Как оформить транспортную накладную

Содержание ТТН

Форма товарно-транспортной накладной свободная и каждый предприниматель может составить свой бланк данного документа, но содержание её должно соответствовать установленным нормам. В обязательном порядке указывается название документа, дата и место его составления. Указывается информация по всем участникам сделки (наименование заказчика, получателя и перевозчика) и грузу (наименование, количество, вес или иная идентифицирующая информация).

Что касается транспортного средства, которое осуществляет перевозку, то фиксируется его марка, тип, модель, регистрационный номер самого авто и прицепа (если есть). Точно должны быть записаны адреса, где осуществлялись погрузка и выгрузка товара (город, улица, номер дома, склада и прочее).

При необходимости, любая дополнительная информация о грузе или перевозке в целом может быть внесена в документ. Составленную ТТН подписывают должностные лица, указывая свои ФИО, ставят печати.

Типичные ошибки при заполнении товарно-транспортной накладной

При должной внимательности ошибиться при заполнении товарно-транспортной накладной сложно. Тем не менее сотрудники, заполняющие форму ТТН, иногда допускают описки и ошибки при указании веса груза (указывают в килограммах вместо тонн), арифметических расчетах общего веса товара и т. п.

После заполнения экземпляра товарно-транспортной накладной в обязательном порядке следует проверить:

1. Наименование и ИНН участников – в случае ошибки стоимость товара и расходы на перевозку могут исключить из НДС.
2. Корректность описания груза и его весовых характеристик. Данные ТТН должны совпадать с данными в договоре поставки.
3. Полноту и точность описания сопровождающих документов (сертификаты, счета-фактуры и так далее). Ошибка в описании сопровождающих бумаг может привести к тому, что налоговые органы поднимут вопрос о действительности договора поставки.
4. Данные об автомобиле. Ошибка в номере или марке транспортного средства может привести к тому, что расходы на перевозку не будут учитываться при налогообложении.
5. Правильность адресов получения груза и его доставки с указанием корпуса, дома. В случае расхождения с соответствующей информацией в договоре у налоговой службы могут возникнуть вопросы об обоснованности транспортных расходов.

https://youtube.com/watch?v=oVXHXdII8jE

Особое внимание следует уделять наличию всех подписей. Отсутствие подписей и оттисков печатей там, где это необходимо, затруднит рассмотрение возможных споров и конфликтов

При выявлении на стадии погрузки повреждений товара или упаковки об этом также следует сделать отметку.

Заполнение Международной ТТН

CMR – это европейский аналог ТТН. Если перевести полностью с французского, то аббревиатура будет звучать, как конвенция о международных перевозках груза с помощью автотранспорта.

Этот документ, также как и его Российский аналог, является весьма значимым, предназначен для перевозок груза в международном формате:

1. Прежде всего, необходимо заполнить разделы грузоотправитель и грузополучатель. Все данные можно взять из инвойса.
2. Затем, 3 и 4 раздел посвящен месту загрузки и выгрузке. Необходимо указать полный адрес, с номером корпусов, строений и так далее.
3. В 22 строке ставится печать отправителя, а в 24 строке печать получателя.
4. Для каждого товара присваивается свой номер или код ВЭД, а также прописываются данные по весу, наименованию и прочие.
5. Ниже, прописывается суммарный вес и количество мест. Язык заполнения CMR такой же, как и в инвойсах и паркингах.
6. В графе 13 указывается код таможенного назначения или склад временного хранения. Здесь же указывается стоимость перевозки.
7. Не стоит забывать, что CMR должна заверяться печатями,причем сразу нескольких лиц: таможенная, как на границе, так и при растоможке, при отправке и при получении груза

Скачать бланк международной ТТН.

Правила оформления товарной накладной

Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.

Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.

В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:

• название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
• данные о покупателе,
• информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.

Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.

Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.

К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.

Чем ТН отличается от ТТН

Не следует путать две отдельные формы первички: транспортную и товарно-транспортную накладную. Это совершенно разные формы, хотя и затрагивают общую сферу деятельности. Отличия значительны:

Товарно-транспортная накладная (ТТН) форма 1-Т. Заполнение

Бланк накладной двусторонний: с лицевой стороны — товарный раздел, в котором представлены сведения о контрагентах и товаре, на обратной стороне — транспортный раздел, в нем отражаются сведения о транспорте, перевозящем груз, и о транспортной компании.

Коротко о товарно-транспортной накладной

Товарный раздел товарно-транспортной накладной

Рассмотрим основные аспекты заполнения накладной. Документу присваиваем номер, ставим дату — день отгрузки товара.

Этот раздел заполняет грузоотправитель, в таблице приводится перечень отгружаемого товара с указанием номенклатурного номера, количества, цены, наименования, единицы измерения, упаковки, веса, итоговой суммы. Следует отметить, что цена и сумма указываются без учета НДС. Для отражения НДС необходимо к товарно-транспортной накладной заполнить также товарную накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

В товарном разделе ставят подписи представители грузоотправителя: руководитель, главный бухгалтер, ответственное лицо, отпустившее товар. Указывается дата отгрузки и ставится печать грузоотправителя. При передаче груза водителю последний должен указать номер и дату доверенности, дающей ему право на перевозку груза. На рисунке ниже представлен пример заполнения ТТН по форме Т-1.

Заполнение информации о товарах и контрагентах в ТТН

Транспортный раздел товарно-транспортной накладной

Справа указывается номер путевого листа, к которому прилагается ТТН форма 1-Т. В таблице должна быть отражена необходимая информация о грузе: его наименование, упаковка, количество, масса.

Под таблицей заполняется графы «груз сдал» – «принял». Слева указывает свою фамилию, должность и подпись представитель грузоотправителя, передавший груз водителю, водитель в свою очередь ставит свою подпись в знак того, что груз принял. Строки справа заполняются по прибытию водителя на место разгрузки, после того, как грузополучатель принял товар, водитель подписывает документ, подтверждая, что груз в целости и сохранности он сдал грузополучателю, в свою очередь представитель грузополучателя ставит свою подпись в знак того, что груз принял и претензий к водителю нет.

«Погрузочно-разгрузочные операции» – отмечаются сведения о погрузке-разгрузке: силами кого осуществлялись эти операции (транспортной компании, получатель, отправитель), каким образом происходила разгрузка-погрузка и указывается время начала и окончания данных операций.

«Прочие сведения» – данный раздел заполняет транспортная компания, на основании данных этого раздела, происходит расчет стоимости оказанных компанией услуг, а также происходит расчет зарплаты водителю. На рисунке ниже представлен пример заполнения транспортного раздела в ТТН.

Пример заполнения транспортного раздела ТТН

Заполняется ТТН форма 1-Т в четырех экземплярах. Первый вариант с подписью водителя грузоотправитель оставляет у себя, остальные передаются водителю. Приехав в место разгрузки один экземпляр с подписью водители и грузоотправителя передается получателю.

Третий и четвертый экземпляр с подписями отправителя и получатель передаются транспортной компании, которая произведет в нем необходимые расчеты в разделе «прочие сведения», в одном экземпляре автовладелец рассчитает стоимость своих услуг и приложит данный экземпляр к счету на оплату, который он выставит плательщику за оказанные транспортные услуги. Последний, четвертый экземпляр будет приложен к путевому листу водителя, на основании него произведутся необходимые расчеты заработной платы водителю.

ТТН при транзитной поставке

Транзитная торговля представляет собой две независимые друг от друга сделки: торговая компания заключает договор купли-продажи товара с поставщиком, на основании которого обязуется оплатить приобретенный товар, а поставщик — отгрузить товар на тот склад, который укажет торговая организация, и отдельный договор с покупателем товара, в рамках которого обязуется поставить за плату товар.

При этом торговая компания в первом договоре будет выступать покупателем товара, а во втором — его продавцом.

В этом случае строки товарно-транспортной заполняются следующим образом.

В строке «Плательщик» указывается торговая компания.

Кого поставить в строку «Грузоотправитель», зависит от момента перехода права собственности.

Если в момент отправки товара его собственником стала торговая компания, то она и будет указана в данной строке. Если после отправки владельцем остался поставщик, то в строке «Грузоотправитель» будет значиться поставщик.

Заполнение строки «Грузополучатель» зависит от того, кто фактически принимает товар на складе конечного покупателя.

Если этим занимается сам покупатель, то указать нужно именно его.

Если же разгрузку производит представитель торговой компании, то в качестве грузополучателя следует указать название, адрес и телефон торговой компании.

В любом случае в поле «Пункт погрузки» должен стоять адрес поставщика, а в поле «Пункт разгрузки» – адрес конечного покупателя.

Что это такое и для чего она нужна в бухгалтерии?

Какова расшифровка ТТН? Под этой аббревиатурой в бухгалтерии скрывается товарно-транспортная накладная. Она представляет собой первичный учетный документ бухгалтерии грузоперевозок. ТТН – документ, сопровождающий товар.

Для того чтобы перевезти товар с помощью транспорта из точки А в точку Б, заполняют бланк учетной бухгалтерской документации. Исходя из названия документа, можно сделать вывод, что он включает в себя данные о товаре и транспорте.

Отличия ТТН от счета-фактуры

Общим для ТТН, ТН и счет-фактуры является товарное отражение данных в документе. Но только в ТТН есть транспортная составляющая. Основная функция ТТН – сопровождение товара от грузоотправителя к грузополучателю с помощью транспорта

Кто доставляет не так уж важно: грузоотправитель или наемный грузоперевозчик

Счет-фактура – это налоговый документ установленного образца. В нем помимо перечня товара есть данные о цене, о налоговой ставке, акцизе, о происхождении товара (таможенная декларация, страна производитель).

ТТН и ТН – документы первичной бухгалтерии. Счет-фактура – налоговый документ. Первые два документа имеют свободную форму оформления. Счет-фактура оформляется по строго регламентированной форме.

Счет-фактура подписывается поставщиком, ТН подписывается поставщиком и покупателем, а ТТН еще и грузоперевозчиком.

Соответственно, на основании счета-фактуры нельзя предъявить претензию о получении товара клиенту. Только ТН или ТТН может быть основанием для претензии. Только в этих документах есть печать и подпись покупателя.

Установленные формы и примеры

В 2020 году в РФ применяется форма 1-Т, утвержденная Госкомстатом в 1997 году. Она не корректировалась, но в 2011 году Постановлением № 272 утвердили форму товарной накладной.

Форму № 1-Т применяют, если для перевозки привлекается сторонняя организация или товар идет транзитом, при доставке ценностей силами покупателя используют транспортную накладную.

Путаница в применении накладных вызвана наличием противоречащих друг другу разъясняющих документов. Так, письмом Минфина № 03-03-06/ 1/ 55918 от 06.11.14 установлено, что соглашение о грузоперевозках и затраты на них подтверждает транспортная накладная.

В письме ФНС № ЕД-4-3/ 4681@ от 21.03.12 сказано, что для удостоверения издержек на перевозку при исчислении взноса на прибыль можно применять как старый, так и новый бланк.

В связи с этими суждениями организация вправе использовать более удобный для себя образец товарно-транспортной накладной.

В товарном разделе документа поставщик указывает:

• номер и дату бумаги;
• данные сторон: наименования, адреса, телефоны, шифры ОКПО;
• банковские реквизиты отправителя груза;
• данные о ТМЦ: наименование, количество, вид упаковки, число мест, массу, цену и общую стоимость партии.

В товарном разделе могут не указываться данные о грузе, а приводится ссылка на документ-приложение ТОРГ-12. При этом данная накладная будет являться неотъемлемой частью ТТН.

Водитель транспортной организации должен иметь доверенность, данные о ней отправитель ценностей указывает в отведенном месте товарного раздела.

Образец заполнения формы 1-Т

Внизу слева ставятся подписи представителей поставщика: лиц, разрешивших и осуществивших отгрузку, и главбуха. Их же дублируют на обороте. Справа расписывается водитель, чем подтверждает свою ответственность за сохранность товара.

После разгрузки покупатель в товарной части отмечает наличие (отсутствие) претензий. Грузополучатель и кладовщик ставят подписи.

Грузоперевозчик оформляет транспортный раздел ТТН.

Он указывает:

• свое наименование, адрес, телефон, реквизиты банка;
• информацию о плательщике (из товарного раздела);
• регистрационные данные машины;
• ФИО шофера;
• место погрузки и выгрузки.

Внизу ставятся подписи покупателя о принятии товара и водителя о его сдаче.

Таблица «Погрузочно-разгрузочные работы» включает сведения:

• об исполнителе;
• о типе операций;
• о способе загрузки и выгрузки;
• об ответственном исполнителе;
• о времени исполнения.

Строки ниже оформляет бухгалтер транспортного предприятия. На основании этих записей начисляется заработок водителю.

Он составляется в трех экземплярах, некоторые страны дополнительно требуют наличие еще одного, четвертого, бланка для тарифного контроля. Международный образец транспортной накладной можно посмотреть в интернете.

Отличия ТН и ТТН

Товарно-транспортная накладная использовалась задолго до внедрения в оборот товарной накладной. Один документ дополняет другой, в то же время каждый является самостоятельной бумагой.

Товарно — транспортная накладная:

• Составляется для контроля процесса товародвижения между производителем и получателем.
• При наличии ТТН законность транспортировки не вызывает сомнений у сотрудников дорожной службы.
• ТТН — основа для оплаты услуг перевозки.
• Документ содержит сведения о перевозимом товаре (товарный раздел) и информацию о транспортировочном процессе (транспортный раздел). В случае возникновения изменений, коррективы вносятся перевозчиком.
• Составляется в обязательном порядке в четырех экземплярах, чтобы обеспечить контроль проведения списания, оприходования и расчетов с поставщиком.

Транспортная накладная:

• Гарантирует легальность перевозки.
• ТН — основание для составления договора.
• Существует только транспортный раздел, в который вносятся сведения как обо всех участниках соглашения, так и о товаре и этапах поездки.
• Не содержит информации о сторонах соглашения, только сведения о компании — перевозчике.
• Отсутствуют платежные реквизиты плательщика (номер счета, адрес, полное наименование организации).
• Прописываются критерии грузоотправителя к: автомобилю, таре, условиям перевозки, температурному режиму, типу упаковки, а также к состоянию, в котором должен прибыть груз к покупателю.
• Присутствуют данные об используемой таре, количеству грузовых мест, габаритах товара и маркировке.
• Является гарантом оплаты, в случае правильного заполнения.
• Подчеркивает, что произведены затраты на автомобильную перевозку.
• Не может служить основанием для оприходования и/или списания товарно-материальных ценностей, так как не содержит информации о стоимости товара в единичном экземпляре и общем объеме.
• Составляется в трех экземплярах — перевозчику, отправителю и получателю В случаях, когда поставщик и перевозчик — одно лицо, все равно при получении отдается два экземпляра.

В каждом из этих документов содержатся сведения о товаре: наименование, цена за штуку и общая стоимость всей партии груза.

Рекомендации и нюансы по заполнению ТТН в 2021 году

Несмотря на кажущуюся простоту бланка ТТН, иногда возникают вопросы, как его правильно заполнить. Оформление начинается с вводной части. Сложности могут возникнуть при внесении кодов в таблицу, расположенную в верхнем правом углу лицевой стороны ТТН. Необходимо указать коды:

1. ОКУД (код управленческой документации). Каждому управленческому документу присвоен свой уникальный код. Для товарно-транспортной накладной это 0345009.
2. ОКПО (код предприятий и организаций). ОКПО присваивается при создании юридического лица и носит индивидуальный характер. Проще всего выяснить ОКПО по ИНН, например, здесь.

При заполнении основной таблицы в товарном разделе в крайнем левом столбце необходимо указать код продукции (номенклатурный номер). Искать его в интернете или справочниках не имеет смысла − в каждой организации ведется собственный учет и присваиваются собственные коды по результатам инвентаризации. Все коды продукции содержатся в документах бухучета, выяснить код на конкретный товар можно в системе 1С.

Полный список перевозимого товара может не уместиться в отведенных строках. Нельзя пытаться уместить список в отведенную таблицу, вписывать в одну строку несколько наименований.

На лицевой стороне расписываются представители отправителя груза и водитель-перевозчик. Оттиск печати проставляется только в специально обозначенных местах “М.П.”, на каждую подпись проставлять оттиск не следует. Таблица в нижнем правом углу (груз получил грузополучатель) заполняется получателем груза при личной приемке товара. В таких случаях представитель грузополучателя должен проверить соответствие товара договорным условиям по количеству и ассортименту.

Во втором разделе содержатся сведения о водителе, транспортном средстве, маршруте следования, сокращенная информация о грузе. В данном разделе содержатся отметки о приеме груза грузополучателем, то есть в соответствующих графах расписываются водитель и представитель получателя товара.

Подраздел “Прочие сведения” раздела II заполняется сотрудником перевозчика. В указанном подразделе рассчитывается пробег транспортного средства, зарплата водителя и стоимость погрузочно-разгрузочных работ. Для правильного оформления необходимы специальные знания. Обычно расчетами занимается сотрудник бухгалтерии перевозчика, механик или специально подготовленный работник транспортного подразделения.

В остальном заполнение ТТН не вызывает затруднений, для этого достаточно знания основ делопроизводства. Если какой-то пункт все же вызывает затруднение и не с кем посоветоваться по поводу правильного заполнения шаблона, следует оставить пустое место. Главная задача товарно-транспортной накладной − подтвердить законность списания товарно-материальных ценностей с баланса грузоотправителя, их перевозки и последующей постановки на учет грузополучателя, рассчитать затраты на перевозку.

Товарно-транспортная накладная скачать пустой бланк

Заполнение ТТН “на коленке” возможно в некоторых экстремальных или не типичных ситуациях. Для подобных случаев следует иметь отпечатанные типографским способом или изготовленные на принтере экземпляры. В обычных условиях заполнение пустого бланка производится на компьютере

В формате word скачать бланк можно здесь. По приведенной ссылке бланк сформирован как таблица со скрытыми границами, поэтому при внесении сведений не происходит смещение, строки остаются неизменными. Несомненным преимуществом компьютерной обработки бланка ТТН является неограниченная возможность исправлений и изменений.

Скачать бланк ТТН в excel

При работе с различными бланками и шаблонами профессионалы предпочитают excel. Возможности excel в части обработки таблиц и математической обработки информации кажутся безграничными. Табличные бланки в word изначально выглядят красивее, работа в текстовом редакторе представляется более простой и доступной.

Но для специалиста excel незаменим. Заполнение товарно-транспортной накладной в excel избавит от ручных подсчетов при определении количества и веса товара и других математических действий. Скачать типовой бланк ТТН в excel можно здесь.

Товарно-транспортная накладная образец заполнения

Организации применяют типовую межотраслевую форму N 1-Т.

Рассмотрим как заполнить ттн грузоотправителю.

В соответствующих строках бухгалтер организации-отправителя записывает номер по порядку и дату составления документа. После этого необходимо заполнить наименования, коды , адреса, телефоны грузоотправителя, грузополучателя и плательщика. Для последнего также указываются банковские реквизиты.

В табличной части товарного раздела заполняются сведения о перевозимых материальных ценностях: код аналитического учета (номенклатурный номер), артикул, количество цена за 1 единицу, наименование ТМЦ, единица измерения, вид упаковки, количество мест, вес и общая стоимость. Если ТТН оформляется на нескольких листах, это необходимо отразить в соответствующей строке прописью также как информацию о количестве наименований товара, занимаемом месте, его нетто- и брутто-весе. Также необходимо занести данные (если есть) на другие сопроводительные документы (сертификаты, паспорта и т. д.). Ниже записывается общая стоимость перевозимого товара.

Рассмотрим правила заполнения ТТН относительно транспортного раздела.

В нем необходимо указать данные о сроке поставки, информацию о номерах ТТН и путевом листе автомобиля, на котором осуществляется транспортировка. Далее заносится наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты организации-перевозчика, регистрационные данные на транспортное средство, информация по водителю. При наличии прицепов, информацию оних надо тоже отразить в ТТН.

В соответствующей строке заполняется информация о пунктах погрузки и разгрузки.

В табличной части отражаются сведения о грузе (наименовании, сопроводительных документах, количестве мест и весе).

Ниже заполняются передаточные записи лица, отпустившего товар (грузоотправителя), и лица, принявшего груз (грузополучатель), ставятся соответствующие печати.

Водитель должен заполнять информацию о погрузочно разгрузочных работах (кто их осуществлял, каким способом и время).

Внизу документа находятся графы, в которых указывается вся необходимая информация и расчет заработной платы, если водителю считают ее по сдельной системе оплаты.

Образец заполнения ттн
можно посмотреть ниже.