Образец листа ознакомления с коллективным договором

Общие положения

Граждане РФ имеют право на оформление своих взаимоотношений с работодателем соответствующим образом – в рамках Трудового кодекса. Подразумевается формирование специального соглашения, которое имеет определенный формат

Важно отметить, что стандартный договор не определен законодательством. Различные компании имеют право самостоятельно формировать его

Помимо такового соглашения существует много иных документов, с которыми простой работник обязательно должен быть ознакомлен. Это график отпусков, работы, табель учета рабочего времени, выплата заработной платы (квитанция) и многие другие.

Со всеми таковыми нужно будет внимательно разобраться. И помнить, что ознакомление может быть осуществлено только под подпись. Форма листа ознакомления, в которой сотрудник и ставит свою подпись, может быть разработана самостоятельно.

Фото: Лист ознакомления с приказом

Что это такое

Необходимо отметить, что использование различных приказов, которые касаются непосредственно работника, 99% случаев из 100% могут быть выполнены только после того, как он ознакомился с ним. Причем таковое ознакомление должно быть осуществлено в режиме реального времени и в письменной формате.

Существует широкий перечень различных видов приказов. Все они позволяют разрешить какие-либо задачи.

К основным таковым относится в первую очередь:

1. Увольнение или прием на работу.
2. Отправка в отпуск.
3. Назначение премии, лишение таковой.
4. Другое.

Причем перечень задач, которые могут быть решены при помощи приказов, достаточно велик. Лишь только увольнение по инициативе работодателя не требует от простого работника согласия. В таком случае приказ составляется и исполняется вне зависимости от того, желает ли простой сотрудник уволиться или же нет.

Существуют следующие виды документов:

• по основному виду деятельности;
• по административной, хозяйственной части;
• по личному составу.

Именно документы, которые касаются личного состава, должны быть в обязательном порядке распределены соответствующим образом. В противном случае будет фактически невозможно решить какие-либо задачи касающиеся рабочей деятельности.

На кого распространяется

Как правило, при формировании приказа принимают участие следующие граждане:

1. Отдел кадров.
2. Исполнительный директор.
3. Непосредственный начальник работника.
4. Главный бухгалтер.

Помимо обозначенных выше также могут требоваться какие-либо дополнительные рецензии. Но чаще всего решающим фактором является голос исполнительного директора или же ВРИО. В качестве подписанты выступает работник, права или обязанности которого затрагиваются. Данный момент нужно отдельно будет проработать. Так как только так можно не допустить ошибок.

Стоит заметить, что нарушение прав официально трудоустроенных сотрудников может стать причиной серьезных неприятностей. Причем не только для юридического лица в целом, но и для должностного. Может быть назначен серьезных штраф. В масштабах организации – до нескольких сотен тысяч рублей. При этом на должностное лицо также налагается определенной величины взыскание.

Образец листа ознакомления с приказом можно скачать тут.

Прежде, чем приступать к формированию подобных документов, важно внимательно изучить все законодательные нормативы. Только так можно будет избежать сложностей, проблем

Большая часть таковых – как раз следствие банального непонимания базовых терминов, законов. Если гражданин считает, что права его нарушены каким-либо образом, то ему следует обратиться в трудовую инспекцию.

Но подобный орган позволит разрешить ситуацию только лишь в случае, когда сам факт нарушения очевидный, не поддается сомнению. Во всех остальных случаях разрешить спорный момент нужно через суд

Важно помнить, что подобные разбирательства занимают много времени, а также требуют затрат. Потому по возможности стоит пытаться решить все в досудебном порядке

Только в крайнем случае обращаться в судебные органы. Но нужно отметить, что алгоритм таковой имеет свои тонкости. Самостоятельно составить иск, особенно в трудовом праве, не так уж просто. Именно поэтому при необходимости стоит просто обратиться к грамотным юристам. Только так можно не допустить стандартных ошибок при обращении в государственные судебные инстанции.

Правильно

Подпись – собственноручно написанная фамилия, графическое изображение имени собственного в виде росчерка. Это слово используется в любом стиле речи, когда контекст предложения подразумевает необходимость подписать документы. Секретарь отнес документы на подпись директору Поставьте, пожалуйста, свою подпись в конце документа Ваша подпись должна быть на каждой странице Художник оставил свою подпись на картине

Роспись – орнаментальная или сюжетная живопись, изделия народного искусства, действие по значению гл. расписывать. Второе значение – распределение чего-либо, перечень, список. В деловой речи недопустимо использовать выражение “поставить роспись”. Роспись на потолке собора была незабываемой Эта роспись выполнена известным художником Наш салон предлагает услугу росписи ногтей Мы сформировали роспись расходов компании Нам предоставили роспись судебных издержек

Расписаться – глагол, который употребляется в значении: поставить свою подпись, удостоверяя, признавая что-либо. Выражение “расписаться за что-либо” подразумевает “поставить подпись”. Мне необходимо расписаться в документах Расписаться за полученный товар Распишитесь, пожалуйста, за полученные деньги

Как организовать ознакомление

С некоторыми документами сотрудник должен ознакомиться и обязательно в них расписаться. Это проблематично, если в организации их занято несколько тысяч, а часть, например, удаленно. Сложности возникают из-за следующих факторов:

• объе­ма до­кумен­тации;
• необходимости подписания удаленными сотрудниками;
• организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.

ВАЖНО!

Для отдельных видов до­кумен­тов установлен пе­рио­д, в течение которого работника следует ознакомить под подпись, например, в три дня о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК). Если срок не установлен, затягивать тоже не стоит — это доказывает судебная практика.

Этот процесс оптимизируют с помощью современных технологий — используются ECM-системы (системы управления корпоративным контентом). Они облегчают работу делопроизводителя или специалиста по кадрам:

• оповещают сотрудников о необходимости подойти и ознакомиться с до­кумен­том, расписаться в листе;
• позволяют предварительно ознакомиться с электронной версией на своем рабочем месте.

ВАЖНО!

Удаленным сотрудникам пересылают до­кумен­ты для подписи по почте. В некоторых случаях используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Трудовое законодательство разрешает использовать ­КЭП для дистанционных кадров, кроме тех сотрудников и видов до­кумен­тов, где это не разрешено (запрещено).

Есть ЛНА, для которых в законодательстве нет явного требования о наличии личной подписи (положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т. д.). Работодатель в этом случае организует ознакомление в электронном виде, как выполнение задания по прочтению документа. Подтверждается решение задачи нажатием кнопки «Выполнено».

Ход ознакомления большим количеством сотрудников отслеживается через «единую точку входа» — задачу ­ECM-системы. При необходимости формируется лист как отчет. Форма отчета отразит:

• наименование до­кумен­та;
• Ф.И.О. сотрудников;
• дату и время ознакомления.

Отдельным листом

Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:

• зафиксировать факт получения исполнителем;
• принятие его на исполнение с учетом контрольных сроков.

Некоторые правила для документа:

• оформляется к уже изданному распорядительному документу;
• подписывается сотрудником, который проводит процедуру.

Форма утверждается организацией самостоятельно:

• может быть частью инструкции по делопроизводству;
• как часть изданного распорядительного документа;
• использоваться как одна из форм отчетов, формирующихся в СЭД.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие существуют способы и порядок ознакомления работников с документами. Используйте эти инструкции бесплатно.

Лист ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Март», утвержденными приказом ООО «Март» от 12.01.2015 N 2

	Ф.И.О.	Должность	Структурное подразделение	Отметка об ознакомлении
Дата	Подпись
…	…	…	…	…	…
1	Иванов Иван Иванович	Кладовщик	Склад	13.01.2015	Иванов
…	…	…	…	…	…

1. Проставление подписи и даты ознакомления в специальном журнале, содержащем перечень локальных актов.

	Ф.И.О.	Должность	Структурное подразделение	Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка (дата и подпись)	Ознакомлен с положением об оплате труда (дата и подпись)	Ознакомлен с положением о персональных данных (дата и подпись)	…
…	…	…	…	…	…	…	…
5	Петров Петр Петрович	Менеджер по продажам	Отдел продаж	Петров, 16.02.2015	Петров, 16.02.2015	Петров, 17.02.2015
…	…	…	…	…	…	…	…

1. Проставление подписей в листе ознакомления с локальными актами, прилагаемом к трудовому договору.

До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами ООО «Март»:

Наименование локального нормативного акта	Дата ознакомления	Подпись
Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом от 12.01.2015 N 2	13.01.2015	Иванов
Положение об оплате труда, утвержденное приказом от 05.06.2014 N 26	13.01.2015	Иванов
…	…	…

А как ознакомить сотрудников с локальными актами, если компания достаточно большая и у нее есть филиалы или представительства в других городах? Действительно, в таких организациях нередко возникают сложности с личным ознакомлением работников с необходимыми документами. Кадровики пытаются обеспечить ознакомление путем рассылки локальных нормативных актов по электронной почте или размещения на информационных досках, в корпоративных изданиях. Конечно, такие способы ознакомления возможны, но стоит помнить, что если работник ознакомится с документом, прочитав его на информационной доске, то в случае необходимости представить доказательства ознакомления этого работника с этим документом таковых не окажется.

Поэтому для крупных компаний рекомендуем отправить в филиалы и представительства, находящиеся в других регионах, надлежащим образом заверенные копии документов, с которыми необходимо ознакомить работников. На месте уже можно завести журналы ознакомления, подшить листы ознакомления и пр. В таком случае требования трудового законодательства будут соблюдены и при необходимости доказать факт ознакомления у вас будет подпись работника.

К сведению. При ознакомлении сотрудника с должностной инструкцией рекомендуем оформить это путем проставления им своей подписи в самом документе на листе ознакомления и дополнительно выдать копию на руки.

Отметим, что Трудовым кодексом установлены особенности ознакомления с локальными актами для определенных категорий работников, например дистанционных. В частности, согласно ст. 312.1 ТК РФ, если в соответствии с ТК РФ работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный сотрудник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами.

Да и ст. 312.2 ТК РФ говорит о том, что ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ, может осуществляться путем обмена электронными документами.

Следует понимать, что обмен электронными документами — это не просто пересылка по электронной почте файлов с документами в графическом или текстовом формате: при таком обмене должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя, дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу.

К сведению. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Как работодатель, так и работник при электронном обмене документами обязаны направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Сколько и как хранить бланк

Должностные инструкции имеют отношение к документации по личному составу и, как правило, хранятся в архиве организации не менее 75 лет.

Однако, исходя из государственных нормативов, срок действия инструкции составляет 5 лет для тех профессий, где нет повышенной опасности для жизни человека. В том случае, если работа связана с риском получения травм, то данный документ по охране труда действует только 3 года.

Обратите внимание! По истечению времени инструкции пересматриваются, меняются и вновь согласовываются с рабочим. Если работы с повышенным риском проводятся время от времени (не систематически), то они должны выполняться по наряду-допуску, регулируемому в специальном журнале

Также указывается проведение инструктажа по ОТ при оформлении наряд-допуска. Подобный инструктаж должен проводиться с некой периодичностью: минимум 4 раза в год, если работа связана с повышенной опасностью; или 2 раза в год, если не связана

Если работы с повышенным риском проводятся время от времени (не систематически), то они должны выполняться по наряду-допуску, регулируемому в специальном журнале. Также указывается проведение инструктажа по ОТ при оформлении наряд-допуска. Подобный инструктаж должен проводиться с некой периодичностью: минимум 4 раза в год, если работа связана с повышенной опасностью; или 2 раза в год, если не связана.

Как сформировать лист ознакомления с приказом

1. Возьмите лист формата А4 или фирменный бланк.
2. В шапке укажите наименование организации и самого документа, отметьте номер и дату основного указа.
3. Главную часть составьте в виде таблицы.
4. Заверьте подписью должностных лиц — составителя (начальника отдела кадров, секретаря или главбуха) и директора.

Основная часть — это таблица, в которую входят следующие пункты:

• порядковый номер работника;
• его фамилия, имя и отчество;
• должность;
• дата прочтения приказа;
• подпись.

ВАЖНО!

Если необходимо много подписей под нормативным актом, то в листе оставляют ремарку от директора: прошу ознакомиться с приказом… и указывают сотрудников или подразделение, чьи подписи требуется собрать.

Издают лист в одном экземпляре. Если необходимы подписи большого количества сотрудников, то понадобятся несколько листов. Их следует пронумеровать и скрепить степлером или суровой нитью.

Поскольку единой формы нет, для удобства используйте стандартный лист в виде таблицы.

Если знакомят одного работника, то здесь отдельного листа не требуется. И отметку ставят в самом распоряжении. Вот образец, как пишется «ознакомлена с приказом»:

ПРИКАЗ № 77-Т от 07.08.2021 Москва О расторжении трудового договора Прекратить действие трудового договора от 01.02.2014 № 7 с 8 августа 2021 года. Уволить офис-менеджера Образцову Ольгу Олеговну по инициативе работника (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса). Основание: заявление Образцовой О.О. от 29.02.2020 № 1. Генеральный директор Иванов Иванов И. И. С приказом ознакомлена: Офис-менеджер Образцова Образцова О.О. (дата)

Последствия неознакомления

Если сотрудник не будет в надлежащий срок извещен о том, что его отпуск начинается с такого-то числа, то вследствие такого нарушения он получает право самостоятельно определить дату, когда он прервет работу и отправится на отдых. Допустивший подобное нарушение работодатель лишается права определять, когда в этом году для данного представителя персонала наступает соответствующий период.

Подробнее о работе с графиком отпусков смотрите ниже на видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.05.28Договорные отношенияЧто такое форс-мажорные обстоятельства по ГК РФ
• 2018.10.23УСНЧто такое и как применяются дифференцированные ставки
• 2018.10.23УвольнениеКак происходит увольнение по собственному желанию: запись в трудовой книжке
• 2018.10.23ККТКогда и где регистрировать кассовый аппарат ИП

Как оформляется лист ознакомления с инструкцией по ОТ

Постановление Министерства труда № 80 содержит образцы заполнения журналов. Однако информации о том, как именно должен выглядеть бланк ознакомления, нет. Такой документ создаётся в рамках локальной нормативной документации по делопроизводству. Придерживаясь требований, работодатель вправе разработать форму самостоятельно.

Лист ознакомления должен содержать:

• Название документа, с которым знакомится работник. Здесь нужно указать регистрационный номер, дату утверждения.
• Ф.И.О. сотрудника, полное название занимаемой должности.
• Личную подпись и дату ознакомления.

Разработав бланк, работодателю целесообразно включить образец как приложение к локальным нормативным актам предприятия. Это упростит работу специалистов охраны труда и повысит эффективность рабочего процесса.

Рассматриваемый документ не может быть самостоятельным. Лист визирования прикладывается к конкретной инструкции. Если работников однотипной профессии много, можно продолжить список на других листах. При этом, каждый нужно пронумеровать и обозначить в правом верхнем углу как продолжение первой страницы.

Стоит отметить необходимость личного подписания работником этого документа.

Преследуя различные цели, ответственные лица могут заочно проставить автограф за работника, тем самым ускоряя процесс. Такие действия недопустимы и могут караться по ст. 327 УК РФ. Кроме этого, фальсификация подписи создаст реальные условия для аварийной ситуации, поскольку работник в действительности не ознакомился с ОТ в рамках своей должности.

Если сотрудник отсутствует по каким-либо причинам, стоит дождаться выхода работника из отпуска, больничного, чтобы добиться ознакомления и подписания.

Зачем ознакомлять

Законом на работодателя возложена обязанность ознакомлять как вновь трудоустроенных, так и уже работающих сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА), напрямую касающимися их деятельности и трудовой функции в данной организации (статьи 22, 68 ТК РФ).

Так, работники должны быть ознакомлены:

• с ПВТР и Коллективным договором;
• с правилами внутриобъектового режима и пропускного режима, если они существуют на конкретном предприятии;
• с положением о службе/отделе и должностной инструкцией;
• с издаваемыми в их отношении приказами по личному составу и ЛНА и т.п.

Если подпись работника об ознакомлении отсутствует, к примеру, на приказе о назначении ответственным за пожарную безопасность в подразделении или в должностной инструкции, то наказать его за неисполнение каких-то их пунктов будет невозможно. То же касается и других ЛНА.

Образец листа

Всего несколько лет назад большинство кадровой документации, в том числе и лист ознакомления, имели строгую типовую форму. Но уже с 2013 года такое требование отменили, и хоть многие еще продолжают пользоваться типовыми формами, они являются лишь рекомендованными, хоть и содержат все необходимые разделы.

Каждая организация или предприятие вправе разрабатывать собственную форму листа ознакомления с приказом, но при этом не стоит забывать, что требований к документам никто не отменял – в обязательном порядке они должны содержать все те данные, которые требуются к наличию действующим законодательством.

В том случае, если такой лист будет составлен не в соответствии с правилами или с их нарушениями, то при возникновении споров любой более-менее опытный юрист с легкостью сможет доказать отсутствие юридической силы у такого документа. То есть фактически это может означать, что работники с приказом ознакомлены не были.

Итак, рассмотрим, из каких основных частей должен состоять лист ознакомления с приказом:

1. Наименование предприятия. В данном случае лучшим вариантом будет его написание в полном соответствии с тем, как оно отражено в свидетельстве о государственной регистрации (разумеется, если это коммерческая организация).
2. Название документа – в таком случае дословно прописывают «лист ознакомления с приказом».
3. Номер приказа, дату его подписания (издания), а также суть. Этот пункт является особенно важным, поскольку именно он указывает фактически на тот документ, о знакомстве с которым работники организации расписываются.
4. Основная таблица, в которой непосредственно содержатся все данные и сведения, подтверждающие факт знакомства с текстом приказа.

Поскольку именно в таблице отражается ознакомление с приказом и согласие с его выполнением, рассмотрим более подробно основные ее составляющие:

Порядковый номер. В этом случае непосредственно к самому сотруднику, который расписывается в листе, отношения он не имеет – такой номер предназначен исключительно для указания номера подписей по порядку.
Фамилия имя и отчество работника. К отражению таких сведений нет особенных требований, но лучшим вариантом будет полное написание – без сокращений имени и фамилии, как некоторые делают.
Должность сотрудника (она также отражается полностью без каких-либо сокращений или аббревиатур).
Дата, на которую конкретный работник был ознакомлен с приказом. В таком случае нет запретов на то, что даты могут отличаться – то есть часть работников, к примеру, может подписать его 21 марта, другие – 23 марта и еще одна группа – 24 марта

В этом случае основное внимание уделяется достоверности отражаемых в листе сведений.
Подпись каждого из работников.

При наличии необходимости каждый из руководителей организации может добавлять еще столбцы в том случае, если это необходимо и имеет значение в каждом конкретном случае – это может быть название структурного подразделения.

В некоторых случаях количество работников, которое должно поставить подпись о своем ознакомлении, слишком большое, листов получается несколько. В такой ситуации листы обязательно скрепляют (при помощи степлера, прошивают и т.д.), но впоследствии нумеруют.

Наличие печати на таких листах не требуется, поскольку уже на протяжении нескольких лет сама печать не является обязательной для проставления на внутренней документации организации (разумеется, если во внутренних нормативных документах организации не отмечено обратное).

Сколько должен храниться лист ознакомления? Стоит отметить, что храниться он должен в первую очередь вместе с основным документом, к которому служит приложением, хотя в некоторых организациях для них создают отдельный журнал. Если же говорить о том, сколько он должен храниться, то тут уже определяются то тому приказу, к которому он прикреплен.

Как оформить ознакомление с приказами под роспись? Ответ на вопрос – на видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Как сотрудник может быть ознакомлен с должностной инструкцией: лист и журнал ознакомления

Должностная инструкция (далее — ДИ) как один из локальных актов работодателя также должна быть изучена сотрудником с целью понимания и соблюдения указанных в ДИ требований к должности, своих прав, обязанностей и ответственности.

Подробнее об оформлении должностной инструкции рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?

Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту

Подробнее

Факт прочтения сотрудником документов подтверждается его собственноручной подписью. Виза ознакомления состоит из фразы «С должностной инструкцией ознакомлен» и следующей информации:

• наименования должности;
• собственноручной подписи;
• Ф. И. О.;
• даты прочтения.

Важно! Подтвердить ознакомление с ДИ в электронном виде могут только дистанционные работники и только при помощи усиленной электронной подписи. В дальнейшем работодатель и работник должны обменяться по почте оригиналами документов (абз

4 ст. 312.1 ТК РФ). Остальные работники должны расписываться собственноручно.

Обратите внимание! Виза ознакомления с ДИ может быть проставлена как на печатной версии, так и на отдельном документе — листе или журнале ознакомления с должностными инструкциями

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

• приказы и распоряжения руководства;
• правила внутреннего распорядка;
• правила охраны труда и безопасности на производстве;
• прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.