Учимся правильно составлять планы на год, месяц, неделю и день

Основные методики планирования

Метод «ABC» основан на том, что в первую очередь в работу берутся самые важные задачи, которые составляют в среднем 15% дел, но приносят 60% результата (задачи категории «A»). В категорию «C» входят задачи низкого приоритета, имеющие в совокупности 65% объема дел, но дающие результат 15%.

К технике эффективного тайм менеджмента относится Правило Парето (80/20 или 20/80), означающее, что 80% деятельности принесет 20% результата. Но спланированная деятельность, составляющая 20% от общего времени, принесет 80% результата.

Техники тайм менеджмента легко осваиваются управленцами, которые знакомы с «делегированием полномочий». Можно все задачи делать самостоятельно, экономя деньги, но растягивая время, а вместе с тем, растрачивая собственные силы и энергию.

В конечном итоге вся деятельность сведется к тому, что придет понимание — цель уже не достижима.

Здесь следует снова вспомнить инструмент SMART. Запись действий с подсчетом времени — хронометраж — как нельзя лучше покажет, на что ушло время с пользой, а на что необдуманно. Эти данные помогут спрогнозировать график на будущее.

Списки задач — четкая установка на будущий день, приближающая к результату.

Если задачи слишком объемные и недостижимые за короткий период времени, они делятся на комплекс более мелких (декомпозиция).

Постановка задачи: техника S.M.A.R.T.

Эту технику впервые описал американский тренер по личностному развитию Пол Дж. Мейер в своей книге «Как достичь успеха» (Personal Success Planner). Техника предназначена для постановки задач и чёткой формулировки целей — важных шагов для повышения продуктивности и управления проектами.

S.M.A.R.T. (smart по-английски — «умный») — это аббревиатура, составленная из пяти букв:

S — Specific — конкретность,

M — Measurable — измеримость,

A — Achievable — достижимость,

R — Relevant — согласованность,

T — Time — время.

Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.

Конкретность. Не используйте расплывчатые формулировки: «Хочу добиться успеха», «Хочу много зарабатывать», «Хочу учиться в хорошем вузе». Чем конкретнее звучит задача, тем проще мотивировать себя на её достижение. Примеры более удачно сформулированных целей: «поступить в Высшую школу экономики», «сдать ЕГЭ по русскому языку не меньше чем на 90 баллов», «закончить 11 класс без „троек“».

Измеримость. Ставьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.

Достижимость. Человек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.

Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути. Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.

Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.

Согласованность. Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.

Время. Когда вы ставите перед собой цель, обязательно определяйте и конкретные сроки её выполнения: «Закончить подготовку к ЕГЭ в апреле», «Пробегать 3 км за 15 минут через 2 месяца», «Выучить все неправильные глаголы в английском к 15 октября». Без постановки временного ограничителя достижение цели может растянуться до бесконечности.

Принцип «девяти дел», или Принцип «1–3–5»

В чём заключается: подход простой — за день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.

Кому подходит: метод универсальный. Удобен для тех, кто мыслит не столько временными интервалами (как в предыдущей методике), сколько в категориях дел и задач.

Особенности: во-первых, метод помогает выстроить чёткую иерархию задач. Во-вторых, в конце дня вы можете легко подвести итог. Кроме того, вы всегда помните о первоочередном деле.

Как правильно распределять время по этапам урока?

Тайм-менеджмент на занятии имеет общепринятые рамки. Берём за основу один навык, который необходимо отработать: чтение, письмо, аудирование или говорение. Мы чётко понимаем, что проработка одного из навыков будет занимать большую часть времени на уроке, а остальные этапы — в среднем 2-7 минут каждый. Выглядит это примерно так для урока, который длится 50 минут:

1. Introduction: small talk, warm-up, повторение, проверка домашнего задания ≈ 5-7 минут;
2. Lead-in: вводим тему урока, называем цели, задачи и несколько заданий, чтобы заинтересовать ученика ≈ 2 минуты;
3. Presentation: проверяем, что ученик уже знает о теме, представляем тему ≈ 10 минут;
4. Practise: пробуем практиковать изученную тему в заданиях по типу controlled и semi-controlled practice ≈ 5-10 минут;
5. Production: отрабатываем тему в заданиях по типу freer practice ≈ 15-20 минут;
6. Cool down: подводим итоги урока, делимся впечатлениями ≈ 5 минут.

Время написано примерно, так как все работают в разных режимах: онлайн или оффлайн, в группе или тет-а-тет. У кого-то занятие длится 45 минут или 50 минут, у кого-то один час. Главное, что “практика” — применение изученной темы на письме, занимает большую часть занятия. Однако это не значит, что нужно отводить для этого времени одно задание. Старайтесь этапы разнообразить, чтобы ни вы, ни ученик не скучали на уроке. 

Всегда помните о дедлайнах.

Не нужно оттягивать дела на потом, особенно, если они очень важные. Во-первых, пунктуальность ценят работодатели, и если Вы сдадите работу раньше согласованного срока, Вам обязательно зачтется.

И конечно же нужно помнить, что человек наиболее сконцентрирован и продуктивен только в ограниченных временных рамках. Просто помните, что сроки имеют свойства истекать и нужно просто фиксировать у себя в голове точные дату и время того или иного проекта, задания.

Откладывая важные и срочные дела, Вы тем самым создаете эмоциональное напряжение и даже нежелательные последствия. Действовать без раздумий и сомнений — нужно просто взять и сделать.

«Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе», Крис Бэйли

Обложка книги «Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе»

Автор книги решил на практике испробовать все самые известные техники повышения личной эффективности. В течение года он тестировал различные методики и выбрал 25 самых действенных, которые помогли ему самому

Простым и легким языком он объясняет, как начать работать над собой, на что обращать внимание, как не стать заложником этих методик, подходить ко всему услышанному и прочитанному с умом, прислушиваться к себе и находить смысл во всем, что делаешь. Книга хорошо структурирована: Бэйли подробно описывает плюсы и минусы различных практик, предоставляя каждому возможность самостоятельно выбрать то, что подойдет именно ему

Слушать на Storytel

Правило № 5. Исключите различные отвлекающие факторы

Чтобы эффективно использовать все свое время и не выбиваться из графика выполнения запланированных задач, необходимо исключить различные отвлекающие факторы. Вам нужно четко сконцентрироваться и сосредоточиться на выполнении своей работы, чтобы завершить ее точно в срок, поэтому, не стоит отвлекаться, особенно на всякие мелочи

Приступая к работе, позаботьтесь о том, чтобы Вам никто не отвлекал, а также, по возможности, ограничьте себя от параллельных ответов на телефонные звонки и электронную почту, особенно, если они не представляют совершенно никакой важности и срочности

Книги и курсы по управлению временем

Держите список полезных книг, которые точно могут пригодиться:

• Штаффан Нетеберг “Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут”
• Дэн Кеннеди “Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль”
• Дэвид Аллен “Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса”
• Брайан Трейси “Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать”
• Яна Франк “365 дней очень творческого человека”
• Глеб Архангельский “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать”

Другие книги по теме и описания к ним вы можете найти в нашей подборке лучших книг по тайм-менеджменту.

А вот некоторые интересные курсы, которые помогут вам все успевать:

• Тайм-менеджмент от Skillbox;
• Тайм-менеджмент: простые способы управления временем от Нетологии;
• Как управлять своим временем и разгрузить свою жизнь от платформы Udemy;
• Тайм-менеджмент: управление временем от 4brain.

Рекомендую также к прочтению статьи со множеством других платных и бесплатных курсов по тайм-менеджменту и обучающих программ по мотивации.

Zero Inbox

Кто придумал: Мерлин Манн, американский писатель и блогер.

В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.

Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Не прекращайте это занятие, пока не закончите.

Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.

Квадрат Эйзенхауэра Принципы планирования

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные». Д.Эйзенхауэр. Цейтнот. Нехватка времени. Ничего не успеваю. Слова знакомые многим. Мы тратим кучу времени и сил на тушение «пожаров», борьбу с «текучкой», но она все наваливаются и наваливаются, а важные дела, продвигающие нас вперед так и не делаются.

У каждого человека в сутках 24 часа. Но все используют их по-разному. Одни люди находят время и на работу, и на семью, и на хобби. Другие же тонут в текучке, хватаются за все подряд и не поспевают нигде.

Почему у одних получается, а у других нет? Как все успевать?

Ответ прост — планирование и расстановка приоритетов. Это самые важные инструменты достижения цели. При грамотном планировании эффективность деятельности возрастает во много раз.

Человек, который хочет многого достичь и многое сделать непременно должен уметь грамотно планировать и расставлять приоритеты.

Прекрасный способ планирования получил название квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр — американский государственный и военный деятель, президент США. Он отличался хорошими организаторскими способности, и использовал для планирования своего времени способ, впоследствии названный его именем — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Суть этого метода заключается в том, что все дела, запланированные на день разбиваются на четыре квадрата:

1) квадрат несрочных/важных дел;

2) квадрат срочных/важных дел;

3) квадрат срочных/неважных дел;

4) квадрат несрочных/неважных дел.

Метод квадрат Эйзенхауэра заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности на каждый день. Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Конечно, в первую очередь нужно определить свои приоритеты, свои цели

Провести категорирование дел: определить что для вас важно/срочно, что важно/несрочно, то неважно/срочно, а что неважно/несрочно. Понять для себя, что вы будете делать в первую очередь, что во вторую, а что не будете делать вообще

Если вы испытываете проблемы с определением жизненных приоритетов, вы можете воспользоваться моим руническим раскладом для решения этой проблемы.

1. Секрет успешного планирования и эффективного достижения цели заключается в том, чтобы выполнять в первую очередь дела из первого квадрата несрочных, но важных дел, которые продвигают человека вперед и обеспечивают его будущее.

2. Необходимо стремиться к минимизации количества дел из второго квадрата срочных и важных дел. Как правило сюда попадают так называемые «пожары», которые необходимо тушить и которые отнимают много сил и нервов.

3. От дел из третьего квадрата срочных, но неважных дел лучше всего отказаться или так же свести их к минимуму.

4. Наконец, дела из четвертого квадрата несрочных и неважных дел оптимальнее всего отдать поручить другим людям, службам или автоматизированным сервисам.

Я использую квадрат Эйзенхауэра уже 2 месяца и с удовлетворением отмечаю для себя, что в последнее время я спокойно и методично занимаюсь преимущественно важными, но несрочными делами, которые планомерно продвигают меня к моим целям. А всевозможная текучка и нервотрепка практически сошли на нет.

Я хочу, чтобы как можно больше людей умели грамотно планировать свои дела и добиваться своих целей.

Поэтому я решил и подготовил PDF файл с квадратом Эйзенхауэра, который вам остается только скачать, распечатать и использовать.

Скачать ежедневник Эйзенхаура можно ЗДЕСЬ.

Скачать ежедневник Эйзенхаура чёрно-белую версию (экономичнее распечатывать) можно ЗДЕСЬ.

Вы можете использовать квадрат Эйзенхауэра как для ежедневного, так и для еженедельного и даже ежемесячного планирования. Пробуйте, экспериментируйте. Успехов вам во всех ваших начинаниях и делах!

16Поделились

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Скрыть рекламу в статье

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Вспомните, как вы обычно планируете свой день. Держите в голове все «не забыть», «надо сделать», «обязательно» и «необходимо»? Ваш монитор, как новогодняя елка, заклеен стикерами с напоминаниями о неотложном? Вы записываете дела на день на листочках и благополучно их теряете? Ставите крестики и завязываете узелки «на память», а потом не можете вспомнить, что они означают? Все это – не планирование.

Можно выделить пять основных правил, при соблюдении которых ваш план будет высокоэффективным способом организации времени.

1. Письменный вид. Первое и главное условие, при котором ваш план будет работать, – он должен быть материальным, выполненным в письменном виде и находиться в одном месте

При этом не важно, на каком носителе вы будете вести свой план: в ежедневнике, в MS Outlook или MS Excel. Все задачи, которые вы стараетесь удержать в голове, обязательно будут забываться – это особенность человеческой памяти, которая неспособна удерживать одновременно большой объем информации

Для обеспечения контроля и управляемости ежедневных задач их необходимо записывать.

2. Регулярность. Планирование должно быть регулярным. Привычка составлять план на каждый день способствует выработке эффективного мышления, внимания к собственной деятельности, своей жизни. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободить голову для более творческих мыслей и идей.

3. Приоритетность. Составляя план, необходимо выделять самые приоритетные, ключевые, наиболее значимые задачи. Использование принципа приоритетности способствует созданию более четкой их структуры.

4. Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на выполнение тех задач, которые занесены в план. При планировании, особенно тактическом и оперативном, следует придерживаться принципа реалистичности, избавляться от строительства иллюзорных замков и витания в облаках.

5. Гибкость планирования. План должен быть составлен таким образом, чтобы при появлении любых неожиданных ситуаций, внезапных обстоятельств его было бы легко пересмотреть, внести в него необходимые изменения и дополнения.

И в общественном производстве, и в личной работе упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет, доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.

Есть план – пожелание на будущее, и есть план – прогноз, учитывающий возможные и вероятные результаты развития. Реальный план должен быть директивой. Коренное отличие его в том, что он служит не для сопоставления с ним полученных итогов, а для того, чтобы определять деятельность и итоги, служить повседневным руководством к действию.

Г. Попов

План на следующий день составляется вечером, просматривается и корректируется утром, и в течение дня в него вносятся необходимые изменения.

Суди о прожитом дне не по урожаю, который ты собрал, а по тем семенам, что ты посеял в этот день.

Р. Стивенсон

Есть и еще одно правило: для того чтобы наш план эффективно работал, список задач на день должен быть грамотно составлен и ориентирован на достижение результата. Посмотрим, как он составляется.

Оглавление книги

12-й совет тайм менеджмента. Делегирование

У всех нас есть  ограниченный и невосполняемый ресурс – это время. Мы не можем сделать так, чтобы в сутках было 25 часов, а не 24. Но мы можем сделать так, чтобы максимально освободить наше время для тех людей и занятий, которые нам по – настоящему важны, дороги и интересны.

Делегирование в этом отношении является очень хорошим инструментом.  Что из себя представляет делегирование. Простым языком, делегирование – это когда что-то делают за вас. Например, вместо того, чтобы самому мыть свою машину вы обращаетесь в автомойку и экономите свое время. Или вместо того, чтобы самому искать отели, бронировать авиабилеты и т.д., вы обращаетесь к услугам туроператора.

Когда делегирование уместно?

Сразу скажу, что делегированию будет посвящена отдельная статья. Здесь же я перечислю пару принципов, которыми я руководствуюсь при делегировании.

1. Я вычисляю, сколько стоит час моего рабочего времени. Для этого я делю все заработанные за год деньги на количество рабочих часов. При работе 5 дней в неделю по 8 часов получается около 2000 часов. Теперь я знаю, сколько стоит час моего рабочего времени. Допустим, это составляет 500 рублей в час.

2. Я делегирую все те задачи, которые стоят меньше, чем 500 руб/час. Например, мне нужно два часа, чтобы забрать товар из интернет магазина (для меня это будет стоить 1000 рублей) или же есть вариант воспользоваться услугами курьера – 300 рублей. Конечно, я веберу второе.

Второй пункт, кстати, можно отнести и к экономии. Очень часто я вижу, как люди тратят по несколько часов в дороге, чтобы сэкономить пару сотен рублей на покупке, хотя за это время они могли бы заработать в несколько раз больше.

3. В одной из ранних статей я говорил о том, как можно эффективно использовать время в дороге. Поэтому когда я свободен от работы и других дел, я могу сам совершать поездки, так как это время я провожу с пользой.

4. Я слышал утверждение, что нельзя делегировать важные и срочные дела, так как существует риск, что задачи не будут выполнены должным образом и в срок. На мой взгляд, все здесь зависит того, какая эта задачи и от того, насколько вы уверены в тех, кому делегируете ее выполнение.

5.Делегирование не является волшебной пилюлей. Главное, я считаю, — это научиться получать удовольствие от любого дела, которым ты занимаешься. На эту тему есть очень хорошая книга и фильм: «Путь мирного воина».

Тем не менее, начните применять делегирование уже сегодня и ощутите, насколько больше свободного времени у вас стало.

Применение тайм-менеджмента

Научиться планированию рабочего времени будет полезно абсолютно всем. Прагматичный подход к реализации повседневных задач освободит время для отдыха.

В течение дня мы делаем сотни мелких бессмысленных дел, отвлекаемся на неважные мелочи, тратим время на пустые разговоры. Из-за этого не успеваем сделать действительно нужные дела. В результате – устаем, а работа так и остается невыполненной.

Не стоит думать, что человек, использующий методы тайм-менеджмента, превращается в робота, который не имеет свободы выбора и действует строго по заложенной программе. Планирование и распределение может быть гибким, планы можно и нужно варьировать, если ситуация поменялась.

Основы методики:

1. Планирование. Без составления плана сложно организовать время. Составлять его нужно с вечера. На это уйдет всего несколько минут, зато на следующий день вы будете себе за это благодарны.
2. Постановка задач. Результат, которого нужно добиться, формируется в виде целей. Если их достижение требует выполнения большого количества действий, то необходимо дробить их на мелкие задачи.
3. Фиксация. Цели и планы нужно записывать – так вы лучше организуете работу.
4. Приоритеты. Научитесь разделять важные и менее важные задачи. Первыми нужно решать приоритетные дела.
5. Анализ. Нужно оценивать свои действия, признавать ошибки в планировании и выполнении действий, стараться их больше не повторять.
6. Распределение сил. Уставший человек не может эффективно работать. Поэтому нужно планировать не только дела, но и отдых.

Правильная организация помогает спланировать день так, что останется время на отдых, хобби и общение.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану

То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели

И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Что такое тайм-менеджмент

В буквальном переводе – «управление временем». Что означает – учет, распределение и планирование рабочего времени. Основная цель – максимальная эффективность труда.

Люди, работающие с учетом принципов тайм-менеджмента, успевают сделать за отведенный период больше других, у них остается время на отдых и развлечения.

Методика тайм-менеджмента состоит из нескольких частей:

• хронометраж;
• оптимизация труда;
• планирование;
• мотивация.

Оптимальное распределение времени помогает и в трудовой сфере, и в жизни. Люди, которые используют принципы тайм-менеджмента более здоровы и спокойны. Спешка и неумение закончить дела в срок – это стресс, а нервные потрясения негативно влияют на самочувствие и могут стать причиной разных болезней.

Последовательность тайм-менеджмента

Чтобы начать тайм-менеджмент правильно, нужно внимательно изучить последовательность действий. Вначале внимательно изучается теоретическая база и различные техники. После составляется план, определяются сроки и приоритеты.

№1. Планирование и постановка целей

Наличие четкого плана — неотъемлемая черта управления временем. При составлении собственного графика за основу вначале можно использовать готовый шаблон. По мере совершенствования собственных навыков появляется понимание, сколько требует времени та или иная задача.

Постановка целей и планов на год

Вначале определяются долгосрочные цели. Сюда могут быть включены следующие задачи:

• достижение определенного месячного заработка или устройство на желаемую должность;
• улучшение физической формы (избавление от лишних килограммов или набор мышц);
• путешествие;
• избавление от вредной привычки;
• работа по устранению негативных черт характера;
• челлендж не пить алкоголь/не курить или не заниматься любым другим негативным занятием в течение 100 из 365 дней.

В плане тайм-менеджмента на год определяются общие цели, которые точно можно достичь за год. После этого устанавливается, какие действия нужно предпринять для их достижения. Физическая активность и хобби включаются в общий план в свободные временные промежутки в течение дня.

Постановка целей и планов на месяц

В плане на месяц отражаются следующие задачи:

• повседневная рутина, которую хотелось бы начать выполнять (глажка, стирка, уборка, приготовление пищи);
• проекты по работе с дедлайнами;
• отдельные этапы более крупных целей (например, если главная цель на год — похудеть, то в месячном плане отражаются изменения в питании и физическая активность).

В течение первого месяца многие новые занятия станут привычкой. Их станет гораздо проще выполнять в последующее время.

Постановка целей и планов на неделю

Чтобы составить план на неделю, следует оценить текущую степень загруженности, а также учитывать поставленные месячные и годовые цели. В недельный план включается:

• распорядок дня;
• места, которые потребуется посетить (магазин для закупок, спортивный зал, кафе, кинотеатр);
• этапы крупных проектов и сроки на выполнение.

Если в течение месяца нужно сдать крупный проект, то его следует разбить на фрагменты. В течение каждой недели нужно выполнять примерно 25%, после чего осуществлять проверку и контроль. В недельном плане обязательно должен быть отражен объем работы, которую потребуется сделать.

Постановка целей планов на день

Ежедневный план представляет собой четкий распорядок дня, в котором отражается следующая информация:

• подъем;
• время на сборы и завтрак;
• дорога до работы;
• обед и перерыв;
• время на хобби, уборку и домашние задачи;
• ужин;
• отбой.

В ежедневном плане должно быть отражено время на выполнение каждой задачи. Можно использовать стандартный распорядок дня. Непосредственно перед нужным днем в шаблон вносятся необходимые изменения. При наличии возможности можно составлять подробный распорядок на неделю.

№2. Сроки достижения

Цель не имеет смысла, если не определять сроки достижения. У новичков часто возникают сложности с определением времени на выполнение задания. Выставляются либо слишком длительные, либо слишком короткие сроки. В итоге поставленная задача не реализуется.

Чтобы не испытывать проблем, необходимо проверить свою цель на соответствие следующим критериям:

• реальность;
• конкретность;
• возможность достижения.

В интернете изучается практическая информация про то, сколько люди в среднем тратят на выполнение похожих задач. Например, обучиться водить машину и получить водительские права можно за 3-6 месяцев.

№3. Приоритеты

После составления годового плана следует определить более и менее приоритетные задачи. У каждого человека имеются ограничения во времени, поэтому следует грамотно включить каждое действие в план.

У каждой цели есть собственные временные пороги. Например, английский язык нет смысла изучать, если не удается выделить ему хотя бы 5 минут в день. Если изучение языка — приоритетная задача, то ему можно уделять более 30-60 минут в день. Те же правила действуют для спорта и освоения дополнительной профессии.

Обычно в течение года удается достигать 1 приоритетной цели и делать существенный прогресс в 2-3 низкоприоритетных.Чтобы определить приоритеты, можно использовать специальные методики тайм-менеджмента.

Прививайте ребенку проактивный подход к жизни

Что это значит? То, что мы учим ребенка быть не только наблюдателем, но и деятелем, учим не только реагировать на происходящие события, но и самостоятельно планировать свою жизнь.

Приведу пример: чтобы окончить школу с медалью, нужно не «вообще учиться», а определять приоритеты, выбирая наиболее проблемные на данный момент направления. Можно составить таблицу текущих оценок. Если по всем дисциплинам стоят пятерки, а по алгебре четверки, то нацеливать усилия нужно именно на этот предмет. Проблема решена? Отлично, ищем, к чему теперь нужно приложить силы (и прикладываем, разумеется).

Канбан

Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».

В чём заключается: чертится таблица из трёх столбцов. Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.

Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.

Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.

Кому подходит: канбан изначально придумали, чтобы использовать на предприятиях. Там с его помощью контролировалась работа команды и прогресс проектов. Однако канбан годится и для личного планирования. Его, кстати, можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с временными блоками (о них мы рассказали выше).

Особенности: сейчас канбан популярен, его часто внедряют в компаниях — и на то есть причины. Однако, чтобы это принесло пользу, нужно глубже вникнуть в эту систему, узнать о её нюансах и постараться избежать ошибок.

Как правильно составлять список дел?

1. Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
2. В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
3. Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Составьте список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
4. Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
5. Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
6. Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила планирования

Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано. Не важно, нужно вам идти на работу или нет

Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.

Очень важно слушать свои биологические часы. Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.

Очень важно при планировании дня расставить приоритеты. Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.

Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат. Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.

При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще. Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.

При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Никакого навязывания

Дети, особенно в школьном возрасте, очень любят взрослые лайфхаки. Поэтому идея введения тайм-менеджмента обычно воспринимается на ура. Однако хочу вас предупредить: не переусердствуйте. Не навязывайте ребенку новые привычки и уж ни в коем случае не ругайте, если что-то пошло не так. Гораздо полезнее идти путем
договоренностей, может, даже выполнять задачи на спор. И тогда тайм-менеджмент станет тем инструментом, который не только помогает эффективно использовать свое время и достигать любых целей, но и сплачивает семью, делая ее одной командой.

И еще несколько слов. При правильном и аккуратном использовании тайм-менеджмент научит ребенка копить победы, а не поражения, ставить собственные цели, достигать их и получать удовольствие от жизни.

А вообще внимательно наблюдайте за детьми и отмечайте, что им важно и интересно в определенный момент жизни. Старайтесь заметить искру до того, как она потухнет, не подпитанная родительской поддержкой.. И добавлю еще пару слов, пока не перейдем к следующей теме

Детство — это реальная жизнь, а не подготовка к ней. В школьные годы ребенку нужно не только освоить ту или иную сферу человеческого знания. Перед ним стоит куда более сложная и интересная задача: научиться жить в гармонии с самим собой и окружающим миром. А еще видеть, как много вокруг возможностей и дорог, по которым можно идти. Вам близок такой подход к родительству?

И добавлю еще пару слов, пока не перейдем к следующей теме. Детство — это реальная жизнь, а не подготовка к ней. В школьные годы ребенку нужно не только освоить ту или иную сферу человеческого знания. Перед ним стоит куда более сложная и интересная задача: научиться жить в гармонии с самим собой и окружающим миром. А еще видеть, как много вокруг возможностей и дорог, по которым можно идти. Вам близок такой подход к родительству?

* Архангельский Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. — М.: Альпина Паблишер, 2017.

Автор статьи — Лейла Сазонтова, мама хоумскулера из Перми, член Союза журналистов России, автор книги “Жизнь без школы” и консультант по хоумскулингу.