Уведомление об отпуске: в каком случае составляется, в какие сроки, как оформить, скачать бланк

Сроки ознакомления и хранения

Эти сроки различаются в зависимости от сферы деятельности, к которой они имеют отношение.

По личному составу

Предусмотрено следующие 2 варианта:

• те, которые можно хранить не более 5 лет;
• со сроком хранения, равным 75 лет.

Первая группа включает в себя:

• распоряжения об отпусках;
• о краткосрочных командировках на территории России;
• по предоставлению учебных отпусков;
• относящиеся к дежурствам;
• распоряжения о наложении взысканий.

Вторая часть — это те, которые могут понадобиться не только в текущий момент, но и на протяжении всей жизни. Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.

Вот несколько примеров таких бумаг:

• о приёме на работу, переводе или увольнении;
• связанные с различными поощрениями сотрудников;
• распоряжения, результатом которых является установление надбавок за успехи в работе;
• о предоставлении отпуска для ухода за ребёнком;
• бумаги, связанные с процедурой изменения фамилии;
• относящиеся к расследованию несчастных случаев, произошедших на производстве;
• Связанные с направлением сотрудников в заграничные командировки или длительные (свыше 1 месяца) на территории страны.

Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.

Обычно хранение документов организовывается следующим образом: каждая бумага имеет порядковый номер. Документы со сроком хранения в 75 лет, могут к номеру прибавлять, например, буквы «л/с», а те, которые хранятся не дольше 5 лет – «о».

Вот примеры таких обозначений: «Приказ №5-л/с» или «Распоряжение №7-о». Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года. С начала следующего её начинают заново.

По основной деятельности

1. Рассмотрение вопросов формирования и изменения структуры организации.
2. Нормативные внутренние акты предприятия или организации, приказы, где они утверждаются или изменяются.
3. Если численность согласно штатному расписанию претерпевает изменения.
4. Те бумаги, которые связаны с необходимостью выполнения аттестации сотрудников.
5. Имеющие отношение к определению стратегии фирмы.
6. Проведение контроля деятельности, вопросы составления и сдачи отчётности.
7. При формировании или совершенствовании режима работы предприятия приказы относятся к основной деятельности предприятия.
8. Относящиеся к материально-техническому снабжению.
9. Бумаги, связанные с разного рода информационным или документальным обеспечением.
10. Некоторые другие вопросы.

Этот список не является исчерпывающим и существенно зависит от специфики предприятия или организации.

Административно-хозяйственным вопросам

Приказам рассматриваемого типа назначено, что хранить необходимо не менее 5 лет. Какие именно бумаги относятся к нему — указано в Перечне. В данном нормативном акте они классифицируются в соответствии с теми функциями управления, к которым они относятся.

Выделено 4 группы таких документов:

1. Документальное оформление внутреннего распорядка деятельности предприятия.
2. Вопросы, непосредственно связанные с эксплуатацией зданий, помещений.
3. Отдельно рассматривается то, что связано с обеспечением внутренней связью, а также транспортом.
4. Вопросы охраны на данном предприятии.

Все документы, относящиеся к указанным сферам деятельности, относятся к разряду административно-хозяйственных и имеют срок хранения 5 лет. Здесь также можно воспользоваться при нумерации буквенными индексами.

Однако при этом можно столкнуться с тем, что отдельные документы могут одновременно затрагивать вопросы по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Если такое произошло, их необходимо хранить в папке, которая относится к основной деятельности. При этом он должен храниться постоянно.

Журналов регистрации

Регистрация документов происходит в специальных журналах. Для этого предусмотрены следующие графы:

1. Номер по порядку.
2. Дата регистрируемого приказа.
3. Содержание документа кратко или его заголовок.
4. Количество листов и приложений.
5. Указание ответственного лица.
6. Перечень тех, кого нужно ознакомить с данным приказом.

Журналы для регистрации приказов по основной деятельности необходимо хранить постоянно.

Видео, на котором рассказывается о хранении приказов на предприятии.

Порядок ознакомления работника с уведомлением

Как указывалось выше, в зависимости от вида информирования будущий отпускник должен поставить свою визу либо на распоряжении, либо на отдельном листе уведомления, либо расписаться и поставить дату в соответствующих блоках графика отпусков, либо зафиксировать этот факт в отдельном журнале. Всё зависит от способа, который установлен во внутренних нормативных актах.

Но бывают ситуации, когда сотрудник отказывается признавать спущенный сверху график отпусков и не хочет подписывать уведомление. Заметим, что такое сопротивление со стороны трудящегося не приведёт к нужному результату. Здесь можно только договориться. Отменить в одностороннем порядке сроки выхода в отпуск невозможно.

Но если человек всё-таки упирается или его просто нет на рабочем месте, что делает невозможным подписание уведомления, работодатель имеет право:

1. В присутствии двух свидетелей и должностного лица составить акт, в котором должны быть зафиксированы причины отказа от подписания извещения. Если человек не даёт вразумительных аргументов своего отказа, в акте прописывается, что сотрудник (Ф. И. О.) отказался ставить свою подпись на уведомлении без объяснения причин.

2. Когда человека нет на рабочем месте, возможно направление официального уведомления заказным письмом с уведомлением о вручении. Сделать это можно также через курьера или любого из сотрудников предприятия. Главное здесь, чтобы после передачи бумаги была получена отметка-подпись, что извещение получено адресатом. Датой информирования в этом случае будет считаться день, когда человеку был вручён документ.

Как только все формальности выполнены, работник обязан отправиться в отпуск, нахождение его на рабочем месте ни к чему не приведёт.

Работодатель же, в свою очередь, за 3 дня до наступления отпуска должен выплатить сотруднику отпускные.

Как составить уведомление об отпуске в 2020 году?

Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

Структура и форма документа

Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.

Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

• информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
• основная часть;
• заключительная часть.

В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

Какие положения должны содержаться в тексте?

Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

• реквизиты компании;
• исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
• имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
• все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
• подпись непосредственного работодателя.

Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

Кто подписывает?

Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.

Нужно ли подписывать сотрудникам?

Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.

Сколько требуется экземпляров?

Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

Можно оформить сразу на несколько работников?

Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки. Пример документа:

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма

Нужна ли регистрация в специальном журнале?

В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

• о возможной реорганизации компании;
• о различных объяснениях;
• о возможном переводе сотрудника;
• о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
• и о предстоящем оплачиваемом отпуске.

В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

Как заполнять титульный лист?

Титульная страница должна включать в себя:

• полное наименование компании;
• наименование документа;
• дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

бухпроффи

Важно! Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

• Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
• В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
• Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Обязательно ли оформлять?

В ст.123 ТК РФ написано, что работник должен быть оповещен о конкретной дате, когда начнется его ежегодный отдых по графику под роспись.

Сделать это можно несколькими способами: подготовить отдельное уведомление, предусмотреть графу в графике, подготовить лист ознакомления, составить за 2 недели приказ на отпуск и подать его работодателю под роспись.

Самый правильный и удобный способ — последний. Готовится приказ не позднее, чем за 2 недели. Однако если в организации есть практика оформления отдельных уведомлений — то это право работодателя, никаких нарушений закона в этом нет.

За установленный срок ответственным лицом готовится уведомительная бумага для сотрудника и выдается ему лично в руки или иным удобным способом.

Обычно составляется два экземпляра уведомления: первый передается работнику, второй остается у работодателя. Именно на втором экземпляре должен поставить свою подпись уведомленный. Данный документ в компании необходимо сохранить, так как он будет служить подтверждением исполнения обязанности по информированию о начале отпуска в точном соответствии с ТК РФ.

Также возможно передать уведомительную бумагу и предложить работнику в знак ее получения поставить подпись в специальном журнале.

Что будет, если работодатель не уведомит работника о начале его отдыха? Прежде всего, это нарушение положений трудового законодательства. В этом случае работник имеет право написать заявление о переносе отпуска на любой удобный для него срок.

Начальство воспрепятствовать не может и должно принять это заявление и подготовить приказ о переносе отпускного времени на желаемые работником даты.

При этом вносятся изменения в график Т-7.

Чтобы избежать такого незапланированного переноса рекомендуется четко выполнять положения ТК РФ и своевременно передавать уведомление работнику.

Примерный образец уведомления о предоставлении отдыха работнику по графику можно скачать ниже.

Когда не нужно составлять?

Работодатель освобожден от оформления уведомления о предстоящем начале отпуске в следующих случаях:

• отпуск предоставляется не по графику;
• на предприятии не составлялся график вовсе;
• отдых предоставляется вновь принятому сотруднику, не внесенному в график на текущий год;
• отпуск оформляется для лиц, которые по ст.122 ТК РФ вправе требовать выходные оплачиваемые дни в удобное для них время.

Нюансы

Для совместителей

Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.

На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.

Для иностранного гражданина

Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.

Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.

Для генерального директора и главного бухгалтера

Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.

Для госслужащих

Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.

В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.

У ИП

Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.

Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.

Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?

Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:

• сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
• при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.

Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:Москва и Область
3. Санкт-Петербург и область
4. Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Отпуск

График отпусков

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Подробнее о внесении изменений в график отпусков читайте в статьях:

• Переносим отпуск в связи с производственной необходимостью
• Получат ли работники с детьми право на отпуск в удобное время
• Когда нужно продлить или перенести отпуск из-за болезни

Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:

• технологические особенности производства;
• характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса;
• наличие сезонности в работе организации;
• иные специфические характеристики ее деятельности.

Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска

При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков

Отпуска, отражаемые в графике

Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:

• очередной основной оплачиваемый отпуск;
• дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами;
• оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).

Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен особый порядок фиксации соответствующих сведений в этом документе.

Составление графика отпусков

Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.

Справка

Ознакомление с содержанием графика отпусков

Что касается ознакомления с содержанием графика, то здесь не все так просто. Это связано с тем, что его правовой статус в действующем законодательстве не определен. Некоторые работники кадровых служб считают, что он не относится к локальной нормативной документации, а представляет собой организационно-распорядительный документ. Другие все же рассматривают его именно как локальный нормативный акт, из чего вытекают требования к порядку ознакомления с ним сотрудников. Прочтите наш материал, чтобы понять, какой вариант вам ближе.

Направление сотрудника в отпуск по графику

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

для формы № Т-6 — заранее составить приказ о направлении работника в очередной оплачиваемый отпуск и ознакомить с его содержанием за две недели до начала отпуска; для формы № Т-7 — дополнить стандартный бланк графой, в которой сотрудник расписывается в том, что его в должном порядке уведомили о приближающемся начале отпуска, и проставляет дату такого уведомления.

О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой статье.

В каком случае необходимо уведомлять работника об отпуске?

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск.
• Дополнительный оплачиваемый отпуск — предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
• Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Как составить уведомление об отпуске сотрудника?

Законодательство не определяет форму уведомления, если оно составляется в виде отдельного документа. Каждая компания может разработать его на фирменном бланке исходя из собственных предпочтений. Уведомление может быть полностью быть набрано на компьютере, либо иметь вид печатного шаблона, в который от руки записываются необходимые сведения — Ф.И.О. работника, продолжительность и даты отпуска и т.д.

В верхней части документа указываются полное название фирмы, ее реквизиты. Чуть ниже записываются дата и номер составления.

После этого в правой части листа проставляются полные Ф.И.О. работника, которому направляется уведомление, и его должность.

Далее, посередине указывается наименование документа – «Уведомление», после чего записывается его порядковый номер. Под ним документ должен быть зарегистрирован в книге учета уведомлений.

Текст уведомления составляется в форме письма, и должен содержать обязательные сведения:

• Ссылку на ТК о необходимости составления документа;
• Информация о запланированных датах начала и завершения отпуска;
• Продолжительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, согласно которому утвержден этот период отдыха;
• Необходимость подписать один из бланков и вернуть сотруднику кадрового отдела.

Уведомление об отпуске подписывает руководитель кадровой службы либо лицо, ответственное за кадровый учет в хозяйствующем субъекте. После чего необходимо оставить пустую графу, в которой работник сможет проставить личную подпись и дату ознакомления.

Обязательность уведомления

Как уже было сказано выше, при уходе работника в отпуск по графику работодатель обязан в письменном виде уведомить его о начале отпуска не менее чем за две недели.

За нарушение порядка уведомления работника о начале отпуска предусмотрено административное наказание по статье 5.27 КоАП РФ. Согласно этой статье:

• работодателя-ИП ждет штраф в размере от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб.;
• должностное лицо могут оштрафовать на 1000 – 5000 рублей;
• работодателю – юридическому лицу придется уплатить от 30 тыс. рублей до 50 тыс. рублей штрафа.

Кроме того, работник, своевременно не получивший уведомление, может отказаться уйти в отпуск по графику и потребовать у работодателя переноса запланированного отпуска на удобное ему время.

Отметим, что если отпуск предоставляется не по графику, а на основании письменного заявления работника (в том числе, об уходе в отпуск по беременности и родам или в учебный отпуск), то уведомлять работника об отпуске не нужно. Достаточно самого заявления.

Уведомляем работника

Форма уведомления об отпуске законодательством не определена, то есть каждый работодатель может составлять его с учетом требований к кадровым документам, установленным инструкцией по кадровому делопроизводству в конкретной организации.

Главное, чтобы уведомление четко отвечало на вопросы о том, кому оно адресовано и о чем оно сообщает. Структура его примерно следующая:

1. «шапка», то есть сведения об организации, ее наименование, адрес, если необходимо, телефон;
2. название, дата составления и регистрационный номер (если по правилам делопроизводства конкретной организации такие документы регистрируются);
3. должность, фамилия, имя и отчество адресата уведомления;
4. начальные и конечные даты отпуска;
5. общее количество дней отпуска;
6. подпись сотрудника, составившего уведомление;
7. подпись самого сотрудника и дата ознакомления.

Сроки хранения

Формат заявлений на отпуск встречается разный: ежегодный оплачиваемый отдых или день за собственный счет. Объединяет эти документы слово «отпуск», но время хранения у них отличается и зависит от того, к какой работе привлекается персонал предприятия и на какой вид отдыха претендует.

На ежегодный отпуск

Ежегодные графики отдыха составляются в декабре. Не позже чем за две недели до наступления даты по графику сотрудник направляет в отдел кадров заявление на отпуск, подписанное им и согласованное с руководителем. Но какова же его дальнейшая судьба и где должно храниться заявление на отпуск после того, как оно попало в структурное подразделение? Документ остается в отделе кадров до издания приказа, после чего он помещается в архив или личное дело работника.

Согласно ст. 434 перечня, установленного приказом №236 Росархива, эта бумага относится к документации личного состава и хранится 5 лет.

Но есть обстоятельства, при наличии которых время хранения существенно увеличивается:

1. Если работодатель предусмотрел во внутреннем положении требование о включении заявления и приказа в личное дело сотрудника, то срок составляет 50 лет (или 75, если заявление на отпуск составлено до изменений в законодательстве, то есть раньше 2003 года) в соответствии со ст. 445 приказа №236.
2. В ситуациях, когда сотрудник привлекается к специфическим условиям труда (вредному или опасному производству, работе на Крайнем Севере), тоже действуют исключения. Эти обстоятельства определяют, сколько хранятся заявления на отпуск в архиве, — 50 или 75 лет соответственно.

На отпуск за свой счет

Иногда сотруднику необходим день за свой счет для решения личных проблем. Отсутствие на рабочем месте в этом случае обязательно оформляется заявлением. Срок хранения таких документов — 50 или 75 лет в зависимости от даты издания.

На дополнительные отпуска для отдельных категорий работников

Есть и другие виды отпусков, предназначенных для определенных категорий работников. Например, женщины вправе претендовать на отдых по беременности и родам, а после родов — по уходу за ребенком. В этом случае требования законодательства расширены, и срок хранения таких документов составляет 50 лет (или 75, если событие произошло до 2003 года).

ВАЖНО!

Такие меры разработаны для обеспечения защиты прав и интересов граждан. Длительное хранение позволяет со временем разобраться в спорных ситуациях и выявить расхождения при их наличии.

Уведомляем работника

Форма уведомления об отпуске законодательством не определена, то есть каждый работодатель может составлять его с учетом требований к кадровым документам, установленным инструкцией по кадровому делопроизводству в конкретной организации.

Главное, чтобы уведомление четко отвечало на вопросы о том, кому оно адресовано и о чем оно сообщает. Структура его примерно следующая:

1. «шапка», то есть сведения об организации, ее наименование, адрес, если необходимо, телефон;
2. название, дата составления и регистрационный номер (если по правилам делопроизводства конкретной организации такие документы регистрируются);
3. должность, фамилия, имя и отчество адресата уведомления;
4. начальные и конечные даты отпуска;
5. общее количество дней отпуска;
6. подпись сотрудника, составившего уведомление;
7. подпись самого сотрудника и дата ознакомления.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.