Электронный документооборот и электронная подпись: просто о сложном

Использование электронных документов в судебной практике

Согласно , документы,
полученные с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет и подписанные ЭП, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

На сегодняшний день суд принимает в цифровой форме заявления, ходатайства и отзывы.
Подать исковое заявление можно через единую систему , на официальном сайте арбитражного суда,
где будет рассматриваться дело, или на портале Высшего Арбитражного Суда РФ.
При этом отправлять какие-либо документы на рассмотрение в суд могут только те лица, которые зарегистрированы в системе ,
где у каждого пользователя свой личный кабинет.

В цифровой форме НЕ принимаются заявления об обеспечении иска, имущественных интересов, ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов.

Если технические средства суда не позволяют использовать в качестве доказательств документы, оформленные в «цифре», достаточно сделать их копии в бумажном виде.
Распечатанный образец следует заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица (или руководителя компании).

Кратко основные положения 63 ФЗ

В нормативном акте №63-ФЗ определены все основные понятия, определющие, что такое ЭЦП.

В части закон об электронной подписи определяет:

• Все виды электронной подписи, которые могут применяться на территории нашей федерации;
• Характеристики и предъявляемые к ним требованиям.
• Порядок выдачи и осуществления регистрации ЭЦП и сертификат на нее для установления личности владельца.
• Обязанности, которые должны выполняться владельцами выпущенной ЭЦП.
• Полномочия удостоверяющих центров, которые выпускают и регистрируют ЭЦП.
• Принципы и правила использования электронной подписи.

В этом же нормативе определяется какие именно можно использовать сертификаты электронной подписи, чтобы электронные документы имели юридическую значимость.

В том числе каким образом проводится проверка подлинности используемой подписи. Сегодня для этой цели применяется такая программа, как КриптоПРО CSP.

ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ

Правила использования электронной подписи (далее – ЭП) при совершении юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ).

То есть ЭП – это некий уникальный код, который определенным способом связан с файлом документа. Этот код получается путем криптографического преобразования и подтверждает:

• неизменность информации;
• целостность документа;
• авторство определенного лица.

При внедрении электронного документооборота именно ЭП делает электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, то есть придает ему юридическую силу.

Цели принятия и сфера действия закона об ЭП

Для того чтобы документ обладал юридической силой, он должен содержать реквизиты ответственного лица. Так, на бумажных документах ставят визу вручную, а для компьютерных файлов используют ее электронный аналог. С целью регулирования отношений между сторонами в последнем случае и был принят рассматриваемый закон.

Документ действует в следующих сферах (ст. 1):

• гражданско-правовые сделки;
• государственные и муниципальные услуги;
• государственные и муниципальные функции;
• иные юридически значимые действия.

Кроме того, такой способ визирования документов применяют при государственных закупках, сдаче налоговой отчетности через Интернет, банковских операциях, документообороте государственных структур и т. д.

Участниками таких отношений могут быть юридические или физические лица, а также с государственные органы.

Электронный вариант визы равнозначен бумажному — об этом говорится на соответствующем портале https://iecp.ru/.

Формирование новой схемы представления полномочий

Данное изменение станет самым серьёзным и сильнее остальных отразится на различных бизнес-процессах компаний.

Напомним о том, что ранее, когда организация получала сертификат электронной подписи на представителя организации, являющееся уполномоченным лицом, — удостоверяющий центр осуществлял выдачу сертификата, содержащего сведения об организации и о владельце сертификата.

Всё это приводило к возникновению двух основных проблем. Особенно остро они ощущались владельцами крупных компаний, в которых практиковалось использование большого количества сертификатов уполномоченных лиц.

1. В случае, когда в группе компаний одно уполномоченное лицо обладает полномочиями на представление нескольких компаний, то ему необходимо получить в УЦ число сертификатов, соответствующих числу представляемых им компаний.

2. Отдельные участники электронного взаимодействия были уверены, что сертификат ЭП, содержащий в себе заведомо достоверные сведения как о юридическом, так и о физическом лице, представляющем организацию, является залогом того, что УЦ, при выдаче такового сертификата, в обязательном порядке осуществляет проверку полномочий сотрудника выступать от имени этого юридического лица, а также в том, что таковые полномочия в силе.

В реальности действительно существует обязанность УЦ по осуществлению проверки полномочий, но только суть таковых полномочий не всегда ясна. Сертификат не делегирует конкретные обязанности на конкретного сотрудника, равно как нельзя с помощью сертификата определить законность и пролонгацию полномочий того или иного сотрудника фирмы.

Как это повлияет на бизнес

Начиная с 1 января 2022 года уполномоченные лица организации в документообороте должны начать применять сертификаты физических лиц, при этом привязка того или иного физлица к тому или иному юрлицу будет происходить посредством электронной доверенности.

Таким образом, у бизнеса появится возможность получить сертификат юрлица, не содержащий сведения о физлице и руководителе, его представляющем. Это нужно для того, чтобы установить такой сертификат в информационной системе, которая будет автоматически подписывать направляемые в нее документы.

Напомним, до 1 января 2022 года действуют два сценария:

• Вы работаете как раньше.
• Вы начинаете действовать по новым правилам: обращаетесь за получением сертификата на директора компании в УЦ ФНС, а на физлицо — в переаккредитованный по новым требованиям коммерческий УЦ.

У вас есть право самостоятельно выбрать сценарий до конца текущего года. Обязательство для всех организаций действовать по новым правилам вступает в силу с 1 января 2022 года.

Где можно применить ЭЦП

Так как электронная подпись равнозначна обычной подписи от руки, то использовать ее можно во всех областях электронного документооборота. Особенно это удобно при представлении документов в налоговую службу, пенсионный фонд, страховые компании и т.д. Также ею заверяют коммерческие сделки.

Все документы для регистрации ИП или ООО за 15 минут
Подготовка документов — рутинная задача. Доверьте её нашему сервису.
Это сэкономит время и защитит от возможных ошибок.

1. Укажите свои данные в форме, следуя подсказкам.
2. Программа сформирует верные документы.
3. Скачайте и распечатайте готовый пакет документов
4. Это бесплатно и займёт не более 15 минут.

Документы для ИПДокументы для ООО

Документы для ИПДокументы для ООО

Какие задачи поможет решить

ФЗ № 63-ФЗ, заменивший собой закон о цифровой подписи № 1, устанавливает порядок работы с ЭП и определяет ее правовой статус. В тексте документа затронуты все участники, которые имеют отношение к рассматриваемому понятию: от уполномоченных органов власти и удостоверяющих центров до лица, подписывающего электронные документы. Поэтому при возникновении трудностей при получении или применении ключей и сертификатов ЭП все они могут воспользоваться данным законом.

Благодаря установленным правилам и условию о неразглашении данных, относящихся к ЭП, пользователи могут быть уверены в безопасности и подлинности передаваемой через Интернет информации.

Таким образом, использование электронных документов и ЭП по правилам, установленным в № 63-ФЗ, позволяет сделать рабочие процессы более быстрыми, удобными и надежными.

Виды ЭП

Ст. 5 указывает на три вида ЭП (правила определены Постановлением Правительства РФ от 25.06.2012 N 634):

1. Простая.
2. Неквалифицированная усиленная.
3. Квалифицированная усиленная.

Простая генерируется с использованием кодов и паролей, и заверенный документ может быть приравнен к бумажному лишь по договоренности сторон. Постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 № 33 утверждены правила ее использования при оказании государственных и муниципальных услуг.

Неквалифицированная усиленная создается в результате криптографического преобразования информации, по своей силе равна заверению документов печатью. Ее выдают неаккредитованые центры.

Квалифицированная усиленная обладает всеми свойствами неквалифицированной, но дополнительно имеет ключ проверки. Он указывается в сертификате, который выдается удостоверяющим центром, аккредитованным в Минкомсвязи. Для проверки достоверности используются средства, получившие подтверждение в соответствии федеральным требованиям, что говорит о большей защищенности подписи данного вида. Приказ ФСБ РФ от 27.12.2011 № 795 устанавливает форму квалифицированного сертификата ключа.

Особенности использования квалифицированной ЭП (ст.11 Закона об ЭП):

Чтобы оформить квалифицированную ЭП, необходимо:

1. Обратиться в аккредитованный Минцифры России удостоверяющий центр;
2. Получить квалифицированный сертификат.

Квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен.

Итак, получив положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной ЭП, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждение отсутствия изменений, внесенных в этот документ после его подписания, получатель документа может быть полностью уверен в подлинности подписи и в юридической значимости документа. 

Безусловно, электронный документ, содержащий скан-образ подписи, не позволит получателю документа устранить сомнения в подлинности данной подписи. 

Сфера действия

Правовые отношения в области использования электронных подписей распространяются на:

• Заключение гражданско-правовых сделок;
• Оказание муниципальных и государственных услуг и выполнение обязанностей;
• Совершение действий, предусмотренных ФЗ РФ, ведущих к возникновению иных юридических последствий.

Федеральный закон состоит из 20 статей. Первые 4 рассматривают возможности и сферы применения законопроекта, основные понятия и принципы использования ЭЦП. Затем начинается базовая часть, включающая:

• Виды цифровой подписи — простая, усиленная, квалифицированная и неквалифицированная;
• Условия признания ЭД и ЭП;
• Права органов власти в аккредитации и контроля за работой УЦ;
• Типы криптографической защиты;
• Применение простой цифровой подписи;
• Обязанности сторон сделки с применением усиленной подписи;
• Признание юридической силы КЭП и средства ее контроля;
• Условия функциональности УЦ.

Заключительные статьи представляют собой итоговые положения, даты вступления в силу законопроекта и обобщают документ.

Обязателен ли сервис ЭДО?

Установка электронной подписи

Для подписания документов ЭП можно использовать программный продукт КриптоАРМ, который потребуется установить и настроить своими силами.
С каждым из ваших контрагентов придётся заключить отдельное соглашение о начале цифрового взаимодействия с описанием принимаемых правил обмена.

После настройки рабочих мест сотрудников и подписания всех необходимых соглашений возникнет вопрос хранения документов.
И это далеко не все задачи, которые вам придётся решать при самостоятельной организации межкорпоративного цифрового обмена.
Также останутся открытыми вопросы безопасности и конфиденциальности передаваемых данных.

Согласно ,
выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации,
обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи, то есть через оператора ЭДО. Сдача отчётности в государственные органы происходит только с использованием услуг специализированного оператора связи.

Все эти вопросы можно легко и быстро решить, воспользовавшись услугами оператора ЭДО. Решать вам, какой способ будет более эффективным.

Работа с ЭП

В 63-ФЗ есть четкое описание и руководство к действию по получению, использованию и хранению цифровой подписи, а также ряд строгих запретов, в том числе: нельзя передавать неуполномоченным лицам, оставлять флеш-накопитель без присмотра, игнорировать правила хранения и защиты.

Также установлены требования к содержанию информации в сертификате ключа:

• уникальный номер;
• даты начала и окончания срока действия;
• фамилия, имя и отчество — для физических лиц, наименование и место нахождения — для юридических лиц;
• наименование используемого средства ЭП или стандарта, требованиям которых соответствует ключ;
• наименование удостоверяющего центра;
• иная информация (ИНН, СНИЛС и др. при квалифицированной ЭП).

Виды электронной подписи согласно закону 63-ФЗ

Ранее, в Федеральном законе № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи», который регламентировал применение ЭП до принятия 63-ФЗ, речь шла только об одном виде — ЭЦП.

Сегодня, в связи с тем, что электронная подпись приобрела более широкое применение, в статье 5 Федерального закона №63-ФЗ говорится о 3-х основных видах видах:

• простой;
• усиленной неквалифицированной (НЭП);
• усиленной квалифицированной (КЭП).

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись появилась, чтобы расширить круг участников электронного документооборота. Она может использоваться для работы с интернет-банком и подобными системами. Эта подпись слабо регулируется законодательством, то есть законом определяются общие правила ее применения, а остальные устанавливает та система, в которой вы работаете с документами.

Пример простой электронной подписи — коды из СМС, которыми вы подтверждаете те или иные действия (входите в личный кабинет, переводите деньги на карту, оплачиваете услуги и т.д.).

В момент, когда вы вводите в поле код, система формирует электронную подпись и, согласно договоренностям, идентифицирует вас и допускает к счетам (проводит платежную операцию, подключает услугу). В этом случае ЭП помогает идентифицировать лицо, подписывающее документ.

Усиленная электронная подпись

Этот вид подписи создается путем криптографического преобразования электронного документа. Она хранится на защищенном носителе и состоит криптопрограммы, закрытого и открытого ключа.

Криптопрограмма — это программное обеспечение, которое нужно для работы с электронной подписью.

Закрытый ключ — уникальная последовательность символов, которые известны только владельцу. Он предназначен для создания подписи в электронных документах.

Открытый ключ однозначно соответствует закрытому ключу и предназначен для подтверждения подлинности электронной подписи. Он выглядит как сертификат, то есть файл, содержащий сведения о пользователе.

Защищенная (усиленная) подпись, в свою очередь, может быть квалифицированной или неквалифицированной.

Усиленный неквалифицированный вариант — некий идентификатор, позволяющий контролировать документооборот организации и вносить изменения в случае возникновения такой необходимости. Используется для представления отчетности в государственные учреждения.

Квалифицированная подпись является самой надежной и современной. Вместе с подписью оформляется крипто-ключ и сертификат, подтверждающий подлинность подписи человека. Эту ЭП можно использовать только при наличии вышеуказанных атрибутов. В противном случае она не будет иметь юридического значения.

Усиленная квалифицированная подпись нужна для участия в торгах или аукционах в интернете, а также тендерах по госзакупкам. Выдать КЭП может только удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи.

Связанные документы

Регулирование отношений с использованием ЭЦП происходит основным законом об электронном документе и цифровой подписи и иными законодательными актами. Гражданский кодекс РФ определяет:

• Применение средств ЭП при совершении сделок, предусмотренных действующим законодательством (ст. 160);
• Заключенный при обмене ЭД договор, пересылаемый по специальным каналам связи. В качестве ЭД признается информация, для создания, отправки, получения и хранения которой используют электронные средства (ст. 434).

ФЗ от 20.07.2017 г. под номером 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет условия составления и заключения сделок с использованием ЭЦП. ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки ЭЦП» прописывает процесс создания и проверки подписи, а закон от 05.04.2013 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» регламентирует осуществление госзакупок во время аукционов.

Приказы ФСБ от 27.12.2011 795 «Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» и 796 «Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра» регламентируют требования к ПО, сертификатам и ключам проверки подписи, а также устанавливают ряд требований к работе и техническому оснащению УЦ.

Еще один важный документ — постановление правительства РФ от 25.01.2013 г. «Об использовании простой электронной подписи при оказании муниципальных и государственных услуг». Документ обозначает сферы использования ЭЦП, юридическую силу подписи, а также дает определения ключу, видам ЭП и регулирует процесс создания и выдачу ключей.

Статьи законопроекта постоянно дорабатываются в связи с расширением возможностей использования ЭП и развитием информационных и компьютерных технологий. Неподчинение и несоблюдение ФЗ-63 может повлечь приостановление деятельности УЦ, штрафы, обязательные или исправительные работы, лишение должности и даже лишение свободы на срок до 5 лет.

Новые правила для удостоверяющих центров

Сейчас выпуском ЭЦП для всех кому это необходимо занимаются коммерческие удостоверяющие центры (УЦ), которые должны до 1 июля 2021 г. пройти переаккредитацию.

Далеко не все УЦ смогут остаться «в строю» в связи с ужесточением требований: Минимальный размер собственных средств УЦ увеличен с 7 млн. до 1 млрд. рублей, увеличен размер страховых средств УЦ с 30 млн. до 100 млн рублей, аккредитация предоставляется на 3 года, а не на 5 лет как ранее, причем если аккредитация УЦ досрочно прекращается, получить новую он сможет только через 3 года.

Также для работников и доверенных лиц УЦ предусмотрена гражданско-правовая, административная и, в некоторых случаях, уголовная ответственность за неисполнение обязанностей, установленных законодательством об электронной подписи.

Важно знать, прошел ли ваш привычный УЦ аккредитацию по новым требованиям. Список аккредитованных УЦ станет доступен во второй половине 2021 года на сайте Минцифры

Список аккредитованных УЦ станет доступен во второй половине 2021 года на сайте Минцифры.

В случае переаккредитации вашего УЦ выданную им ЭЦП можно будет использовать до конца 2021 г. или срока действия такой ЭЦП (смотря какое из событий случится раньше).

Тем временем к 1 января 2022 г. нужно будет не спеша получить бесплатную КЭП в УЦ ФНС.

Это касается юридических лиц, предпринимателей и нотариусов.

Для физлиц ЭЦП, выданная прошедшим переаккредитацию центром будет действовать и в 2022 г. пока срок действия такой ЭЦП не истечет полностью.

Астрал-ЭТ — это надежная электронная подпись для различных нужд бизнеса. От подписания электронных документов до сдачи отчетности, от маркировки до работы с госпорталами и ЭТП. Быстрый выпуск подписи в течение одного дня, безбумажное продление, широкая линейка тарифов.

Основные статьи закона 63-ФЗ об электронно-цифровой подписи

63-ФЗ состоит из 20 статей об электронной подписи. Первые 4 определяют возможности и сферы применения законопроекта, основные понятия и принципы использования ЭЦП.

После идет базовая часть, включающая:

• виды цифровой подписи — простая, усиленная, квалифицированная и неквалифицированная;
• условия признания ЭД и ЭП;
• права органов власти в аккредитации и контроля за работой УЦ;
• типы криптографической защиты;
• применение простой цифровой подписи;
• обязанности сторон сделки с применением усиленной подписи;
• признание юридической силы КЭП и средства ее контроля;
• условия функциональности УЦ.

Кратко рассмотрим основные моменты в структуре 63-ФЗ. Как мы уже говорили в статье 5 указаны виды электронной подписи. В ст. 6 говорится, что документ, который содержит ЭЦП, юридически равнозначен его бумажному аналогу.
В 7 статье речь идет о признании подписей, созданных по международным стандартам.

Следующая статья, — 8, — регулирует работу госорганов исполнительной власти в части выпуска ЭП. Согласно закону упомянутые вправе аккредитовывать и проверять удостоверяющие центры. Кроме того, такие учреждения являются головными удостоверяющими центрами по отношению к аккредитованным.

В статье 9 сказано об особенностях использования простой электронной подписи. Пункт 4 этой статьи запрещает применять ее для передачи конфиденциальных сведений.

Ст. 10 устанавливает обязанности для участников сделок, которые применяют усиленные подписи. Основным условием является соблюдение конфиденциальности ключей ЭП.

Условия признания квалифицированной подписи содержатся в статье 11. Далее нормативный акт определяет средства ЭП, которые используют для создания и контроля как самой подписи, так и ее ключей (ст. 12).

В ст. 13–18 установлены правила работы для удостоверяющих центров: общие положения, выдача сертификатов, аккредитация и прочие нюансы.

Последние статьи, — 19 и 20, — содержат заключительные положения.

Структура ФЗ

Федеральный закон 63-ФЗ об электронной подписи состоит из 20 статей.

Первые 4 из них носят общий характер и устанавливают сферу действия закона, определения, правовое регулирование таких отношений и принципы использования ЭП.

В ст. 5 ЭП разделяют на 2 вида: простые и усиленные. Последние, в свою очередь, могут быть неквалифицированными либо квалифицированными. И если простая виза только удостоверяет личность подписавшего посредством использования кодов и паролей, то неквалифицированная, к примеру, должна отвечать следующим признакам:

1. Создана в результате криптографической модификации информации с помощью ключа ЭП.
2. Устанавливает личность подписавшего документ.
3. Позволяет обнаружить изменения, внесенные в документ после подписания.
4. Для ее создания применяют средства ЭП (ст. 12).

Помимо того, что квалифицированная виза должна включать вышеуказанные признаки, ключ ее проверки должен быть указан в сертификате. Также при ее создании и проверке применяют средства ЭП, которые соответствуют требованиям, регламентированным № 63-ФЗ.

Далее речь идет об особенностях использования рассматриваемого понятия. Так, документы, где стоит электронная подпись, закон при определенных условиях считает равнозначными бумажным аналогам (ст. 6). А в 7 статье сказано о признании подписей, созданных по международным стандартам.

Ст. 8 наделяет полномочиями федеральные органы исполнительной власти для работы с ЭП. Такие органы определяет Правительство РФ. Эти структуры аккредитуют и проверяют удостоверяющие центры, в которых можно получить ключ и сертификат ЭП. Кроме того, эти органы власти являются головными удостоверяющими центрами по отношению к аккредитованным.

В ст. 9 сказано об особенностях использования простой ЭП. Ч. 4 этой статьи запрещает использовать именно такую подпись для секретных сведений.

Ст. 10 устанавливает обязанности для участников сделок, которые применяют усиленные подписи. Основным условием является соблюдение конфиденциальности ключей ЭП.

Условия признания квалифицированной ЭП содержатся в ст. 11. Следом даны определения средствам ЭП, которые используют для создания и контроля как самой подписи, так и ее ключей (ст. 12).

В ст. 13–18 установлены правила работы для удостоверяющих центров: общие положения, выдача сертификатов, аккредитация и т. д.

Последние статьи, 19 и 20, содержат заключительные положения и определяют, что Федеральный закон об электронной подписи № 63 вступает в силу со дня его публикации. При этом № 1-ФЗ об ЭЦП прекращает свое действие с 01.07.2013.

Ключевые положения

Закон о цифровой подписи включает 20 статей, раскрывающих следующие нормы:

• основные термины и определения;
• принципы и правила использования;
• виды, особенности использования;
• процедура выдачи сертификата в удостоверяющем центре;
• обязанности человека, который использует ЭП;
• деятельность и обязанности Удостоверяющих центров, которые имеют право на выпуск.

Итак, определение «электронная подпись» закон дает следующее: это информация в электронной форме, которая содержит уникальную последовательность символов (ключ) и присоединяется к цифровому документу, чтобы определить личность подписанта.

Функции по созданию и выдаче возложены на удостоверяющие центры, использующие в процессе своей деятельности специальные шифровальные, криптографические средства. Центры могут быть как государственными, так и иными юридическими лицами.