Требования к печати организации и индивидуального предпринимателя в 2020 году

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Уничтожение печатей и штампов

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

• вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
• там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

Виды печатей и штампов по материалу

Каждый материал имеет свои функциональные особенности. Выделяют несколько основных типов устройств в зависимости от материала: 

Резиновые. Дорогостоящий, но один из самых филигранных видов печати. С помощью лазерной гравировки можно создавать мельчайшие детали и сложные рисунки для оттиска. Резиновые печати применяются как в делопроизводстве, так и в творческих областях для нанесения повторяющихся узоров и принтов. Вулканизация удешевляет изготовление резиновых печатей. В качестве матрицы применяют форму из фотополимера для изготовления печатей.
Полимерные. Хорошо переносят высокие нагрузки и давление, благодаря чему они отличаются высокой износостойкостью

С осторожностью применяйте чернила на спиртовой основе для этого типа печатей. Это доступный вариант устройств, поскольку имеют недолгий цикл производства и низкую стоимость.
Металлические

Применяются для получения оттиска на плотных поверхностях таких, как картон, слюда, пленка, пластичная масса. Для производства металлических печатей используется латуниевый или алюминиевый сплав. На него наносится текст и изображения с помощью металлического оттиска или лазерной гравировки.
Красконаполненные или флеш-печати. Устройство этой печати позволяет обходиться без штемпельной подушки. Пористую резину пропитывают масляной краской, как губку. Оттиск таких печатей не растекается и быстро сохнет.

Как оформлять документы без печати

Итак, мы выяснили, что печать для деятельности индивидуального предпринимателя не является обязательной. Более того, она не выполняет функцию защиты или идентификации. Но если работает ИП без печати, как подписывать документы?

У предпринимателя нет директора, который выступает от имени ИП, поэтому все документы по бизнесу он заверяет просто своей личной подписью. Сверить образец подписи можно с другими документами, например, с паспортом предпринимателя.

Но если печать ИП все-таки используется, то ее оттиск проставляется на всех документах без исключения. Поэтому контрагенты и опасаются работать с предпринимателем без печати, ведь может оказаться, что на других документах она стоит. В таком случае легитимность бумаг, на которых нет оттиска, может оказаться под сомнением.

Сведения о наличии печати ООО, как мы уже говорили, должны быть занесены в устав. Поэтому партнеру компании достаточно запросить копию учредительного документа, чтобы выяснить этот вопрос. Предприниматель же может доказать отсутствие печати письмом или уведомлением в свободной форме.

Письмо адресуется на имя лица, запросившего эту информацию, и содержит одно-два предложения. Например, так: «Уведомляю, что я, ИП Иванов Иван Иванович, не использую печать в своей деятельности, так как соответствующая обязанность законом не установлена. Все документы, имеющие отношение к моей предпринимательской деятельности, заверяю личной подписью с момента регистрации.»

Где можно приобрести печать

Этот вопрос задают многие начинающие бизнесмены. Поскольку печать имеет подтверждающий характер, порядок ее изготовления строго регламентирован. Производством и продажей штампов и печатей занимаются специализированные предприятия, не имеющие отношения к государственным структурам. Тем не менее, для того, чтобы заказать печать, требуется предоставить в данную компанию ряд документов, а именно:

1. Если печать понадобилась ИП надо иметь на руках:
   • свидетельство о государственной регистрации в налоговых органах;
2. паспорт или нотариальную доверенность, если печать заказывается через доверенное лицо;
3. ИНН;
4. выписку из ЕГРИП;
5. эскиз печати.
6. Для заказа печати ООО нужны:
   • свидетельство о постановке на учет в налоговой службе;
7. паспорт заказывающего печать лица или нотариально заверенная доверенность;
8. выписка из ЕГРЮЛ;
9. для государственных учреждений – заявление;
10. эскиз печати.

К сведению! Эскиз печати можно нарисовать как самостоятельно, так и обратиться к специалистам, что несколько удорожит ее окончательную стоимость.

При наличии всех необходимых документов, печать делается в течение одного- трех дней с момента заказа. В случаях срочного заказа, исполнителю, скорее всего, придется доплатить за скорость изготовления.

Если начата ликвидация ЮЛ

При ликвидации ЮЛ печать должна быть уничтожена. Если печать уничтожается в самой компанией, то процедура следующая:

• Руководитель пишет приказ.
• Создается специальная комиссия, в присутствие которой печать приводится в негодность.
• Составляется акт с указанием даты, места и причины уничтожения. К нему прикладывается образец подписи, после чего члены комиссии ставят свои подписи.

Бланк приказа можно скачать здесь.

Образец приказа и приложения к нему об уничтожении печати предприятия

Еще один вариант сдать печать фирме изготовителю. Для этого надо:

• Написать заявку.
• Составить акт передачи печати.
• Предоставить доверенность на уничтожение.
• Получить документ, подтверждающий ликвидацию печати.

Подобная процедура выполняется и в случае замены печати по причине износа. Бланк приказа о смене можно скачать здесь.

Образец приказа для замены печати

Создание макета печати компании с помощью CorelDRAW показано в этом видео:

Как выглядит печать ООО

Современные варианты печати для компании:

• Гравировка рисунков и фотографий с помощью лазера;
• Тончайшие сетки толщиной менее 0,1 мм;
• Оригинальный шрифт, разработанный специально для заказчика;
• Элементы защиты в соответствии с ГОСТ Р 51511-2001, используемых для гербовых изображений;
• Ультрафиолетовые, химические и другие контрольные метки;
• Тиснение и др.

Типичный образец печати ООО выглядит так:

Обычно на печати указывают ИНН, ОГРН, полное наименование организации, город и логотип.

Как видим, хотя печать организации требования не должна соблюдать, но все индивидуальные признаки, позволяющие идентифицировать юридическое лицо, здесь присутствуют (фирменное наименование, ИНН, ОГРН, населенный пункт). Больше о формах и образах печатей ООО можно узнать из видео ниже:

Кратко самые важные сведения о печати организации:

1. Законодательство не обязывает ООО использовать фирменный штамп, но такое требование в любое время может быть введено новым федеральным законом.
2. Контрагент вправе требовать при подписании договора или других документов проставления оттиска, и отказ от этого может привести к срыву сделки.
3. Если ваша компания имеет печать, об этом должно быть сказано в уставе ООО, но никаких санкций за нарушение этой нормы нет.
4. Разработанные для юридического лица штампы не надо регистрировать в налоговой инспекции или других госорганах, потому что их официальный реестр не ведется.
5. Рекомендуется разработать и соблюдать внутренний порядок хранения, использования и уничтожения печатей ООО.
6. Недобросовестные лица могут заказать оттиски, схожие с фирменным штампом вашей организации, поэтому стоит изготавливать клише с использованием средств защиты.
7. Для уменьшения риска подделок деловых документов рекомендуется заранее знакомить своих контрагентов с изображением фирменного оттиска компании.

Мы постарались ответить на все вопросы о печати ООО. Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы не пропускать новые публикации:

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФ, РосгвардииКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовАрхивыАттракционы

Типы печатей и штампов по назначению

Штампы и печати используются в различных государственных и частных организациях. В зависимости от своего назначения они также делятся на виды:

• Для компаний. Служит для идентификации. Является главной печатью предприятия, на ней отображается название компании, юридический адрес, код ОКПО и ИНН.
• Печать индивидуального предпринимателя. Используется бизнесменом для заключения сделок, подтверждения подлинности и защиты внешних и внутренних документов. Оттиск содержит номер ОГРНИП, ФИО предпринимателя, а также логотип и слоган.
• Государственная печать. Используется в муниципальных и госучреждениях. Отличаются тем, что оттиск содержит элементы государственной символики, например герб. Также содержание клише строго регламентировано.
• Печать для медицинских организаций. Ей заверяют больничные листы, свидетельства о прохождении медосмотров, рецепты и справки. Таким образом, документы, выдаваемые врачом, имеют правовую силу.
• Нотариальная печать. Используется нотариальными службами для заверения документов. Нотариальной печатью подтверждается подлинность документов (расписок, завещаний, распоряжений, доверенностей, договоров купли/продажи) и их юридическая сила.
• Факсимиле. Используется для подписания документов. Факсимиле – это точное воспроизведение графического оригинала: подпись, рисунок, чертеж.

Ооо без печати

АО и ООО теперь могут не использовать в работе круглую печать. Отмена печати для юридических лиц в 2016 году стала возможной с вступлением в силу Федерального закона от 06.04.15 №82-ФЗ. Работать с печатью — отныне право, а не обязанность компании. Эта поправка появилась в законах и об акционерных обществах, и об ООО (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 №208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 №14-ФЗ).

Компания отказывается от печати.

Отменить печать могут все компании, а не только созданные после 7 апреля 2015 года. Порядок отказа зависит от того, сказано ли в уставе о печати. Если в уставе предусмотрено наличие печати, то в него надо внести изменения. Если в уставе ничего не сказано о печати, то его не меняют. В ФНС это подтвердили.

Итак, Вам будет необходимо:

Особо оговорить это в уставе. Этого теперь прямо требуют законы об ООО и АО. Чем конкретнее и проще его положения, тем Вам будет легче работать с контрагентами. 

Пример формулировки об отсутствии печати в уставе организации:

Общество не имеет круглой печати, служащей для его идентификации путем указания на ней полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения Общества. 

Общество может иметь и использовать в своей работе штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также может иметь зарегистрированные в установленном порядке товарные знаки и другие средства индивидуализации. Порядок использования средств идентификации общества определяется настоящим уставом и локальными нормативными актами Общества. 

Как правило, организация обладает не одной печатью (основной, «гербовой»), а еще и дополнительными, в наименовании которых добавлено «Для документов», либо «Отдел кадров» и т.п. Отказ от основной печати с сохранением дополнительных нелогичен. 

Если регламентация работы с печатями в Вашей организации была налажена, то придется откорректировать эти документы (например, Положение об использовании печатей и штампов, соответствующие приказы, закрепляющие ответственных за сохранность и использование печатей лиц). 

При утверждении шаблонов первичной бухгалтерской документации и других документов проконтролируйте отсутствие на бланках пометок «М.П.».

Если к Вам пришли без печати.

Для определения полномочий обратившегося к Вам лица, действующего от имени организации, не имеющей печати, можно рекомендовать запрашивать кроме обычного в таких случаях перечня документов еще и:

• копию устава организации;
• письмо, содержащее указание на отсутствие в организации печати. 

Только при их наличии можно принимать первичные документы без оттиска печати контрагента (если печать на них прежде была обязательна). Если их не будет, то Ваша организация может в глазах налоговых органов оказаться «не проявившей должной осмотрительности при выборе контрагента». Как правило, из этого вытекают достаточно серьезные последствия в виде взыскания пени, штрафов и недоимок в бюджет.

Компания сохраняет печать.

Обычно в типовых уставах говорится, что общество имеет печать.

• Если такая запись есть, то ничего менять не требуется, можно и дальше пользоваться печатью.
• Если же записи в уставе нет, то ее необходимо внести. Подойдет следующая формулировка: «Общество имеет печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке».

На заметку: теперь печать может быть не только круглой, но и любой другой формы. А вместо полного наименования и местонахождения можно ограничиться лишь кратким названием ООО или АО.

В каких документах печать обязательна.

Компания, которая решилась на отмену печати, может ее и дальше использовать. Это не запрещено. А вот в обратной ситуации, если о штампе сказано в уставе, компания обязана ставить ее на некоторых документах.

Требования к печати

Рассмотрим все требования к печати ИП, которые предъявляет государство:

• прямоугольная, треугольная, в основном круглая форма с диаметром 38-42 мм;
• хорошо читаемый и четкий оттиск;
• отсутствие государственного герба (можно использовать символику предприятия).

На оттиске размещается информация:

1. Ф. И. О. предпринимателя, номер ОГРН, идентификационный код и город, в котором регистрировалась деятельность.
2. Необходимо указывать основные реквизиты, потому как обилие информации – это лишнее и ненужное.

Интересный вариант – самонаборная печать, текст в которой можно менять самостоятельно. Она состоит из комплекта букв, цифр, пинцета, текстовых пластин и сменной подушки.

В сервисе изготовления печатей предлагают различные макеты оттиска: можно набрать вместе с дизайнером, выбрать вид и материал готового изделия. Здесь задействуйте воображение, но главное не перестараться

С этим инструментом вы будете работать каждый день – удобство важно!

Специалисты предоставляют массу примеров с изображениями и логотипами из различных материалов, обычные и автоматические. При большом обороте документации желательно заказать автоматическую печать (стоит дороже обычной, но гораздо комфортней в использовании).

Виды печатей в организации

Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

Пример 3. Дополнительные печати

К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации

Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Пример 4. Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

Законодательная отмена печатей

Обязательное использование печатей при оформлении документов на законодательном уровне было отменено еще 7 апреля 2015 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Он внес изменения в Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В соответствии с поправками ООО и АО были освобождены от обязанности применять печати при документальном оформлении совершаемых действий и операций. В то же самое время за ними сохранили право иметь печати, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Таким образом, применение печатей из обязанности трансформировалось в право организаций. При этом сам закон об отмене печатей все же оговаривал ряд случаев, при которых организации обязаны их использовать:

• если обязательное использование печати предусмотрено уставом организации;
• если обязанность общества использовать печать предусмотрена отдельными законами.

Приняв к сведению данные нормы, ряд организаций внесли в свои уставы необходимые изменения, прописав в них обязанность по применению печатей. Другие же продолжили работать, как и прежде, применяя печати к месту и не к месту по любому поводу. Все эти обстоятельства привели к тому, что печати используются некоторыми организациями и ИП даже сейчас, в эпоху повсеместного внедрения ЭДО и всеобщего перехода к электронным цифровым подписям.

Несовпадение оттиска печати на документе с иной печатью

Несовпадение оттиска печати на документе с иной печатью, имеющейся у организации, само по себе не свидетельствуют о недействительности документов, поскольку гражданское законодательство не запрещает иметь и использовать в предпринимательской, хозяйственной деятельности несколько печатей, содержащих необходимые реквизиты (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.02.2018 по делу N А06-1065/2017 (Постановлением Арбитражного суда Поволжского округа от 31.05.2018 N Ф06-33012/2018 данное Постановление оставлено без изменения; Определением Верховного Суда РФ от 17.08.2018 N 306-ЭС18-11831 отказано в передаче дела N А06-1065/2017 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления), Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 22.06.2017 по делу N А38-3981/2016).

Печати организации могут иметь различный оттиск (изображение), кроме того, по истечении времени одна печать может быть заменена на другую (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.02.2016 по делу N 33-023/2016). Выполнение оттиска печати различными клише не может однозначно свидетельствовать о фальсификации, поскольку у организации может быть не одна печать (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.06.2019 N Ф06-46648/2019 по делу N А72-16862/2017).

Аналогичные выводы следуют из Постановления Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.2019 N 11АП-1479/2019 по делу N А49-10927/2018, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.04.2019 N 15АП-4130/2019 по делу N А32-33688/2018 (Постановлением Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 07.08.2019 N Ф08-6541/2019 данное Постановление оставлено без изменения), Постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 07.03.2018 N 08АП-563/2018 по делу N А70-8346/2015 (Определением Верховного Суда РФ от 02.10.2018 N 304-ЭС18-15018 отказано в передаче дела N А70-8346/2015 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного Постановления).

Риск при изготовлении новых печатей один – если не будет доказательств наличия нескольких печатей, то документ с печатью, в котором проставление печати является обязательным, теоретически может быть признан сфальсифицированным в суде. Чтобы не давать повода для таких заявлений новую печать рекомендуется оформить решением (протоколом) участника (участников) общего собрания –в этом случае все возможные риски будут минимизированы. Это необходимо для того, чтобы зафиксировать наличие у ООО нескольких печатей.