуальности.

Организация учета

Все наличные деньги подлежат хранению в специально оборудованной кассе, которая должна запираться, а ключ от нее должен храниться только у кассира (дубликат у руководителя).

Ответственность за сохранность несет сам предприниматель, при этом он должен заключить с кассиром или лицом, его заменяющим, договор о полной материальной ответственности и имеет право заключить договор с охранной и страховой сторонними организациями.

За выдачу и прием средств из кассы и в кассу, а также за ведение соответствующей документации отвечает кассир, в случае его отсутствия по какой-либо причине – лицо, его заменяющее, главный бухгалтер или руководитель.

Если есть несколько обособленных структурных подразделений со своими кассами, то за каждую должен отвечать отдельный сотрудник, все они должны отчитываться старшему кассиру предприятия.

Согласно законодательству, для совершения кассовых операций должны применяться контрольно-кассовые аппараты, но особенность учета у предпринимателей состоит в том, что они могут подобную технику в своей деятельности не применять.

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

• лицевые (образец обложки или титула);
• внутренние (страницы с 3 по 10);
• завершающая (располагающаяся в конце документа).

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

• «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
• «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
• «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
• «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
• «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
• «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
• «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
• «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
• «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

• кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
• бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

• главного бухгалтера;
• руководителя фирмы.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.

Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.

С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.

Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений. Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

• книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
• приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
• кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
• платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
• расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.

В бумажные кассовые документы, кроме приходного кассового ордера, можно вносить исправления. Они должны оформляться особенным образом. Рядом с каждой поправкой необходимо указать инициалы лиц, которые исправили данные, а также дату исправления.

Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?

1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.

2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).

3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.

4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.

5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.

6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

• на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
• на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
• в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
• по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
• в первом столбце указывается номер ордера;
• во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
• третий столбец заполняется только организациями;
• суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
• сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
• на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
• в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
• в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД+СПД-СРД, где

ОНД — остаток наличных средств на начало дня,

СПД — сумма прихода за рабочий день;

СРД — сумма расхода за день.

• ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
• еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Особенности ведения кассовой книги при наличии онлайн-касс

Правила ведения КК даны в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года. Даже если фирма использует онлайн-кассы, эти правила не изменяются. Рассмотрим основы ведения документа:

• База для занесения записей в КК – это ордер на приход денег и их трату. И приход, и расход должен был зафиксирован в книге.
• Фиксируется остаток на завершение рабочего дня, который нужно сравнить с реальным наличием денег в аппарате.
• КК можно вести в электронном формате. Однако в этом случае нужно распечатать файл, а затем прошить его и заверить.

Выручка, которая пришла через ККТ, приходуется в операционную кассу посредством заполнения приходного ордера. В ней указывается соответствующая сумма. Эта сумма будет подтверждаться отчетом о закрытии смены, который создается онлайн-кассой.

Обычно КК ведется на основании формы КО-4. Рассматриваемая форма утверждена Постановлением №88 от 18 августа 1998 года. Однако этот вид документа не является обязательным. То есть форма может утверждаться самой компанией. В этом случае утвержденный вариант фиксируется в учетной политике.

В КК должна содержаться эта информация:

• Указание используемой формы (№КО-4).
• Наименование организации.
• Наименование структурного подразделения.
• Коды.
• Количество страниц, которые были пронумерованы.
• Подписи руководителя и главбуха.
• Дата составления.

КК может быть как бумажной, так и электронной. В последнее время все чаще и чаще используется именно вторая форма. Но при ее использовании в целях заверения потребуется электронная подпись. Она заблаговременно оформляется на сотрудника, ответственного за ведение КК. Если это бумажный документ, его прошивают и нумеруют.

Базовые правила по ведению книги содержатся в Приказе №52н от 30 марта 2015 года. С этим нормативным актом должен ознакомиться и руководитель, и лицо, ответственное за КК.

Записи в книгу вносятся ежедневно. Они должны быть за каждый рабочий день, в который было движение денег. Рассмотрим пример. Предприятие дважды в месяц выдает ЗП своим сотрудникам. Больше никаких операций с деньгами не производится. В этом случае за месяц вносятся две записи, указывающие на выдачу ЗП.

Записи вносятся на базе информации из РКО и ПКО. Эта работа выполняется ответственным лицом. По окончании смены документ передается главбуху или руководителю. Это специалисты должны заверить документ.

К СВЕДЕНИИ! При ведении КК нужно отделить друг от друга записи о движении денег и движении финансовых документов.