Приходный кассовый ордер: пример заполнения, бланк

Заполнение бланка ПКО: нюансы

Существует ряд нюансов, характеризующих процедуру заполнения бланка приходного кассового ордера. Рассмотрим их.

Графу «Структурное подразделение» следует заполнять, только если наличные средства принимаются от сотрудника организации. Если их передает другое юрлицо или физлицо, то в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк.

Пункты «Дебет», «Кредит» содержат счета Плана счетов (утвержден приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н) в соответствии с сутью хозоперации.

Графу «Код целевого назначения» заполняют организации, которые задействуют соответствующую систему кодирования.

Графа «Сумма руб., коп» формы КО-1 заполняется только цифрами, рубли и копейки разделяются запятой (например, «200,75»). В графе «Сумма прописью» прописью указываются рубли (с заглавной буквы первое слово), цифрами — копейки. Следует также поставить прочерк (если документ заполняется на компьютере, то непрерывную последовательность идущих друг за другом тире) в свободных местах соответствующей графы после указания суммы прописью.

Если фирма не работает с НДС, то в графе «В том числе» следует вписать «Без НДС». В противном случае – соответствующий размер НДС.

В пункте «Приложение» следует зафиксировать первичные документы, являющиеся основанием для внесения цифр в ПКО (например, отчет кассира).

Не считая основной части формы КО-1, потребуется также заполнить квитанцию, которая входит в структуру ПКО. Квитанция будет присутствовать в документе на одной странице с основной частью формы. Что касается проставления печати, то исходя из обычаев делового оборота, печать часто проставляется так, чтобы часть ее была на квитанции, а другая часть на ПКО. Заметим, что в этом случае возможны претензии со стороны налоговых органов. Однако их можно попытаться оспорить (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2010 № 07АП-1517/10). Кроме того, на сегодняшний день подобные споры представляются нам малоактуальными, так как в связи с вступлением в силу закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать для организаций перестала быть обязательным реквизитом.

См. также материал Печать не является обязательным атрибутом первички.

Ордер должен подписать кассир или иное уполномоченное лицо. Кассир сверяет подписи уполномоченных лиц на ПКО с образцами (кроме ситуации, когда приходник выписан в электронной форме). Если документ заполняет ИП и не нанимает кассира, то соответствующие полномочия по подписанию документа возлагаются на него. Квитанция выдается лицу, которое внесло денежные средства в кассу.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если вы заполняете ПКО в электронном виде и подписываете электронной подписью, то квитанцию вносителю денежных средств вы можете отправить по его просьбе на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У)

С 19.08.2017 кассир может выписать общий приходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму поступлений денежных средств, подтвержденную фискальными документами – кассовыми чеками и БСО онлайн-кассы (п. 4.1 указания № 3210-У).

Можно ли выдавать квитанцию к ПКО вместо бланка строгой отчетности? Ответ на этот вопрос дали эксперты системы КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к авторитетному мнению.

Приходно-кассовый ордер – что это такое и как заполнить?

Одним из важных документов первичной учетной документации среди кассовых операций является кассовый приходный ордер или, как его еще называют, форма КО-1. С его помощью реализуется прием поступающих в кассу предприятия средств. Главной задачей бухгалтера при этом становится правильное заполнение кассового приходного ордера.

Особенности приходного кассового ордера

В первую очередь, отметим, что документ может быть подписан как главным бухгалтером, также и уполномоченным лицом. Заполняться ордер может только штатным или главным бухгалтером. Если в организации отсутствует бухгалтер, то заполнять ордер потребуется руководителю. Документ выглядит следующим образом:

Рассмотрим основные особенности, которыми обладает данный документ:

1. Приходный ордер состоит из двух элементов. Первая часть представляет собою непосредственно сам ордер, а вторая – отрывную квитанцию.
2. Кассовая книга может не вестись индивидуальными предпринимателями. Для ООО же ведение этого документа обязательно.
3. Приходный ордер может создаваться от руки либо в печатном формате, это не имеет принципиального значения.
4. Для его заверения необходимо применять специальную печать или штамп, содержащий информацию о реквизитах предприятия.
5. Для проверки подписей, указанных в документе, кассир должен иметь свободный доступ к образцам подписей всех лиц, подписавших документ.
6. При заполнении приходного ордера не допускаются помарки или исправления. В случае допущения таковых весь документ целиком придется переписать.
7. После того как ордер будет правильно и начисто заполнен, факт его регистрации вносят в регистрационный журнал приходных и расходных кассовых документов, соответствующий форме N КО-3.

Последовательность заполнения приходного кассового ордера

Для того чтобы безошибочно заполнить приходный кассовый ордер, необходимо заполнять его последовательно, начиная с верхних строк и заканчивая нижними полями. Сначала заполняется сам кассовый ордер, после этого вносится вся необходимая информация в квитанцию. Для чего он нужен?

Рассмотрим более подробно последовательность заполнения ордера:

Заполнение начинается с вводной строки. Здесь необходимо указывать полное наименование организации, а еще название её структурного подразделения. В случае если структурного подразделения нет, в графе ничего указывать не нужно. Также необходимо написать код ОКПО.
Графа «Коды» заполняется в соответствии с данными Госкомстата. Графа «Номер документа» заполняется в соответствии со следующей далее цифрой в журнале регистраций

Обратите внимание, что все регистрируемые кассовые документы нумеруются по порядку от начала года.
Дата составления. Здесь важна последовательность: сначала пишем день, затем месяц и год

Все данные заполняются арабскими цифрами. Если необходимо вписать однозначную цифру, то она прописывается вместе с нулем, например, 01.03.2016. Указываемая дата должна соответствовать оприходованию денег.
Дебет. Здесь потребуется указать номер счета, на который поступают средства.
Кредит. Графы с информацией по кредитам заполняются только ООО в соответствии с их бухгалтерским учетом. ИП эти графы могут не заполнять, т.к. бухгалтерского учета они не ведут.
Код целевого назначения заполняют исключительно в том случае, если организация применяет такую систему кодирования.
Далее переходим к квитанции. Здесь вначале заполняется графа «Принято от». В неё вписывают либо ФИО того, кто вносил деньги, либо полное наименование организации, если деньги поступили от неё.
Основание. Графа основание заполняется указанием источника поступления средств с отражением содержания финансовой операции.
Сумма. Тут необходимо написать принятую сумму цифрами и прописью. Как правило, указываются и рубли, и копейки.
Строка «в том числе» заполняется информацией об НДС. Если НДС включен, то нужно указать сумму, если нет – прописать, что НДС отсутствует.

Итак, индивидуальный предприниматель может не вести документ, а вот ООО – обязаны это делать. При этом стоит помнить, что перед сдачей в кассу ордер проходит повторную проверку на предмет правильности заполнения всех граф.

С сайта: http://moyaidea.ru/prihodnyj-kassovyj-order.html

Расходный кассовый ордер

Расходным кассовым ордером (РКО) является документ, используемый для оформления выдачи финансовых средств из кассы компании (частного предпринимателя).

К оформлению данного документа предъявляются жесткие требования:

1. Если обнаружена ошибка или несоответствие, то в этом случае документ нужно заменить.
2. Вносить изменения, корректировки и дополнения строго воспрещается.
3. В бланке содержатся реквизиты, внесенные машинным способом или заполненные вручную.
4. Бланк нельзя заполнять карандашом.
5. В денежных единицах выражаются все показатели.
6. Прочерки ставятся в пустых строчках, которые не подлежат заполнению.
7. Подписывают документ только уполномоченные лица.
8. Документ составляется в единственном экземпляре и на руки не выдается получателю.
9. Документ, заполненный в произвольной форме является недействительным..

Бланку РКО присвоен индивидуальный номер КО-2.

Заполнение данного бланка производится бухгалтером компании. А приемка финансовых средств по нему осуществляет сотрудник, на которого возлагаются обязанности по приемке и выдаче наличных средств. Такой сотрудник в компании – это кассир или другое лицо компании, которое назначается руководителем или исполнительным директором.

Перед тем, как допустить сотрудника к работе с наличными деньгами в кассе, его следует ознакомить с его правами и обязанностями. Перед началом работы кассир или ответственное должностное лицо подписывает «Обязательство кассира», а также договор о материальной ответственности.

Данный тип документов позволяет в случае отсутствия денежных средств предъявить кассиру претензии. Если в штате компании нет уполномоченного лица, то денежные и финансовые операции по приемке производит руководитель компании или частный предприниматель.

Кто должен использовать форму КО-1?

Использовать форму КО-1 с целью оформления приходных операций на кассе в данный момент должны только организации. Это обязательство установлено указанием № 3210-У.

Индивидуальные предприниматели в общем случае избавлены от обязательства использовать унифицированную форму КО-1 при оформлении кассовых операций. Но при желании они могут это делать. Задействование соответствующей формы российскими ИП также распространено в силу делового обычая. Во многом он сформировался в связи с тем, что один из ранее действовавших источников права, которые регулируют операции по кассам, — положение Банка России № 373-П от 12.10.2011 — предписывал ИП использовать форму КО-1.

Можно отметить, что ИП обязательно должны дополнять ПКО (в случае их использования) кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (п. 5.2 указаний № 3210-У).

Подробнее о нюансах работы с ПКО и иными документами, используемыми при ведении кассы, читайте в статье «Какой срок хранения кассовых документов?».

В каком случае применяется приходный ордер

Приходный кассовый ордер это документ, который выписывается бухгалтером или иным специалистом при поступлении денег в кассу.

Действует стандартная его форма, но предприятия в соответствии со спецификой своей деятельности могут ее перестраивать.

Законодательство устанавливает, что приходный кассовый ордер компании и предприниматели должны оформлять каждый раз когда осуществляется оприходование денег в кассу.

К таким ситуациям относится:

• Оформление поступления наличной выручки от покупателей и заказчиков. Приходный ордер нужно выписывать даже тогда, когда осуществляется прием налички по БСО. В этом случае он составляется на общую сумму выручки либо за день, либо за смену.
• Когда осуществляется возврат неиспользованных подотчетным лицом ранее полученных сумм.
• При поступлении денег в кассу с расчетного счета для финансирования хозяйственных расходов, а также для выплаты зарплаты.
• Возврат ранее предоставленных по договору займа средств.
• Платежи учредителей по взносам в уставный капитал.
• Возвраты ошибочно выплаченных сумм зарплат, возмещения материального вреда и т. д.
• В других установленных законодательством случаях.

Внимание! Разрешается не выписывать ПКО только предпринимателям, которые в соответствии с нормами права осуществляют ведение учета по упрощенной схеме. При выдаче денег из кассы применяется расходный кассовый ордер по форме КО-2.

М-4. Приходный ордер

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада. Узнать больше >>

Бизнес.Ру – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Данная форма применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Один приходный ордер может быть оформлен на несколько наименований материалов в случае, если они поступили по одной накладной.

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г.

№ 71а.

Вести учет на складе легко вам поможет самая простая программа складского учета Класс365.

Скачать бланк М-4 (Word)

Узнайте, как автоматически заполнять первичные документы >>

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения

Посмотреть полный каталог бланков

Приходный ордер может оформляться сразу на несколько наименований материалов в том случае, если они поступили по одной накладной.

Код вида операции. Данный код ставится в том случае, если в организации есть классификатор видов операций. Если такого классификатора нет, то в этой графе ставится прочерк.

Поставщик (код). Данный код ставится в том случае, если в организации есть классификатор кодов поставщика. Если такого классификатора нет, то в этой графе ставится прочерк.

Номер документа (сопроводительного). Указывается номер документа, по которому поступили матариалы, – накладная или товарно-транспортная накладная.

Номер документа (платежного). Указывается номер документа, по которому были оплачены поступившие материалы, – платёжное поручение или платёжное требование.

Цена (графа 7). Указывается стоимость единицы материала без учёта НДС.

Сумма НДС (графа 9). Указывается сумма НДС для всего количества материала.

Номер паспорта (графа 11).  Номер паспорта указывается, если материал содержит камни или драгоценные материалы. К таким материалам прилагается специальный паспорт.

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести учёт товара в магазине бесплатно

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы.

Бесплатная программа складского учета КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету.

Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый учет, складской учет по штрих коду и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Похожие документы

• Простой вексель (соло)
• Платежное поручение (образец)
• Платежное требование
• Платежное требование-поручение
• Расходный кассовый ордер. Форма № ко-2
• Расходный кассовый ордер. Форма № ко-2
• Требование на отпуск материалов. Форма № м-11
• Форма переводного векселя со сроком во столько-то времени по предъявлении и с датированной надписью об акцепте (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)
• Форма переводного векселя со сроком во столько-то времени по предъявлении и с датированной надписью об акцепте (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)
• Форма переводного векселя сроком на определенный день с указанием года, месяца и числа и безоборотной именной передаточной надписью (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)
• Форма простого векселя на определенный день и препоручительной надписью на кредитное учреждение (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)
• Форма простого векселя сроком во столько-то времени по предъявлении (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)
• Форма простого векселя сроком на определенный день и безоборотной бланковой передаточной надписью (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)
• Форма простого векселя сроком на определенный день с указание года, месяца и числа и именной передаточной надписью (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)
• Чековая карта
• Образец заполнения платежного поручения для перечисления денежных средств на депозитный счет арбитражного суда
• Образец платежного поручения по уплате недоимки по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование
• Бланк счета на оплату
• Бухгалтерский баланс (форма 1) (ОКУД 0710001)
• Отчет о движении денежных средств (форма 4) (ОКУД 0710004)

Форма приходного кассового ордера

Для оприходования денежных сумм, полученных наличными, в кассу используют бланк формы КО-1, утвержденный Госкомстатом России (Постановление от 18.08.98 № 88), номер формы по ОКУД – 0310001.

Допускается заполнение документа как вручную, так и в электронном виде.

Приходный ордер могут оформлять:

• Главный бухгалтер;
• Бухгалтер, кассир, иное лицо, назначенное руководителем исполнять обязанности кассира;
• Руководитель или ИП при отсутствии вышеуказанных лиц.

В приходном ордере не допускается внесение исправлений. Некорректно заполненный документ, или документ, в котором присутствует ошибка, помарка должен быть уничтожен и оформлен заново.

На документе расписываются главный бухгалтер и бухгалтер либо кассир. Если этих должностей нет на предприятии, ордер должен подписывать руководитель.

Где можно скачать образец?

Для того, чтобы скачать образец приходного кассового ордера нажмите на ссылку.

Образец приходного кассового ордера.

Порядок заполнения бланка приходного ордера

Заполнение полей основной части бланка происходит следующим образом:

1. В соответствующем поле заполняется официальное наименование организации согласно учредительным документам.
2. Для обособленных подразделений предприятия (если они есть) заполняют поля «Структурное подразделение» и «Код структурного подразделения».
3. В поле «Номер документа» проставляют номер ордера по порядку. Нумерация ордеров открывается заново для каждого календарного года.
4. В поле «Дата документа» должно быть указано число, когда деньги поступили в кассу.
5. В поле «Дебет» указывается счет бухгалтерского учета, на котором будут учтены поступившие средства: 50 «Касса» (ИП, не использующие план счетов в своей работе, проставляют прочерк в этой графе и в графе «Кредит»).
6. В поле «Кредит» должен быть проставлен номер счета, на котором отражается источник поступления денег: 51 для поступлений с расчетного счета, 90.1 для принятия в кассу выручки, 71 для расчетов по подотчетным суммам, 62 для поступлений от покупателей и другие.
7. В графе «Сумма» табличной части ордера проставляется поступившая в кассу сумма цифрами (рубли и копейки разделяются черточкой: 34000-90).
8. В строке «Принято от» прописывается ФИО физического лица (например, сотрудника или учредителя), от которого поступили денежные средства, или наименование организации.

При регистрации ИП обязательно открывается расчётный счёт. Каким образом происходит снятие средств с этого счёта вы можете узнать из этого материала. 

Пример приходного кассового ордера в 1С.

В строке «Основание» прописывается, какие средства поступили и на основании какого документа (если есть, актуально не для всех видов операций). Например:

• Поступление выручки (за какое число)
• Получение денежных средств наличными в банке (наименование банка, у организации их может быть несколько) по чеку на определенные расходы (указать вид расходов);
• Внесение вклада в уставной капитал наличными;
• Возврат остатка подотчетной суммы по авансовому отчету;
• От (наименование фирмы) через (ФИО лица, уполномоченного внести денежные средства) для оплаты (наименование товара, услуг или другого основания поступления денег);
• От работника организации в возмещение ущерба, недостачи и проч.

В строке «Сумма» указывается принимаемая сумма наличных. Целые рубли заполняются прописью, копейки – цифрами. Сумма прописывается с заглавной буквы без оставления интервала в начале строки.

Если ордер был заполнен вручную, то в пустом месте строки, оставшемся после заполнения суммы прописью, следует прочертить черту теми же чернилами. Если в табличной части после суммы не стояли копейки, то в графе копеек ставится прочерк.

В поле «В том числе» заполняют ставку и соответствующую ей сумму НДС (цифрами). Если организация не платит НДС или операция не подлежит обложению им, то в строке пишется: «без НДС».

В строке «Приложение» указывают данные документа, на основании которого поступили наличные (если он предусмотрен для данной операции): номер и дата договора с покупателем, номер и дата банковского чека, авансового отчета, товарной накладной или бланка строгой отчетности.

Заполняется строка «Наименование организации», проставляется номер и дата ордера, на основании которого она заполнена. Графы «Принято от» и «Основание» заполняются теми же данными, что и основная часть документа. Заполняется сумма цифрами, а затем прописью. Проставляется дата поступления денег.

При увольнении сотрудника зарплата может быть выдана за неполный месяц. Информация о том, как правильно производить расчёты в таком случае есть здесь.

Структура кассового ордера.

Приходуем МПЗ на основании поставщика

Сразу скажем, что оформлять на каждую поставку приходный ордер не обязательно. Ведь он всего лишь внутренний документ складского учета. Его наличие — это только элемент принятого в организации порядка документооборота.

И его отсутствие никак не повлияет на налоговый учет (для целей налога на прибыль, НДС, налога при УСНО), конечно, если МПЗ будут приняты к учету на основании каких-либо других документов. В частности, в качестве такого приходного документа может выступать сама товарная накладная по форме по которой поступили

В накладной полученной от поставщика, в строке «Груз получил грузополучатель» кладовщик должен поставить свою должность, фамилию и подпис

ВЫВОД

Если все материалы по товарной накладной поступают на один склад, то приходный ордер можно не составлять. Но если МПЗ, поступившие по одной накладной, передаются на разные склады или разным материально-ответственным лицам, то вам придется оформить дополнительные приходные документы.

Кто оформляет приходный кассовый ордер?

Оформлением ПКО занимается бухгалтер организации или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания приказа.  Посмотрев образец заполнения приходного кассового ордера, вы увидите, что готовый документ формы КО-1 состоит из двух частей:

1. Ордер.
2. Отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру.

На приходном кассовом ордере должна стоять подпись бухгалтера. Если на предприятии нет бухгалтера, то документ подписывается уполномоченным лицом.

Проверяет ПКО кассир. После проверки правильности оформления ордера, на нем проставляется печать. Большая часть печати должна быть расположена на отрывной квитанции, а меньшая — на самом ордере.

После проставления печати на документе, обязательно делается запись в тетради для регистрации всех операций.

В момент передачи денежных средств кассиру, он отрывает квитанцию к приходному кассовому ордеру, и передает ее человеку (который внес денежные средства). Основной документ (ордер) остается в кассе.