Все об отчетности сзв-стаж в 2021 году: кто сдает, как ее заполнить и какие штрафы за нарушения

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Рассмотрим подробнее как оформляется СЗВ-СТАЖ.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В строку с регистрационным номером следует вписать номер, присвоенный ПФР работодателю в момент регистрации его в этот ведомстве.

Далее отражается информация о ИНН и КПП хозяйствующего субъекта. Если работодатель ИП у него номер должен состоять из 12 символов, а код КПП отсутствовать. Если страхователем является организация, ИНН у нее включает 10 цифр, а две пустые клеточки прочеркиваются.

Ниже отражается сокращенное наименование компании, а для ИП — его полные личные данные (Ф.И.О.). Эта информация должна соответствовать учредительным документам субъекта.

В графе «Тип сведений» следует отражать:

• «Исходная» – когда СЗВ-СТАЖ отправляется субъектом первый раз;
• «Дополнительная» – в случае когда первоначальный отчет дополняется новым.
• «Назначение пенсии» – когда СЗВ-СТАЖ оформляется на работника, выходящего на пенсию.

Здесь находится только одна графа, в которую необходимо вписать номер года отчета.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Указанный раздел имеет табличный вид, и в нее необходимо построчно записывать сведения о работниках, с которыми в течение отчетного периода у организации имелись трудовые соглашения либо гражданские договоры.

В графах «Фамилия», «Имя» и «Отчество» указываются личные сведения по работнику.

Следом идет графа «СНИЛС», куда записывается страховой номер, присвоенный сотруднику в ПФ.

Графа «Период работы» включает два отдельных столбца — даты начала и даты завершения трудового периода. Если сотрудник отработал весь год, то сюда вносятся первый и заключительный дни года.

Если у одного из работников необходимо показать несколько трудовых периодов (например, он увольнялся и устраивался в течение года несколько раз), то они записываются в отдельных строках друг под другом. Однако графы с личными данными и СНИЛС указываются только разово — в первой строке, а дальше их оставляют пустыми.

Когда сотрудник уходит на пенсию, то датой завершения указывается предположительный день этого события.

Если выполнялись работы по гражданскому договору, то заносится период его действия. Если оплата за работы была произведена полностью, то в графе 11 записывается код «ДОГОВОР», если нет – сюда необходимо занести «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графу «Территориальные условия» записывается код, если работы выполнялись в особых окружающих условиях. Все возможные коды можно найти в приложении 1.

В графу «Особые условия» записывается код, если работник осуществлял деятельность в опасных либо вредных условиях, которые наделяют право досрочно оформить трудовую пенсию. Возможные коды можно увидеть в приложении 2.

Важно! Если работы в особых условиях выполнялись, однако правильно оформленных подтверждающих документов нет, то проставлять здесь какие-то коды нельзя.

В графе «Сведения об увольнении застрахованного лица» делается отметка только в том случае, если дата увольнения выпала на 31 декабря.

В таком разделе производится заполнение только если отчет подается на лиц, выходящих на пенсию. Он включает два вопроса, и на них необходимо ответить путем проставления отметки в графе.

Способы подачи СЗВ-СТАЖ

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ можно подать двумя способами:

Способ 1. В бумажной форме с приложением файла отчета

Для этого необходимо распечатать отчет в 2-х экземплярах, скинуть его электронную версию на флешку (цифровая подпись в этом случае не требуется) и отнести в отделение ПФР.

Сотрудники фонда перенесут к себе данные и отдадут вам второй экземпляр отчета с пометкой о его получении.

Обратите внимание, таким способом можно сдавать отчет, только если среднесписочная численность не превышает 25 человек

Способ 2. В электронной форме с ЭЦП

ИП и организации, у которых среднесписочная численность сотрудников превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Для оформления ЭЦП необходимо заключить договор с одним из операторов ЭДО и уведомить об этом своё отделение ПФР. После этого вы сможете отправлять отчет СЗВ-СТАЖ через интернет.

Процесс использования данных сервисов, как правило, довольно прост и интуитивно понятен, в любом случае вы всегда можете обратиться за консультацией к специалисту этой компании.

При отправке отчета через интернет, ПФР ответным письмом высылает квитанцию о доставке сведений (она служит подтверждением того что вы сдали отчет). После проверки отчета – вы получите протокол контроля с её результатами.

Штрафы за форму СЗВ-Стаж в 2020 году

В 2020 году на организацию или ИП может быть наложен штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного работника по следующим основаниям:

1. Отчет не был сдан в установленный срок.

2. Сведения в документе отражены не по всем сотрудникам.

3. В СЗВ-Стаж содержатся некорректные данные.

Для того чтобы штраф не был назначен, рекомендуется уточнить сведения в отчете в пятидневный срок после получения протокола из российского Пенсионного фонда. Об этом упоминается в статье 17 № 27-ФЗ от 01 апреля 1996 года.

В соответствии с частью 4 статьи 17 № 27-ФЗ от 01 апреля 1996 год, штраф в размере 1000 рублей будет наложен на страхователей, сдавших СЗВ-Стаж на бумаге, а не в электронном формате (если численность работников – от 25 человек).

Помимо вышеперечисленных штрафов, дополнительно взыскать денежные средства могут и с должностных лиц предприятия:

• бухгалтера;
• руководителя.

В этом случае, на основании статьи 15.33 КоАП РФ размер штрафа составит от 300 до 500 рублей.

В завершении добавим, что вместе с СЗВ-СТАЖ нужно сдать форму ОДВ-1. Перед сдачей отчета СЗВ-СТАЖ, сверьте его с данными ежемесячных отчетов СЗВ-М и ежеквартальных РСВ.

Ошибки при заполнении СЗВ-СТАЖ

ПФР проверяет все отчеты СЗВ-СТАЖ на предмет выявления в них ошибок. Ошибки также распределяются по кодам от 10 до 50. Если допущенные ошибки в форме СЗВ-СТАЖ будут кодированы под номерами 10 и 20, то фонд примет такой отчет. Отчет с кодами 30 и 40 также будет принят, но потребуется его откорректировать. При коде 50 отчет принят не будет, его необходимо будет сформировать и отправить заново.

Для пенсионного фонда важно, есть ли возможность после получения СЗВ-СТАЖ учесть сведения на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. Поэтому и существуют коды ошибок, делящихся на ошибки незначительные и важные

Для исправления ошибок существует несколько дополнительных форм СЗВ-СТАЖ:

• СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая»;
• СЗВ-КОРР с типом сведений «Корректирующая»;
• СЗВ-СТАЖ «Отменяющая» или «Особая».

Изменения СЗВ-СТАЖ 2019-2020 по сравнению с формой 2018 года

Существенных изменений в новой форме не произошло, поменялись лишь некоторые правила заполнения формы:

1. Если в графе 11 отчета указан код «ДЕТИПРЛ», что означает отпуск по уходу за ребенком до трех лет, предоставленный бабушкам, дедушкам, опекунам или другим кроме родителей родственникам, то графу 8 (код для территориальных условий) заполнять не надо.

2. При увольнении работника 31 декабря в графу 14 (сведения об увольнении застрахованного лица) с 2019 года необходимо вписывать  дату увольнения, а не «Х», как указывали в отчете за 2017 год.

Информации об изменении формы СЗВ-СТАЖ в 2020 году пока нет. Если законодатели обновят форму, мы своевременно внесем соответствующие изменения в эту страницу.

Статья актуализирована в соответствии с действующим законодательством 10.10.2019

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

СЗВ-СТАЖ – что это за отчетность?

До 2017 года организации и предприниматели подавали в Пенсионный фонд отчет РСВ-1, из которого орган получал сведения о страже застрахованных лиц.

Однако с 2017 года управление взносами был передано, отчет отменили, и у фонда возникла проблема — у него исчез источник необходимых сведений для исчисления трудового стажа.

Для этих целей была разработан и введен СЗВ-СТАЖ. Она по внешнему виду напоминает другой отчет, отправляемый в фонд — СЗВ-М, но содержит по каждому из работников более подробные сведения.

Документы по своему действию не отменяют друг друга — ведь на основании ежемесячных сведений из СЗВ-М пенсионный фонд получает информацию о работающих пенсионерах с целью отмены постоянной индексации пенсии. Новый же отчет будет источником сведений о стаже каждого трудоустроенного работника, а также о размере начисленных на них взносов.

В качестве годового отчета новая форма будет подаваться в фонд только в 2018 году. Тем не менее, если в течение 2017 года работник решит уволиться, организация обязана выдать ему на руки СЗВ-СТАЖ. Кроме этого, при выходе на пенсию, и своевременном уведомлении об этом компании, ответственный работник должен будет подать электронную версию в фонд в период 3 дней по факту обращения.

Структура СЗВ-СТАЖ и порядок заполнения формы

Форма СЗВ-СТАЖ включает в себя пять разделов:

• раздел 1. «Сведения о страхователе»;
• раздел 2. «Отчетный период»;
• раздел 3. «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
• раздел 4. «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
• раздел 5. «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Порядок заполнения раздела 1 формы СЗВ-СТАЖ

В разделе 1 формы СЗВ-СТАЖ указываются регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП, а также краткое наименование страхователя в одноименных полях.

В блоке «Тип сведений» знаком «Х» отмечается тип представляемой формы:

• «исходная» – если сведения подаются впервые;
• «дополняющая» – если исходные сведения содержат ошибки, не позволяющие учесть данные на лицевых счетах физлиц;
• «назначение пенсии» – если физлицу для назначения пенсии нужно учесть период работы в календарном году, за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась.

Порядок заполнения раздела 2 формы СЗВ-СТАЖ

В разделе 2 формы СЗВ-СТАЖ указывается отчетный период – календарный год, за который представляются сведения о страховом стаже. К примеру, при сдаче отчета за 2017 год страхователь поставит в поле «Отчетный период» значение «2017».

Порядок заполнения раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ

В разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ по каждому застрахованному лицу указывается следующая информация: ФИО (графы 2-4), СНИЛС (графа 5), периоды работы (графы 6 и 7), специальные коды относительно периодов работы (графа 11).

Запомните следующие правила:

1. Фамилия, имя, отчество «физика» указываются в именительном падеже;
2. Сведения, касающиеся периодов работы физлица, не должны выходить за рамки отчетного периода. К примеру, отчитываясь за 2017 год, даты могут быть только в пределах периода с 01.01.2017 г. по 31.12.2017 г.;
3. При заполнении СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» период работы заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Ниже в таблице представлены некоторые коды, которыми страхователь должен пояснять периоды работы застрахованного лица. Напомним, что до 2017 года по аналогичному принципу заполнялся раздел 6 формы РСВ-1. Теперь этот принцип используется в СЗВ-СТАЖ.

Код	Пояснение
«ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ»	Эти коды используются для обозначения периодов работы по гражданско-правовым договорам. Если оплата исполнителю произведена в отчетном периоде, то указывается код «ДОГОВОР». В противном случае проставляется код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ»
«ДЕТИ»	Этот код используется для обозначения периода отпуска по уходу за ребенком
«НЕОПЛ»	Этот код используется для обозначения периода отпуска без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника, неоплачиваемого периода отстранения от работы (недопущения к работе)и др.
«КВАЛИФ»	Этот код используется для обозначения периода повышения квалификации с отрывом от производства
«ОБЩЕСТ»	Этот код используется для обозначения периода исполнения государственных или общественных обязанностей
«СДКРОВ»	Этот код используется для обозначения дней сдачи крови и ее компонентов и предоставленных в связи с этим дней отдыха
«ОТСТРАН»	Этот код используется для обозначения периода отстранения от работы (недопущения к работе) не по вине работника
«УЧОТПУСК»	Этот код используется для обозначения периода дополнительного отпуска работникам, совмещающим работу с учебой
«ДЛДЕТИ»	Этот код используется для обозначения периода отпуска по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет
«ЧАЭС»	Этот код используется для обозначения периода дополнительного отпуска граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС
«ДОПВЫХ»	Этот код используется для обозначения дополнительных выходных дней лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами

В графах 8 и 9 указываются коды территориальных и особых условий труда соответственно согласно Классификатору параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (Приложение к Порядку заполнения СЗВ-СТАЖ, утв. (Приложение № 5, раздел II)).

Порядок заполнения раздела 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ

Разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ заполняются только при формировании отчета с типом сведений «назначение пенсии».

Если за периоды, перечисленные в разделе 3, взносы на пенсионное страхование начислены (уплачены), то в разделе 4 знаком «Х» отмечается слово «да». В противном случае знак ставится напротив слова «нет».

Аналогичным образом заполняется и раздел 5 в отношении уплаченных пенсионных взносов по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения, если они были заключены.

Сроки

Ушедшему с работы специалисту требуется знать не только, какие документу ему нужно получить при отчислении, но и сроки их выдачи. Согласно законодательных норм, все необходимые материалы и справки отчисленному работнику обязаны выдаваться в завершающий рабочий день на предприятии. Если день отчисления припадает на выходной, праздник, или человек в этот день находится в отгуле, или отсутствует по другой причине (отпуск, больничный), то в этих обстоятельствах ему обязаны выдать материалы на протяжении трех дней, после его письменного обращения.

Для предотвращения недоразумений в будущем, в интересах руководства предприятия, выдачу уволенному лицу документов в 2019 году необходимо оформлять письменно.

Оформить это можно путем росписи в книге учета выдаваемых документов, либо на бланке РСВ-1, который хранится в предприятии.

Справка СЗВ-М выдается отчисленному подчиненному даже в том варианте, ели уволенный не запросил данный документ. За отказ в выдаче данной справки, руководителю грозит административная ответственность в виде штрафа.

О том, какой штраф может быть наложен за СЗВ-М, можно посмотреть видео

(Видео: “Штраф за СЗВ-М, отступные конкурсному кредитору, увольнение члена профсоюза”)

Блоги компаний

02 марта 2020 СЗВ-М при увольнении сотрудника выдается ему на руки в соответствии с п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В материале далее мы расскажем, как при этом соблюсти все требования законодательства. Вам помогут документы и бланки: Бланк СЗВ-М + ВИДЕО и ИНСТРУКЦИЯ

Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился

Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных

Итоги

Все работодатели (организации и ИП) обязаны ежемесячно сдавать в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ.

По мнению чиновников, этот отчет помогает отследить работающих пенсионеров.

Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки.

ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган. При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан

При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.

В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению.

В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «исхд», а в графе 4 — информацию по работнику.

Как правило, заполнение отчета в различных учетных программах позволяет сформировать СЗВ-М уволенным сотрудникам на одно застрахованное лицо.

Подробнее о том, как формируется отчет в 1С, например, читайте в статье «Как в 1С сделать отчет СЗВ-М».

Кроме того, необходимо получить от работника подтверждение о получении отчета на руки. Есть несколько способов сделать это.

1. Можно брать с сотрудников письменное подтверждение. Примерное содержание такое: «Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю, что в соответствии с ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ при расторжении трудового договора получил копии СЗВ-М на 15 листах за все время работы».
2. Можно распечатать все СЗВ-М по сотруднику в двух экземплярах и при выдаче попросить сотрудника расписаться на втором экземпляре. Впрочем, если этих экземпляров будет достаточно много, то это довольно затратно по времени.
3. Можно завести журнал по выдаче копий СЗВ-М и брать росписи с работников при выдаче документов, указывая и причину выдачи. Это, наверное, самый простой и действенный способ получить подтверждение.

Больше о составлении справки СЗВ-М для уволенных сотрудников читайте в нашей статье «Как сделать выписку из СЗВ-М».

Что касается установленных сроков передачи документа на руки сотруднику, то они следующие:

1. Ежемесячно — вместе с представлением отчета в ПФР.
2. СЗВ-М при увольнении — в день увольнения сотрудника.
3. При оформлении документов на пенсию — в течение 10 дней с момента подачи работником письменного заявления.

Если в день увольнения сотрудник отсутствовал, рекомендуем, отправить ему уведомление о необходимости получения СЗВ-М  на руки. Также можно направить запрос о согласии сотрудника в отправке СЗВ-М почтой. Таким образом будет возможность доказать, что использованы все доступные средства для исполнения обязанности по выдаче сведений из формы СЗВ-М увольняемому работнику.

С нюансами оформления и представления СЗВ-М вас познакомят материалы:

• «Верховный суд РФ начал отменять штрафы за уточнения в СЗВ-М»;
• «Аргументы, которые помогают в разы снизить штраф за СЗВ-М».

Выдача на руки копий СЗВ-М работникам при увольнении — это обязанность работодателя. Передать СЗВ-М уволенному сотруднику необходимо в день увольнения. При этом необходимо получить от него письменное подтверждение о получении отчета на руки.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Заполнение СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника является необходимостью для работодателя. Это отчетность о страховом стаже граждан, которая в последствие используется Пенсионным фондом для начисления пенсии. Бланк имеет строгую форму, поэтому отделу бухгалтерии надо соблюдать ряд правил при его заполнении. Это не только обезопасит от штрафных санкций, но и минимизирует вероятность ошибки при проведении расчетов ПФР.

Пошаговое заполнение: сведения о страхователе (раздел №1)

Справки СЗВ-М и Стаж при увольнении (расторжении или окончании договора) заполняются на бумажном бланке, то документ составляется в двух экземплярах. При этом один бланк после оформления выдается непосредственно работнику, а другой хранится в организации в порядке, предусмотренном для документов, подтверждающих трудовой стаж граждан. Направлять копию справки на уволенного работника в отделение ПФР не нужно.

Общие разделы бланка справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудников заполняются в том же порядке, что и периодическая отчетность:

1. В графе «Регистрационный номер» следует полностью внести номер, присвоенный страхователю (работодателю) Пенсионным фондом РФ.

2. Строка ИНН: для указания номера налогоплательщика в бланке присутствуют 12 пустых клеток. При заполнении ИНН индивидуального предпринимателя в каждую клетку вносится по одной цифре.

3. ИНН организаций (юридических лиц) состоит из 10 цифр. Цифры указываются в бланке, начиная с первой клетки. Оставшиеся пустые клетки перечеркиваются одной линией.

4. Строка КПП: заполняется организациями. Работодатели–физические лица оставляют клетки пустыми.

5. Графа «Наименование»: указывается краткое название юридического лица, зарегистрированное в учредительных документах. Для ИП вносятся фамилия предпринимателя, его имя и отчество полностью.

6. В графе «Тип сведений» отмечается символом «X» клетка напротив «исходная».

7. В графе «Отчетный период» требуется указать год увольнения сотрудника в формате четырехзначного числа. Это главная особенность заполнения верхних строк в справке СЗВ-СТАЖ при увольнении (образец заполнения показан ниже):

Ответственность, если нарушить сроки выдачи документов уволенному сотруднику

Если работодатель нарушит сроки передачи документов увольняемому сотруднику, то его могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ на 30 000 – 50 000 руб. Кроме того, штраф для ИП и должностных лиц компании – от 1 000 до 5 000 руб.

Если в день увольнения никак не получается вручить сотруднику документы лично в руки, то ему нужно направить уведомление. В нем написать о том, что ему надо прийти за документами либо дать согласие на их пересылку по почте. Если такое согласие будет получено, то документы можно отправить заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

При увольнении сотрудника бухгалтер зачастую сталкивается с различными вопросами по расчету окончательной суммы. Чтобы не сделать ошибки и не допустить судебного разбирательства с работником, используйте программу 1С: ЗУП. Она поможет рассчитать все суммы при окончательном расчете в соответствии с действующим законодательством.
Чтобы узнать как автоматизировать рутинные задачи, сэкономить время и снизить риск ошибок, связанных с человеческим фактором с помощью 1С:ЗУП обращайтесь к экспертам Первого Бита в вашем городе.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!

Как «1С:Документооброт» решает проблемы удаленки
Код выполняемой функции в СЗВ-ТД в 2021 году

Регламент заполнения справки СЗВ-СТАЖ при увольнении

Формат и ключевые правила внесения данных установлены в распоряжении ПФР №3п. Структура документа состоит из пяти мини-разделов.

Основные моменты, которые нужно соблюдать при оформлении отчётного документа, заключаются в следующем:

Заполнять справку разрешено и на компьютере, и от руки. При оформлении рукописного варианта можно использовать шариковую ручку чёрного, синего или фиолетового цветов. Сведения заполняются печатными буквами. Внесение данных гелевой ручкой не рекомендуется, так как такие чернила неустойчивы. Заполненный на ПК отчёт распечатывается.
Запрещено вносить исправления в отчёт или пользоваться корректорами.
Отчёт должен быть подготовлен в двух экземплярах, каждый из которых заверяется визой руководителя и печатью организации (если есть)

Обратите внимание, что применение факсимиле подписи гендиректора или ИП не допускается. Один экземпляр выдаётся на руки сотруднику

Второй остаётся в архиве работодателя.
Когда увольняются одновременно несколько сотрудников, форма СЗВ-СТАЖ выдаётся каждому, где указываются только его данные.

Пошаговый алгоритм заполнения справки при увольнении выглядит так:

1. В «шапку» формы СЗВ-СТАЖ нужно внести:
   • ИНН и КПП (только для юр. лиц). Когда в строке по показателю остаются пустые ячейки (к примеру, в ИНН организации, состоящей из десяти, а не двенадцати цифр, или в случае с ИП, у которых нет КПП), в оставшихся знакоместах ставятся прочерки;
   • номер, присвоенный компании в ПФР при регистрации;
   • в блоке «тип сведений» в отчёте знак Х ставится в знакоместе «исходная» (смотри п. 2.1.5 приложения к инструкции №5 к распоряжению №3п). Но работнику не важна эта информация, поэтому здесь можно вообще не ставить отметку.
2. В разделе №1 дублируются реквизиты работодателя, пишется сокращённое наименование предприятия (Ф. И. О. индивидуального предпринимателя).
3. В разделе №2 — строке «Отчётный период» ставится год, за который предоставляется информация и в котором человек был уволен.

При увольнении в справке СЗВ-СТАЖ заполняются только 3 раздела

Данные о периодах страхового стажа работника заносятся в таблицу

Разделы 4 и 5 при выдаче справки увольненному сотруднику заполнять не надо

Взять актуальную форму для заполнения отчёта можно, перейдя по гиперссылке. Инструкция по заполнению формы дана в Постановлении ПФ.

Видеоинструкция: составляем форму СЗВ-СТАЖ

Подводя итоги, отметим, что оформление справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника — обязанность нанимателя, которая установлена на законодательном уровне. Есть и установленные сроки для выдачи документа. Нарушение требований закона чревато для предприятия штрафными санкциями. Поэтому игнорировать выдачу этого документа при расторжении контракта с человеком нельзя. При заполнении бумаги нужно чётко следовать инструкциям, которые приведены в Постановлении Пенсионного фонда, иначе справка может потерять свою силу и не будет принята регулятором. Но справедливости ради скажем, что оформление справки при должном ведении кадрового делопроизводства не отнимает много времени у ответственного сотрудника.

Статья написана по материалам сайтов: www.pro-personal.ru, www.gazeta-unp.ru, ipshnik.com.

Порядок выдачи на руки справок

Сведения о трудовом стаже по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М передаются лично работнику. Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ не указывает строго установленную процедуру выдачи справки уволенному работнику и регистрации факта получения этого документа. Поэтому к процедуре выдачи подходят общие правила делопроизводства.

Чаще всего работник подтверждает факт получения документации своей подписью на втором экземпляре документа, который останется у работодателя. Также в организации можно завести книгу (журнал) регистрации справок СЗВ-СТАЖ, при увольнении выдаваемых своим сотрудникам. Если у страхователя нет возможности лично вручить документы в день увольнения, справки со сведениями о трудовом стаже можно направить заказным письмом.