Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение (документы, ведение, штрафы)

Неавтоматизированная торговая точка в 1С 8.3

Рассмотрим, как заполнить отчет о розничных продажах в НТТ.

В отличие от АТТ, в данном случае оформляется сначала оприходование розничной выручки, а потом вводится детальный отчет о проданных товарах.

Оприходование розничной выручки в кассу

Оприходование розничной выручки в основную кассу организации оформляется документом Поступление наличных вид операции Розничная выручка в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы.

В документе укажите:

• Склад — розничная точка, выбирается из справочника Склады, Тип склада — Неавтоматизированная торговая точка;
• Сумма платежа — сумма розничной выручки, сданной в кассу.

Проводки

Аналогично оформляется сдача выручки за другие дни (18, 23 и 31 мая).

Реализация товаров в розницу

Детальный отчет о проданных товарах в НТТ оформите документом Отчет о розничных продажах вид операции Неавтоматизированная торговая точка в разделе Продажи – Розничные продажи – Отчеты о розничных продажах — Отчет — Неавтоматизированная торговая точка.

Укажите:

Склад — розничная точка, выбирается из справочника Склады, Тип склада Неавтоматизированная торговая точка.

На вкладке Товары заполните реализованные товары из справочника Номенклатура.

• Счет учета заполняется в документе автоматически, в зависимости от настроек в регистре Счета учета номенклатуры. При необходимости его можно изменить вручную. Узнать подробнее про установку счетов учета номенклатуры.
• Субконто — номенклатурная группа, относящаяся к розничной торговле, выбирается из справочника Номенклатурные группы.

Проводки

При проведении документа нераспределенная ранее выручка распределится на реализованный товар.

Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Одним из требований кассовой дисциплины является наличие на предприятии кассира, при этом его обязанности может исполнять директор предприятия или (в случае ИП) сам индивидуальный предприниматель. В ситуации, когда кассиров более одного, должен быть назначен старший кассир.

Кроме кассира на предприятие должно быть лицо, которое ответственно за формирование кассовых документов. Чаще всего эта обязанность закреплена за главным бухгалтером. Однако, как и в ситуации с кассиром, роль данного лица может исполнять кассир или непосредственно сам индивидуальный предпринимать. Обязанности по формированию кассовых документов могут быть делегированы организации, которая занимается ведением бухгалтерского учета.

Документы, которые необходимо оформлять по кассовым операциям:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе.

Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок.

Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

Одна кассовая книга на все ОП.

Отсутствие кассовых книг в ОП либо ведение одной кассовой книги на все подразделения чревато привлечением к административной ответственности по КоАП РФ. Данной нормой установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

• в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

• в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;

• в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;

• в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 4 000 до 5 000 руб., юридические лица – от 40 000 до 50 000 руб.

Причем при выявлении административных правонарушений, связанных с несоблюдением порядка ведения кассовых операций, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, протоколы о нарушении составляются в каждом случае. Административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (Письмо ФНС РФ от 17.08.2017 № СА-4-20/16322).

Озвученную позицию подтверждает судебная практика. Один из примеров – Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.03.2016 № 17АП-1072/2016-АКу по делу № А60-51606/2015, оставленное без изменения Постановлением ВС РФ от 08.06.2016 № 309-АД16-5686 по делу № А60-51606/2015. Общество в свою защиту привело следующие доводы:

• фактически и юридически каждая хозяйственная операция оформлялась первичным документом;

• наличные денежные средства своевременно и в полном объеме были оприходованы в головную кассу предприятия отдельно по каждому подразделению, поэтому общество не допустило нарушений порядка кассовых операций;

• законодательный запрет на ведение единой кассовой книги по всем подразделениям установлен не был;

• два магазина, которые посчитали обособленными подразделениями в связи с их расположением на территории функционирования одной налоговой инспекции, таковыми в контексте вмененного нарушения не являлись.

Судьи отклонили доводы общества об отсутствии обязанности вести кассовую книгу по каждому подразделению как безосновательные. Действующим законодательством, регулирующим ведение кассовых операций на территории РФ, вменена обязанность для юридических лиц, имеющих обособленные подразделения, вести кассовую книгу по каждому подразделению. Невыполнение данной обязанности, повлекшее неоприходование (неполное оприходование) в кассу обособленных подразделений юридического лица денежной наличности, правомерно было квалифицировано налоговым органом как обстоятельство, свидетельствующее о наличии объективной стороны правонарушения по КоАП РФ в действиях (бездействии) заявителя.

Приведем еще несколько примеров.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2018 № 09АП-53986/2018 по делу № А40-85393/18: если организация не ведет кассовую книгу или не отражает поступающие суммы в кассовой книге обособленного подразделения, значит, она не приходует наличную выручку. За такое нарушение на организацию может быть наложен штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335/2017 по делу № А40-166498/17: каждое обособленное подразделение обязано вести кассовую книгу, совершать определенные операции по оприходованию наличных денежных средств в день их поступления (оформлять ПКО о поступивших наличных денежных средствах в кассу подразделения, вносить запись в кассовую книгу обособленного подразделения) и передавать лист кассовой книги (после выведения остатка наличных денег на конец рабочего дня) юридическому лицу. Порядок ведения кассовых операций не предусматривает других условий учета поступающих в кассу наличных денежных средств. Поэтому невнесение в кассовую книгу обособленного подразделения записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления (в том числе в связи с отсутствием кассовой книги) является неоприходованием этих средств в кассу и образует объективную сторону состава правонарушения, предусмотренного КоАП РФ.

Судебный подход о том, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции, взят на вооружение ФНС (см. Письмо от 05.06.2013 № АС-4-2/10250 «О направлении арбитражной практики»).

Что такое кассовая дисциплина

Кассовой дисциплиной называют свод правил по работе с наличными — они прописаны Указанием Банка России N 3210-У. Правила относятся к ИП и компаниям — у них есть касса организаций. Это не совсем то, что онлайн-кассы.

Онлайн-касса — это ККТ, которая выдает чеки покупателям и отправляет их в ФНС через ОФД (оператора фискальных данных). Она обязательна для всех индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, принимающих оплату любыми способами, кроме безнала. Если компания работает только по безналу, она может не использовать ее.

Касса организации — общее понятие для всех операций с наличными. Например, это прием выручки с точек продаж (в том числе с онлайн ККТ), выдача зарплаты сотрудникам или денег на приобретение расходников в офис.

По сути, касса организации — деньги в распоряжении компании. Они могут храниться где угодно: в отдельном кабинете у кассира, в сейфе в кабинете директора или в обычном столе в выдвижном ящике. Главное, чтобы доступ к деньгам был только у тех, кто может ими распоряжаться.

Всеми операциями с платежными средствами обычно занимается кассир — он берет и дает деньги, оформляет необходимые документы. Иногда на них должны стоять подписи бухгалтера либо руководителя. В небольших компаниях должности могут быть совмещены: например, за все может отвечать бухгалтер-кассир или сам директор.

Кассовая дисциплина нужна, чтобы легко можно было отследить движение денег и в любой момент понять, сколько их всего должно быть. Ее исполнение может проверить ФНС во время плановой проверки. Она нужна и самим руководителям для грамотной организации финансового учета в компании.

Ответственность за нарушения правил работы с ККТ

Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины 2020 регламентирует КоАП.

За расчеты наличкой и накопление в кассе сверх установленных размеров () штраф для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб., для юрлиц — от 40 000 до 50 000 руб.

За несоблюдение правил работы с ККТ ():

• за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
• за систематическое нарушение кассовой дисциплины 2020 штраф — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
• за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб. Для юрлиц и ИП — предупреждение или административный штраф 10 000 руб.

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами 2020 году осуществляется без ограничений. УФНС составляет план проверок, но документ рассчитан только для внутреннего использования. Как правило, это происходит не чаще одного раза в год или при наличии жалобы.

Также проверку проведут, если фирма раньше нарушала дисциплину работы с кассой или работает с убытком.

Кассовая дисциплина для ООО в 2016 году

Юридические лица должны обеспечить соблюдение кассовой дисциплины всеми сотрудниками. Для этого руководитель организации должен издать соответствующие приказы по организации. Прежде всего, должно быть назначено лицо – кассир, ответственное за проведение всех операций по кассе. Если в организации несколько касс, то назначается старший кассир, который контролирует операции с денежной наличностью. На это же лицо может быть возложена обязанность по контролю за применением кассовых аппаратов.

Отдельным приказом назначается лицо, ответственное за формирование кассовых документов, как правило, эта обязанность делегируется главному бухгалтеру, но может быть возложена и на кассира. Данный сотрудник должен оформлять:

• Приходно-кассовые ордера – на поступающие в кассу денежные средства;
• Расходно-кассовые ордера – на выдаваемые из кассы денежные средства;
• Форма КО-4 «Кассовая книга» — в ней последовательно отражаются все движения денежных средств в кассе;
• Форма КО-5 «Книга учета» — предусматривает передачу денежных средств между кассирами и от кассиров старшему кассиру;
• Платежная и расчетно-платежная ведомости – используются при осуществлении выплат работникам предприятия.

Еще одним важным приказом является утверждение лимита кассы. Руководитель организации самостоятельно определяет максимальную сумму, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Все, что будет сверх этого показателя, ответственное лицо должно сдать в банк на расчетный счет организации. Допускается превышение лимита кассы только в выходные дни, а также в дни выдачи заработной платы.

Здесь стоит обратить внимание на такой нюанс – если в организации не издан приказ об утверждении лимита кассы, то он считается равным нулю, поэтому все остатки денежных средств на конец рабочего дня будут считаться сверхлимитными и будут подлежать сдаче в банк. В приказе можно указать срок действия лимита кассы, например, с 01.01.2016 г

по 31.12.2016 г. Если же срок в приказе не указан, то установленный лимит будет действовать до издания нового приказа по утверждению лимита

В приказе можно указать срок действия лимита кассы, например, с 01.01.2016 г. по 31.12.2016 г. Если же срок в приказе не указан, то установленный лимит будет действовать до издания нового приказа по утверждению лимита.

Для ООО, относящихся к малым предприятиям в 2016 году, существует возможность избежать установления лимита кассы. Для таких предприятий достаточно издать приказ со следующим содержанием: «Хранить наличные денежные средства в кассе ООО «Компания» без установления лимита остатка в кассе». С момента издания такого приказа организации нет необходимости соблюдать кассовый лимит, но если такой приказ издан не будет, то такая обязанность сохраняется. С учетом того, что критерием возможности отказа от лимитирования кассового остатка является принадлежность к малому бизнесу, то избежать утверждения лимита кассы может любое ООО на упрощенке, главное — издать соответствующий приказ.

В деятельности любого юридического лица периодически возникает необходимость приобрести товары или услуги за наличные средства, поэтому в организации должен быть разработан порядок выдачи денежных средств сотрудникам под отчет. Этот порядок может быть оформлен в виде приказа либо иного локального акта (например, положения), который также должен быть утвержден приказом. В данном документе можно указать перечень сотрудников, кому могут быть выданы подотчетные денежные средства, определен срок предоставления авансового отчета и возврата остатка денег и иные положения, которые не противоречат действующему законодательству.

Важно помнить, что выдача под отчет с кассы ООО требует обязательного документального оформления, предоставления отчетных документов и возврата остатков. Это правило действует и в том случае если у общества с ограниченной ответственностью один учредитель, который является и директором

Закон признает все доходы ООО собственностью юридического лица, поэтому собственник бизнеса может взять денежные средства из кассы предприятия только в общем порядке.

Что нужно знать о депонировании заработной платы

Бывают случаи, когда работники или сотрудники не получают в нужное время заработную плату, именно тогда и происходит депонирование заработной платы

Важно знать, что расчет налогов и различных взносов не влияет на депонирование, ведь все нужные расчеты проводятся в момент начисления заработка, а не в момент получения или депонирования

1. Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) – Кредит 50 (Касса).
2. Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) – Кредит 76, субсчет 4 (Расчет по депонированной ЗП). Когда определенная часть зарплаты или вся ЗП была не выплачена в связи с болезнью конкретного работника или другой причиной.
3. Дебет 51 (Расчетный счет) – Кредит 50 (Касса). Согласно требованиям Центробанка РФ в случае, если работник не получил зарплату, средства должны быть возвращены на расчетный счет предпринимателя, чтобы потом была возможность выплаты депонированной ЗП.

Можно ли использовать деньги из кассы для личных нужд?

Существует определённая разница в том, какой подход к выдаче денег на личные нужды используют организации и ИП. В первом случае важную роль играет то, что все деньги, которые были заработаны ООО считаются её собственностью. Вне зависимости от того, сколько учредителей у компании, никто из них не имеет права распоряжаться её средствами по своему усмотрению и брать деньги для личных трат.

Совершенно другой подход у физических лиц-предпринимателей. Все деньги являются их и они могут распоряжаться средствами как пожелают, снимать со счетов любые суммы. Единственное, что им не стоит допускать, так это задолженностей по налогам и другим выплатам государству.

Если ИП не успел воспользоваться правами, предоставленными новой упрощённой системой в 2015 году, и отменить кассовые документы, то ему придётся оформить РКО на получение денег для личных нужд.

Кассовая дисциплина в 2021 году

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату.

Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк.

Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККТ или выбранной системы налогообложения.

Даже если вы не имеете кассового аппарата (например, попадаете в исключения из статьи 2 закона 54-ФЗ), все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать.

Однако с июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга).

Предпринимателям необходимо только формировать документы, подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Также согласно упрощенному порядку ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Все правила кассовой дисциплины перечислены в указаниях Банка России (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

   Примечание. С июля 2021 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание

В каком порядке выдаются деньги?

Как правило, выдача или выплата наличных денежных средств из кассы производится организацией в следующих типичных ситуациях:

• выплаты персоналу (зарплата, прочие выплаты);
• предоставление определенным сотрудникам подотчетных денег на конкретные нужды (когда уполномоченный работник израсходует данные средства, он должен будет подготовить и подать соответствующий авансовый отчет с приложением необходимых обосновывающих документов);
• наличные денежные средства сдаются (инкассируются) организацией в обслуживающее финансовое учреждение и зачисляется на банковский счет;
• погашение обязательств перед поставщиками по оплате товаров, услуг, работ (не более 100000 рублей по одному соглашению);
• дивидендные выплаты учредителям хозяйствующего субъекта.

Когда наличные средства выдаются получателю по РКО или платежной ведомости, кассир организации плательщика выполняет следующие действия:

1. Проверяет, имеется ли на кассовом документе настоящая подпись главбуха, бухгалтера, руководителя. Данная подпись должна соответствовать утвержденному образцу.
2. Проверяет соответствие (правильность) денежных сумм, указанных как цифрами, так и прописью.
3. Если наличные средства предоставляются по РКО, кассиром проверяется наличие у их получателя подтверждающих документов, непосредственно упомянутых в этом РКО.
4. Получатель должен документально удостоверить собственную личность (например, предъявлением паспорта). Если необходимо, получатель предъявляет кассиру не только паспорт, но и соответствующую доверенность.
5. Наличные денежные средства выдаются непосредственно только субъекту (получателю), указанному в РКО и иных бумагах. Кассир при этом должен убедиться, что во всех имеющихся документах указываются одни и те же ФИО получателя или доверенного лица. Если получение наличности осуществляется субъектом по доверенности, данная доверенность становится приложением к кассовому документу (РКО).
6. Кассир осуществляет подготовку нужной суммы денежных средств и передает бланк РКО получателю средств на подпись. Если оформляется электронный РКО, получатель может подписывать его электронной подписью.
7. Денежные средства тщательно пересчитываются кассиром. Получатель при этом наблюдает за работой кассира. Корректная сумма наличности передается непосредственно получателю методом полистного пересчета. Получатель сразу же сверяет её и пересчитывает.
8. Когда получатель принял деньги, бланк РКО подписывается самим кассиром.

Какие документы оформляются в организации?

Наличные деньги выдаются из хозяйственной кассы по РКО – расходному кассовому ордеру. Что касается выдачи зарплаты, стипендиальных и иных выплат персоналу, в этих случаях расходование наличности выполняется по РКО и платежным ведомостям.

Для выполнения необходимых кассовых транзакций обособленному подразделению организации передается наличные средства по РКО из кассы этого субъекта в порядке, регламентированном самим юридическим лицом.

Зарплата и прочие наличные выплаты персоналу осуществляются хозяйствующим субъектом по платежной ведомости.

Работник, получающий средства, ставит собственную подпись в нужной графе (рядом со своими ФИО). Невыплаченные (неполученные) деньги депонируются кассиром.

На сумму реально выданных средств, предусмотренных платежной ведомостью, составляется РКО. Совокупная величина, полученная суммированием депонированных средств и реально выданных денег, должна равняться итоговой сумме, фигурирующей в соответствующей ведомости.

Кроме того, РКО могут фиксироваться в журнале учета РКО и ПКО.

Следует помнить о том, что РКО изначально должны составляться корректно – вносить какие-либо исправления в эти бланки запрещается. Испорченный документ сразу же бракуется, что обуславливает составление и заполнение нового бланка РКО.

Бухгалтерские проводки

Как уже говорилось ранее, кассовая наличность расходуется хозяйствующим субъектом (юридическим лицом) на определенные нужды, что обуславливает необходимость оформления типичных проводок в бухучете по счету 50:

Операция (описание)	Дебет	Кредит
Внесение оплаты поставщику	76,60	50
Осуществление дивидендных выплат	75	50
Предоставление работнику подотчетных денег	71	50
Выдача зарплаты наличностью	70	50
Наличность инкассируется (передается) в финансовое учреждение	57	50
51	57

Новые требования к оформлению кассовых документов

Кассовые операции оформляются (п. 4.1 Указания № 3210-У):

• приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001);

• расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002).

Указанием № 4416-У п. 4.1 Указания № 3210-У дополнен информацией о том, что кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа».

Напомним, что фискальный документ – фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, преду­смотренного законодательством РФ о применении ККТ, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком.

Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге (ф. 0310004) (п. 4.6 Указания № 3210-У). Записи в кассовой книге (ф. 0310004) осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному на полученные, выданные наличные деньги соответственно (полное оприходование в кассу наличных денег). Из абзаца 4.6 Указания № 3210-У исключено слово «кассиром», из чего следует, что записи в кассовую книгу (ф. 0310004) могут вноситься не только кассиром. Такую запись может, в частности, произвести уполномоченный работник бухгалтерии.

В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженной в кассовой книге (ф. 0310004), и заверяет записи в кассовой книге (ф. 0310004) своей подписью.

Приходные и расходные кассовые ордера (ф. 031001, 0310002), прилагаемые к кассовой книге, должны отвечать требованиям, установленным законодательством РФ. Кассир должен тщательно их проверить и убедиться в правильности оформления этих документов

Моменты, на которые должен обратить внимание кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров, установлены в п. 5.1 и 6.1 Указания № 3210-У

В эти пункты внесены изменения, касающиеся составления документов в электронной форме. Так, при получении приходного кассового ордера (ф. 0310001) кассир проверяет наличие в нем подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя), только если документ оформлен в бумажной форме. Аналогичная ситуация в отношении расходного кассового ордера (ф. 031002). Наличие подписи главного бухгалтера (или руководителя) учреждения проверяется кассиром лишь в случае, если расходный кассовый ордер составлен на бумажном носителе.

Если вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, указанной в приходном кассовом ордере (ф. 0310001), кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму наличных денежных средств. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денежных средств. Кассир перечеркивает приходный кассовый ордер (ф. 0310001) (в случае его оформления в электронном виде – проставляет отметку о необходимости переоформления приходного кассового ордера) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег.

При оформлении приходного кассового ордера (ф. 0310001) в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на указанный им адрес электронной почты. В случае оформления расходного кассового ордера (ф. 0310002) в электронной форме получатель наличных денег может поставить электронную подпись.

Предельный размер расчетов наличными не изменился

Для начала определимся с терминами. Под участниками наличных расчетов понимаются юридические лица (ЮЛ) и индивидуальные предприниматели (ИП) (п. 1 Указания N 5348-У). Т.е. если далее мы будем упоминать «участников наличных расчетов», значит речь будет идти о расчетах между ЮЛ, между ЮЛ и ИП, расчетов между ИП.

Предел расчета наличными деньгами между этими участниками расчетов остался неизменным: 100 тыс. рублей по одному договору, либо эквивалент 100 тыс. рублей в иностранной валюте по официальному курсу этой валюты по отношению к рублю, установленному Банком России на дату проведения наличных расчетов (п. 4 Указания N 5348-У).

В «стотысячную сумму» включаются не только платежи наличными деньгами в период его действия, но и платежи после окончания срока его действия, включая все виды платежей по нему, в том числе пени, штрафы, премии, бонусы и т.д. (абз. 2 пункта 4 Указания N 5348-У, Письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).

Обычные физические лица (не ИП) могут рассчитываться наличными без ограничений даже с участниками расчетов. Это прямо установлено п.1 ст.861 ГК РФ. Видимо поэтому Центробанк не стал цитировать нормы ГК РФ в новых Правилах.

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 7: Применение ККТ нового образца

ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств  от клиентов.

Требования к новому образцу ККТ:

• касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
• на корпусе указан заводской номер кассы;
• наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
• наличие встроенных часов онлайн-режима;
• возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
• печать фискальных документов;
• формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по  требованию в соответствующие органы;
• возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
• прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
• печать QR кода на чеке;
• возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий  момент времени по запросу;
• возможность поиска любого документа по номеру;
• исполнение протоколов обмена информацией.

При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:

• форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
• журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
• журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
• акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).